Тайм-менеджмент для HR: 7 простых правил
Все мы знаем, как важно вести списки задач, не отвлекаться на «пожирателей времени» и ранжировать дела по приоритетности. Но все это не работает, когда в момент составления отчета возникает новая срочная задача. И пока гасишь «пожар», время, которое должно быть потрачено на отчет, убегает. И так день за днем: количество отложенных задач накапливается, ощущение неэффективности и усталости растет, а это прямая дорога к выгоранию. Как этого не допустить?
1. Запланируйте отдых
Вы можете идеально спланировать рабочий график, но вокруг так много соблазнов: интересная статья, новости от коллеги, очередная чашка кофе и т.д. Каждому из этих видов деятельности не нужно много времени, но если их не внести в свой график, то есть риск потратить на личные вопросы от 30 до 90 минут рабочего времени. Во второй половине дня устоять перед соблазном – улететь мыслями в нерабочую атмосферу, еще сложнее. Поэтому планировать нужно не только рабочие задачи, но и перерывы, когда и на что вы их потратите.
2. Найдите удобный инструмент
Есть очень много различных программ и приложений, которые помогают структурировать время. Например, в компании «Бизнес-Конструктор» многие работают по принципу pomodoro: 25 минут продуктивной работы и 5 минут отдыха, после каждого четвертого «помидора» – более длительный перерыв.
3. Расставьте приоритеты
HR-у часто приходится выбирать между выполнением стратегической задачи и тем, что важно сию минуту, например, общением с демотивированным сотрудником. А что если не выбирать? Внесите в свой график «гибкий час». Один час времени, на который вы не планируете ничего! И если никакого «пожара» не возникло, вы спокойно можете закрывать текущие задачи. А если сложный разговор неизбежен, то по крайней мере вы будете уверены в том, что есть резервное время для закрытия текущих задач.
Подумайте, насколько важная и конфиденциальна та задача, которую вы выполняете сейчас. Возможно, ее стоит делегировать? Конечно, не каждый сотрудник обрадуется новым задачам, но если это помогает его профессиональному росту, почему бы и нет? При этом чем четче инструкция выполнения, тем меньше времени вы потратите на объяснения потом.
4. Принимайте задачи, исходя из своей загрузки
Когда вам ставят новую задачу, у вас уже должно быть понимание, когда вы сможете приступить к ее выполнению. Если вы изначально сообщите о своей загрузке, другой человек будет понимать сроки выполнения и, если что, сможет сориентировать по срочности и важности задачи. При этом обязательно предупредить заранее людей, которые ждут результатов, если дедлайны переносятся.
5. Группируйте задачи
Выделите один час времени на то, чтобы ответить на все сообщения и больше не отвлекаться. Зачастую сложно выполнять это обещание, ведь поток сообщений может быть бесконечным. Предупредите заранее коллег, когда вы сможете ответить, и спокойно включайтесь в запланированное действие.
6. Ведите онлайн или офлайн-календарь
Конечно, писать от руки многим нравится больше, и визуальная память здесь включается активнее. Но это влияет на мобильность и оперативность реагирования. Так уж сложилось, что HR-менеджеру могут написать в любой момент, да и мы не застрахованы от разных жизненных ситуаций. А имея список дел в Google-календаре на телефоне, намного проще контролировать график и изменения в нем. Существенным преимуществом являются и напоминания.
7. Держите баланс
И даже при идеальном планировании времени можно эмоционально выгореть. Ведь на то, чтобы все предусмотреть, тратится очень много времени и усилий. Состояние эмоционального баланса тоже играет немаловажную роль. Чтобы быть в тонусе, важно усвоить правило: все поправимо! Когда вы не пытаетесь оценить, насколько сложна ситуация, а концентрируетесь на поиске оптимального решения, вам легче реагировать конструктивно.
Баланс работы и личной жизни помогает справляться со стрессами. Важно, очень важно находить время для близких: чувство одиночества еще никому не добавляло сил. Следите за своим питанием: чем здоровее пища, тем лучше самочувствие, настроение и тем выше продуктивность. Соблюдайте питьевой режим. Постарайтесь высыпаться и находить время для хобби. Одним словом, берегите себя.
