Управление лицензиями и управление ИТ-активами
У малого и среднего бизнеса в запасе обычно имеется множество лицензий на ПО, о которых они иногда даже не догадываются. Первый этап любого проекта по лицензированию — аудит программного обеспечения позволяет выявить имеющиеся в наличии лицензии. Однако, аудит — всего лишь позволяет подвести входящий баланс в управлении лицензиями. Также как в бухучете дальше необходим непрерывный процесс учета и оптимизации программных активов. В этом месте ИТ-компаниям весьма неплохо посмотреть на опыт бухгалтеров и аудиторов, успешно продающих подобные постоянные услуги своим клиентам.
ITIL v2 выделял Software Asset Management в отдельную книгу. В ITIL v3 процесс SAM стал частью процесса управления конфигурациями. Сам термин Software Asset Management получил в русском переводе несколько переводов разной степени удачности — управление лицензиями, управление активами программного обеспечения и т.п. Собственно SAM — процесс учета использования лицензий на программное обеспечение.
Ситуация с лицензиями на ПО сегодня осложняется еще и сложностью моделей лицензирования. Сегодня лицензирование программного обеспечения смещается от модели физических лицензий привязанных к конкретному устройству и пользователю к модели, основанной на реальном использовании ПО и конкурентным лицензиям, более подходящим для использования в средах использующих виртуализацию и облачные решения. Классическим примером тут могут служить клиент серверные решения, требующие приобретения пользовательских лицензий. Многие вендоры до недавнего времени предлагали заказчикам приобретать лицензии или на процессор или на каждого потенциального пользователя лицензии в организации. Сегодня даже у самых консервативных провайдеров начинают появляться лицензии на подключение.
Немаловажно и то, что система управления лицензиями должна быть частью общей системы управления ИТ-активами. Если вы используете лицензионное программное обеспечение у вас возникает задача подружить управление ИТ активами (IT Asset Management) и управление лицензиями на программное обеспечение (Software Asset Management).
Затраты на лицензии для рабочих станции постоянно или временно выведенные из эксплуатации могут превращаться в довольно значительные суммы. Без информации о реально используемых компьютерах, оптимизация расходов на лицензии даст далекий от оптимального результат.
Небольшие компании у которых нет специального решения для учета ИТ-активов могут использовать для этого те же средства, что и для управления лицензиями, если эти средства, конечно обеспечивают минимальную функциональность для учета аппаратного обеспечения:
- Статус
- Владелец и назначенный пользователь
- Информация о приобретении актива
- Контакты Поставщик, поддержка и.т.п.
- Место размещения аппаратного обеспечения в организации
Большие организации, имеющие хорошие средства для учета ИТ-активов, средства управления лицензиями должны обеспечивать интеграцию с существующими системами.
Современные средства управления лицензиями должны обеспечивать 4 уровня управления лицензиями и учета аппаратного обеспечения.
- Идентификация установленного аппаратного и программного обеспечения
- Управление активами, заказами и договорами
- Отслеживание и согласование договоров, подготовка к продлению договоров, аудит лицензий.
- Минимизация использования лицензий и расходов на ПО
Традиционно в рамках аудита программного обеспечения («мероприятия SAM») ограничиваются первыми двумя уровнями, в то время как 3 и 4 уровень — возможны именно в «процессе SAM». Именно они, после того, как мы перешли на дорогостоящие контракты на лицензионное ПО, несут существенную ценность для бизнеса.
