Как без ошибок составить продуктивное деловое письмо: 8 советов
Узнайте больше о компании и потенциальном бизнес-партнере.
Распространена ошибка, которую допускаются начинающие бизнесмены и молодежь, которая ищет работу первый раз: массовая рассылка писем с предложением своих услуг в компании, о которых они имеют очень краткое представление. Узнайте из интернет пространства или соцсетей о потенциальном партнере и уже потом составляйте деловое послание с обращением к конкретному человеку.
Получатель оценит обращение к нему лично, письмо создаст положительное впечатление. Как следствие – получение приверженности решению ваших вопросов. Категорически избегайте сокращений в названиях должности, подразделений, выражении уважения и пожеланиях дня и выходных.
Деловое письмо должно быть предоставлено четко и понятно
Создайте свою отправку в лаконичной корректной форме. Заголовок должно быть кратким и эффектным, обязательно раскрывать содержание письма. Избегайте больших преамбул и чувств. В первых строках сформулируйте срочный вопрос с соблюдением соответствующей терминологии. Избыток информации, большое количество знаков (требующее прокрутки на мониторе) может привести к тому, что ваше письмо вообще отложат далеко на потом.
Не употребляйте в написании письма фразы и термины, которые не являются общепринятыми
Фразы-указания по типу «если мы вас заинтересовали, свяжитесь с нами в Telegram..» и т.д. склоняют к мысли, будто вы пытаетесь манипулировать адресатом или на то, что ваше предложение может и не заинтересовать. Это отрицательные моменты. Также не принято пользоваться корпоративной лексикой и сленгом.
Избегайте словесного «мусора». Например: «мы, конечно же, уверены, сотрудничество с нами обязательно будет выгодным для вашей компании, не правда ли?». Также неуместно употреблять лишние прилагательные, не причастные к деловому стилю («прекрасный», «потрясающий» и т.д.).
Если переписка с партнерами осуществляется в форме «вопрос – ответ»
В таком случае нужно соблюдать аналогичный стиль с адресатом. Отвечайте на каждый вопрос отправителя под его вопросом, но другим цветом или шрифтом. Не отправляйте ответ новым письмом. Пусть ваше деловое общение образует «цепочку». В будущем это облегчит поиск нужной корреспонденции как адресату, так и вам.
Кое-что о вложениях
Уделите тщательное внимание вложениям. Файлы редактирования отправляйте в соответствующих форматах: .doc или .xls. Для презентационных документов или для тех, кто не требует изменений, используйте формат .pdf.
Считается непрофессиональным называть файлы в кириллическом формате, но большинство, к сожалению, так и делает.
Внимательно проверьте наличие всех вложенных материалов перед отправкой письма, так избежите недоразумений и потраченного времени на повторную отправку.
Отвечайте без задержек
Профессионально сразу же давать ответ на деловое письмо. Когда послание поступило от серьезного партнера или важного клиента и это требует больше времени на ответ, обязательно отпишитесь адресату, что вы получили его письмо, и когда от вас можно ожидать детального ответа.
Напоминайте о себе
Если вы написали уже три письма, а ответ не получили, считается корректным напомнить о себе в месседжерах связи или по телефону. При срочном вопросе напоминайте о себе два-три раза в день. Если вопрос не нуждается в немедленном решении, напоминайте о себе раз в три дня. Хотя сейчас большинство людей предпочитают формат переписки, телефонный звонок может ускорить решение задачи.
Также в коротком письме-резюме записывайте итоги деловых телефонных разговоров и встреч. Так гарантированно будет иметь документ, в котором зафиксированы важные моменты делового общения.
Понедельник – день трудный
Практика бизнес-переписки показала прямую зависимость скорости реагирования со дня отправки. Проверено: понедельник – непродуктивный день для посылки новых предложений, договоренностей и оформления новых документов. Организм человека все еще приспосабливается к работе после выходных. А вот письма-напоминания будут уместны.
Вторник, среда и первая половина в четверг оптимальны для продуктивного общения. Особенно, когда вы хотите решить вопрос до конца недели. Пятница вообще считается днем бесплодной переписки. Отправленное утром письмо может быть открыто в пятницу во второй половине дня, оставленное на начало следующей недели, или вообще без внимания.
Компетентное деловое письмо – мощный коммуникационный канал для удачного ведения бизнеса, который поможет вам в поиске новых партнеров, поддержании стабильных партнерских отношений и развитии имиджа успешного человека.
