Все, что вы хотели знать о ведении электронных трудовых книжек, но стеснялись спросить

Уже почти полгода в Украине учет трудовой деятельности работников ведется в электронной форме — 10 июня 2021 года стартовал переход на электронные трудовые книжки. Но до сих пор возникает много проблемных моментов во время практического воплощения этой прогрессивной технологии в жизнь.

Что такое электронная трудовая книжка и на каком ресурсе ее можно найти?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. В ней отображается вся имеющаяся информация о приобретенном стаже, записи о принятии на работу, переводе, увольнении и т. д. Сведения о трудовой деятельности работника хранятся в составе персональной учетной карточки застрахованного лица в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в течение срока, предусмотренного частью четвертой статьи 20 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование».

Чем электронные трудовые книжки лучше бумажных?

1. Теперь работодатели значительно снизят затраты на ведение бумажного документооборота.
2. Упрощается доступ к информации о приобретенном стаже работников для назначения выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию.
3. Электронную книжку невозможно повредить, потерять, фальсифицировать или внести ложные сведения в этот документ.
4. С е-трудовой книжкой есть возможность назначать пенсию автоматически. Государство будет собирать документы за всю трудовую деятельность работника и информировать о возможности получения пенсии и ее размере.

Кто и каким образом вносит изменения в электронную трудовую книжку?

Сведения о трудовой деятельности может подать работодатель или сам работник. Необходимо загрузить отсканированные копии документов, которые влияют на расчет стажа. Кроме трудовой книжки, это могут быть:

• документы о получении образования;
• свидетельство о рождении ребенка;
• военный билет и т. д.

На все документы должна обязательно быть наложена квалифицированная электронная подпись.

Могут ли одновременно существовать бумажная и электронная трудовые книжки?

После оцифровки оригинал бумажной трудовой книжки передается на хранение работнику. Если работник пожелает, то в бумажную трудовую книжку работодатель и в дальнейшем будет обязан вносить записи о принятии на работу, переводе и увольнении и т. д. параллельно с электронным вариантом трудовой книжки.

В личном кабинете хранится только информация о трудовой деятельности? Какие еще данные там можно посмотреть?

В личном кабинете застрахованного лица на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины можно посмотреть данные лица из Реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

Для пользователей, которые определены в системах Пенсионного фонда Украины как физические лица, при входе с КЭП предоставляются все данные, включая персонифицированные:

• фамилия, имя и отчество;
• дата рождения;
• пол;
• данные паспорта;
• данные о заработной плате, страховом стаже;
• пенсии (для пенсионеров);
• электронной трудовой книжке;
• данные о периодах временной потери трудоспособности;
• документы личности;
• отправленные запросы, обращения и информация об их проработке и т. п.

При входе по логину и паролю (без КЭП) для просмотра предоставляются деперсонализированные данные.

К электронной трудовой книжке имеет доступ только работодатель? Может ли работник контролировать, как вносит работодатель в нее записи о принятии на работу, переводе и увольнении, поощрении и наградах за успехи в работе?

Да, в личном кабинете застрахованного на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины застрахованному лицу предоставлена ​​возможность просматривать всю информацию, имеющуюся в электронной трудовой книжке.

Нужно ли ФЛП делать запись в электронной трудовой книжке?

Конечно, если у ФЛП есть наемные работники, то данные о них нужно вносить. Однако никаких записей в электронной трудовой книжке делать не следует, если речь идет о собственной предпринимательской деятельности.

Каков теперь порядок внесения информации об увольнении работника с должности?

При увольнении работника страхователь должен проверить внесены ли в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования сведения о:

• приеме на работу;
• перемещении из одного структурного подразделения в другое или переводе на другую постоянную должность или работу;
• о присвоении, изменении или лишении ранга, разряда, класса, звания, категории;
• принятии присяги;
• стажировках;
• обучении;
• увольнении и т. д.

Если в реестре этих сведений нет, страхователь обязан внести их через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины. Информацию добавляют в электронной форме, при этом обязательно налагают квалифицированную электронную подпись. И так создают соответствующую электронную запись в электронной трудовой книжке в кабинете страхователя в день увольнения.

Источник