5 ошибок, затрудняющих внедрение изменений в компании
1. Несвоевременность предлагаемых изменений
Проанализируйте, являются ли те изменения, которые вы предлагаете, актуальны для вашей команды или организации. Возможно, они уже устарели, пока вы их обдумывали, изменилась ли ситуация на рынке. Или, с другой стороны, ваша команда или организация не готовы к внедрению таких изменений с точки зрения финансов, человеческого потенциала, технологически. Оцените, насколько предлагаемые изменения поддерживают и способствуют реализации видения и стратегических целей или поддерживают ценности организации.
2. Изменения происходят вне системы
Каждая организация – это система, у которой есть свои составляющие. Меняя что-то в одной составляющей, вы меняете систему целиком. Представьте себе плес воды. Это система молекул воды с целым подводным миром, нашедшая равновесие. Если вы бросите маленький камешек, вы внесете в эту установившуюся систему смену, разбалансируете ее, она потеряется равновесие – пойдут волны. И эти волны будут идти до тех пор, пока система не найдет новое равновесие, включив в себя вброшенный камешек. И это уже будет новая система с камнем. Так же и малейшие изменения в организации затрагивают другие ее составляющие. Важно уметь увидеть это влияние.
Люди – если вы меняете их задачи и обязанности, будут ли они уметь их выполнять; если вы производите изменения в оргструктуре, то изменения требуют и функции и полномочия работников, и люди должны иметь соответствующие навыки; если вы внедряете новую технологию, вам нужно обучать людей и нанимать тех, кто уже умеет с ней работать.
Задание – если вы изменяете уровень компетентности работников, то вам нужно изменить для них цели и задачи; если вы изменяете оргструктуру, то вам нужно изменить цели и задачи для подразделений и людей; если вы улучшаете технологию, то и цели и задачи должны расти, а способ их выполнения изменяться.
Структура – если вы повышаете уровень компетентности работников (нанимая более компетентных или развивая уже работающих), нужно откорректировать и структуру управления; если вы изменяете цели компании, то вам нужно изменить структуру (создать новое подразделение или расширить существующие); автоматизация может сделать ненужными определенные должности и потребуется изменить оргструктуру.
Технология – если вы изменяете уровень компьютерной грамотности работников, вы должны дать им соответствующее программное и техническое обеспечение; изменения целей и функций может потребовать и новой технологии для выполнения; если необходимо уменьшить количество работников, необходимо автоматизировать их работу или изменить технологию.
К примеру, вы решили внедрить систему обучения и развития работников всех уровней в вашей компании. При этом планируете использовать специализированное программное обеспечение. Подумайте, какие изменения это нововведение внесет с точки зрения персонала, структуры и задач/целей для подразделений и организации в целом?
3. Игнорирование людей, являющихся участниками и клиентами изменений
Обязательным этапом планирования и внедрения изменений должен быть анализ стейкхолдеров – кого прямо или косвенно коснутся изменения.
Когда вы поймете, кто где находится, проанализируйте причины, побуждающие людей занимать ту или иную позицию и продумайте тщательный план по изменению их позиции. Что нужно делать, чтобы оппонент стал для начала хоппером и в конце концов поклонником? Что нужно, чтобы пассивный поклонник стал активным двигателем и вместе с вами продвигал нужные изменения?
Одним из лучших инструментов для вовлечения в процесс изменений всех заинтересованных являются фасилитованные групповые обсуждения изменений, принятие групповых решений, разработка группой договоренностей и правил внедрения изменений. Вы можете фасилитировать работу групп или приглашать внешнего фасилитатора. Люди становятся промоутерами изменений тогда, когда понимают и разделяют их необходимость, могут выразиться и быть услышанными, когда учитываются их мнения, отношения и предложения.
4. Отсутствие тщательного планирования процесса внедрения изменений
Внедрение даже на первый взгляд незначительного изменения требует проектного подхода и тщательного планирования. Чем тщательнее будет ваш план, тем больше вероятность удачного завершения планируемой смены.
5. Отсутствие коммуникаций со всеми стейкхолдерами
Отсутствие коммуникаций порождает тревогу, сопротивление переменам, конфликты, домыслы, сплетни и безразличия. В плане внедрения изменений у вас должен быть план коммуникаций по этим изменениям со всеми стейкхолдерами, учитывая внешние. Их может быть несколько исходя из ситуации и потребностей ваших целевых аудиторий. Он должен включать в себя период до начала изменений, период их внедрения и период их завершения. При этом следует задействовать все существующие в компании каналы коммуникаций. Здесь, как говорится, кашу маслом не испортишь. И не стоит ожидать, что необходимость перемен всем руководителям и так ясна, и что линейные руководители должны уметь сами доносить информацию до своих работников. Следует облегчить им жизнь и сформулировать нужные сообщения, предоставить всю необходимую информацию во всех нужных формах и научить руководителей коммуникировать об изменениях своих работников.
