Как организовать эффективные совещания с удаленной командой

64% рабочего времени расходуется не эффективно на… совещаниях!
На днях была в проектном офисе IT  разработчиков и прочитала надпись на плакате » Хочешь сделать вид, что работаешь — проведи совещание!» 

В моей практике внедрение системы эффективных совещаний срабатывало всегда и давала реальный ощутимый количественный и качественный результат. Что именно означает — эффективное совещание. Дело не только в плане вопросов, тайминге. Есть несколько принципов, которые важно соблюсти и только системность даст желаемый эффект. Эффективные совещания обязательно должны идти вкупе с организацией рабочего дня руководителя и команды. Как это организовано мной в одной из компаний — читайте в кейсе!

Кейс про эффективные совещания будет полезен всем руководителям, бизнес-тренерам, экспертам управленческого консалтинга.
 

Кейс: Вывод компании на самоокупаемость за 3 месяца и рост в 3,5 раза по выручке за счет системы внедрения эффективного рабочего дня руководителей, линейных специалистов.

В организации все сотрудники работают удаленно, это означает руководитель их не видит, кто пьет чай, кто занимается детьми или родителями вместо работы, кто гуляет. Не видно их лиц, чтобы понять – на сколько хорошо они поняли задачи, сроки, инструменты исполнения.

Введена система планерок:

Понедельник – стратегическое совещание, участвуют только директора, главные пункты:

1. Цель месяца.
2. Цель года, как цель месяца соответствует цели года.
3. Показатели прошлой недели и шаги – на сколько соответствуют цели месяца.
4. Шаги по грядущей неделе – соответствуют ли стратегической цели.
5. Какие еще действия мы можем предпринять на этой неделе, чтобы приблизиться к реализации стратегической цели месяца.

Вторник: совещание всех руководителей отделов, четкий регламент по времени, каждый руководитель подготавливает

• свои вопросы и комментарии,
• отчеты по показателям,
• цели на неделю по отделу,
• узкие места
• предложения по реализации узких мест

Среда – совещание отдела продаж в 9 и отдела продвижения в 10,

Четверг – совещание отдела исполнения,

Пятница – совещание по бизнес-процессам (crm внедрение, внедрение доп.приложений, автоматизаций), часто на этих совещаниях присутствовали руководители или менеджеры проектов от компаний-подрядчиков, внедрявших модули автоматизации.

Суббота – необязательное совещание!! Но при правильной мотивации команды, явка была 80% всех сотрудников!!! Цель этого совещания – командный дух, мотивация, сплочение.

План выступления:

• Самое выдающее событие сотрудника за неделю.
• Самый сложный клиент/контракт, что сделали, как решили, что помешало что могло помочь?
• Курьезный случай или благодарность другому отделу.

ЗА 3 месяца были решены все узкие места в бизнесс-процессах, эффективность выросла в 3,5 раза.

Как именно нужно проводить совещания так, чтобы обсудить важное, не заснуть, пока говорит другой (ведь участников много)?

Главные принципы:

1. Регламент 20-30 минут на все совещание.

2. Желательно с видео всех участников, минимум с видео говорящего или презентацией.

3. Одновременно с докладчиком ведется в чате протокол: что обсудили, что решили, ответственные, сроки, ресурсы.

4. На каждое ежедневное совещание за 24 часа, еженедельное за неделю — выдается план-регламент совещания: темы, у кого сколько минут.

5. Начинать и заканчивать совещание с использованием положительной эмоциональной связи: похвалить, поблагодарить, рассказать краткую веселую историю по теме.

6. Во время совещания: если уходят в сторону — сразу останавливать, возвращать к теме совещания и плану выступления.

7. Обязательно итоги совещания подводятся в конце основным спикером, выкладываются в чат и в приложение, через которое команда ведет учет исполнения поручений: bitrix 24, amocrm, megaplan, trello, гугл-таблица, google-календарь — все что удобно именно вам.

8. В начале и процессе совещания регулярно повторяется регламент и правила: правило одного говорящего, без перебиваний, правило включенности — обязательного вопроса и подтверждения прослушанного всеми участниками совещаний, правило позитивной обратной связи, тайминг.

Остается вопрос —  как мотивировать на субботние совещания и нужны ли они? 

Мой личный опыт говорит, что в удаленных командах — это сверх-эффективный инструмент. Ведь на работе мы не просто работаем, но и общаемся за чаем, в курилках, за обедом, по дороге на совещание и по дороге домой. Большинство вопросов в оффлайн организациях решаются именно в кулуарах, в неформальном общении. При удаленной работе необходимо создавать инфо-поводы для неформального общения. В моем случае — это был конкурс на самый веселый казус недели на рабочем месте, самое значимое достижение недели, благодарность другому отделу. 

Для эффективного управления удаленной команды необходимо максимально усилить стандартные инструменты управления, в моей практике, когда коллектив вырос с нескольких человек до 53 постоянно работающих удаленно, сама задача — вызов, с которым пришлось справляться, это очень интересно и требует творческого подхода наряду с системным мышлением ежедневно. Именно поэтому я стала экспертом в создании и управлении удаленными командами.

Основные выводы:

Нельзя отрицать совещания как инструмент эффективного управления, но важно его применять системно с организацией рабочего дня и недели руководителя и команды.

В управлении удаленными командами важно целенаправленно компенсировать неудовлетворенные потребности, которые при оффлайн формате бизнеса удовлетворяются естественным образом.

Источник