О пользе инструкций в работе компании и о роли HR

Для чего можно использовать инструкции:

• для организации и упорядочивания процессов;
• для закрепления и распространения успешного опыта;
• для обучения и адаптации новых сотрудников.

Всё это можно делать методом из уст в уста или закреплением за новичком т.н. наставника, но помните игру «испорченный телефон», да и не всем наставникам по силам передать свой опыт в силу разных причин.

Какие инструкции нужны:

• краткие, никто не будет читать много нет времени, нет желания, да и отвык/не привык народ много читать (такова реальность);
• написанные доступным и понятным языком, с учетом аудитории для которой это написано;
• максимально информативные, используйте простые и понятные рисунки, фотографии, схемы — берегите время и «стучите» именно туда, куда хотите достучаться;
• с прописанными нужными акцентами и зонами внимания, сразу прописывайте правила «что такое хорошо, что такое плохо», никто не должен из инструкции догадываться, что можно, чего нельзя и чего категорически нельзя, всё это можно прямо в ней и прописать;
• соответствующие действительности,  условно если вы используете в расчетам компьютер, то не нужно говорить о том как производить расчеты  при помощи логарифмической линейки, а то и на счетах;
• отражающими реальное положение вещей, т.е учитывать сложившуюся ситуацию в вашей (именно вашей компании). К примеру если вы едите на велосипеде, то не нужно описывать о том, что везде уже ездят на машине или чтобы было, если бы вы тоже ездили на машине.

Простые и понятные правила, как и всё в рациональном и разумном управлении персоналом. Всё как будто просто, но почитайте инструкции, которые уже есть в вашей компании. Сделайте инструкциям вашей компании экспресс—анализ по вышеперечисленным пунктам. Если всё нормально, то я вас поздравляю, если у вас возникли вопросы подумайте, что можно изменить. Уверен, что это пойдет только на пользу и вам как HR и компании.

Какая роль HR в этом процессе? Самая непосредственная — организовать этот процесс, объяснить основы и обеспечить вовлечение экспертов(!), которые обладают нужными знаниями и опытом для подготовки той или иной инструкции. Еще очень важно, «продать» смысл наличия действенных инструкций для компании и какая польза компании от этого. Причем «продать» на самом высоком уровне. Без этого во многих компаниях ничего и с места не сдвинется.

Здесь важно отметить один момент — не повторяйте ошибки многих HR при подготовке инструкций, не берите процесс подготовки инструкций на себя. HR думает, что они самое заинтересованное лицо и начинают писать эту инструкцию сами от начала до конца или привлекают экспертов лишь время от времени. В результате получается либо оторванный от реальности документ, либо научный труд на заданную тему. Главное, что он бесполезный и не нужный для компании.

Не нужно думать, о том что HR сами по себе, без помощи экспертов напишут супер инструкции и тогда им все скажут «спасибо» и оценят их труд. Не скажут и не оценят, потому что будет не за что. Задача HR вдохновить подразделения на совместную работу.

Так что же мешает, чтобы у компаний были прозрачные и понятные инструкции:

• В компании не понимают важности этого. Многим руководителям проще работать по ситуации.
• Это никому не нужно. Причин много. Все как будто заняты делом, им некогда. Кому-то наличие четких инструкций невыгодно (а где же место подвигу, а как наказывать несогласных или не очень лояльных и т.п.).
• Никто не хочет этим заниматься. Это не принесет сиюминутных лавров, лучше пару презентаций о светлом будущем или несколько «важных» проектов, а можно просто работать и что-то делать.

HR могут инициировать этот процесс, но при этом они должны четко знать:

• Для чего это нужно компании.
• Какой результат это даст компании.
• Как и каким образом предлагается организовать процесс.
• Сколько это будет стоить компании.
• В какие сроки это может быть сделано и при каких условиях.

 Только имея ответы на все вопросы, можно идти к руководству компании и только тогда надеяться на успех и поддержку.

Без поддержки руководства компании сделать этот процесс успешным не получится, к сожалению такова реальность многих компаний.

И самое последнее. Разработав самые нужные, самые полезные инструкции, не превращайте их как будто они выбиты на граните и чтобы внести в них изменения нужно попотеть не меньше, чем при их разработке. Инструкции это всего лишь инструмент и в случае необходимости нужно иметь возможность быстро его изменить. Этот механизм должен быть прописан в инструкции. Об этом  желательно подумать сразу в момент согласования и утверждения.

Источник