Автоматизация учета кадровых документов на основе стандартного программного обеспечения
Кадровый учет требует особой тщательности и внимания от сотрудников кадровой службы организации. Если кадровой службы в компании нет вовсе, ведение кадрового учета возлагают на специалистов других направлений деятельности, выполняющих их в качестве дополнительной нагрузки. Поэтому любые прогрессивные решения в сфере кадрового учета, нацеленные на снижение трудоемкости этой рутинной функции и приводящие к снижению ошибок в кадровой документации, представляют несомненный практический интерес. Об одном таком решении, весьма экономичном, а потому еще более привлекательном в период кризиса, и рассказывает автор.
Проблемы отсутствия систематизации
Открытое акционерное общество «АвиаПарк» осуществляет организацию производства общестроительных работ, работ по строительству зданий и сооружений и предоставление прочих услуг.
Характеризуя человеческие ресурсы компании, можно отметить, что в «АвиаПарке» работает в основном высококвалифицированный персонал старше 40 лет. Анализ работы в сфере управления персоналом показал, что кадровый учет и документооборот по кадрам в «АвиаПарке» ведутся старым бумажным способом, часто документы не систематизированы, ведутся без использования возможностей автоматизированных систем создания документов. Базы данных (далее — БД) документов по кадрам в компании нет, имеются даже случаи утери документов по кадрам. А ведь современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы кадровых служб организаций и играют большую роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами. Особое значение в этой связи имеет автоматизация работы в сфере кадрового учета и делопроизводства, требующая не только аккумуляции больших объемов информации, но и предельной аккуратности, точности и внимательности в работе с персональными данными и информацией по кадрам.
Плюсы собственных разработок
Для улучшения качества работы с кадровыми документами мы решили обойтись своими силами, поскольку в условиях кризиса разработка такой системы на основе стандартного офисного программного обеспечения стала для ОАО «АвиаПарк» наиболее удобным и выгодным вариантом, поскольку:
— разрабатывается без привлечения внешнего консультанта, т.е. собственными силами;
— имеет низкую стоимость как разработки, так и внедрения;
— имеет короткий срок внедрения;
— существенно снижает трудоемкость рутинных работ в системе кадрового делопроизводства и повышает эффективность работы кадровой службы компании в целом;
— хранение данных не требует больших площадей для архива;
— имеет простое техническое решение, основанное на использовании возможностей стандартного программного обеспечения Microsoft Office Access 2003;
— обеспечивает взаимосвязь данных из других приложений Microsoft Office.
Основой разработанной полуавтоматизированной системы учета кадровых документов (далее — АСУ КД) стала база данных в формате программного обеспечения Microsoft Office Access 2003, наполненная сведениями о персонале компании (информация из личных дел сотрудников, наиболее востребованная для работы с документами).
Структура системы учета и технология разработки
Структура АСУ КД:
— одна сводная таблица — в ней обобщены основные данные, необходимые кадровику компании для текущей работы с документами по кадрам;
— три вспомогательные таблицы, из которых аккумулируются данные для сводной таблицы;
— запросы служат для выбора из БД только необходимой информации;
— формы — упрощают процесс ввода или изменения данных в таблицах БД;
— отчеты — позволяют извлечь информацию на любой носитель.
Технология разработки предполагает 6 последовательных шагов:
1. Данные по кадрам аккумулируются с помощью внешних источников и внутренних источников (внешние источники — информация, получаемая извне. Это может быть информация из Федеральной миграционной службы, из высшего учебного заведения, из предыдущей организации и т.д.; а внутренние источники — информация, полученная внутри организации).
2. Данные распределяются по вспомогательным таблицам и корректируются с учетом порядка занесения тех или иных данных в таблицы.
3. Данные переходят в сводную таблицу, но из-за того, что сводная таблица имеет связь со вспомогательными таблицами, все изменения, происходящие в сводной таблице, происходят и во вспомогательных таблицах и наоборот (это происходит из-за функции каскадного обновления).
4. Благодаря форме пользователь имеет возможность скорректировать сводную таблицу.
5. Благодаря запросу пользователь может выводить необходимую информацию на компьютер в нужной последовательности.
6. Отчет позволяет выводить данные на бумагу или на монитор либо в виде последовательно перечисленных данных, либо в виде документа.
Словарь кадрового делопроизводства. Информационная система — это совокупность программно-аппаратных средств, способов и людей, которые обеспечивают сбор, хранение, обработку и выдачу информации для решения поставленных задач.
База данных — это набор данных, структурированных таким образом, чтобы обеспечить их эффективное использование многими приложениями. Обычно база данных создается для предметной области.
Предметная область — это часть реального мира, подлежащая изучению с целью создания базы данных для автоматизации процесса управления.
В настоящее время наибольшее распространение при разработке баз данных получили реляционные модели данных. Реляционная модель данных является совокупностью простейших двумерных таблиц, а простейшая двумерная таблица определяется как множество однотипных записей, объединенных одной темой.
В реляционных БД используется несколько двумерных таблиц, в которых строки называются записями, а столбцы — полями, между записями которых устанавливаются связи. Этот способ организации данных позволяет данные (записи) в одной таблице связывать с данными (записями) в других таблицах через уникальные идентификаторы (ключи) или ключевые поля.
Для того чтобы иметь представление о базе данных, следует обратиться к схеме данных (рис. 1), на которой наглядно показаны связи таблиц и их содержание, а также их название. Посередине отображена сводная таблица, а по бокам — вспомогательные таблицы.
Внешний вид схемы данных
Рис. 1
Из схемы видно, как связаны таблицы и данные между собой. Связь устанавливается между двумя общими полями (столбцами) двух таблиц. Существуют связи с отношением «один к одному», «один ко многим» и «многие ко многим». В нашем случае связь с отношением «один ко многим». Такое отношение между записями двух таблиц означает, что каждой записи из одной таблицы соответствует несколько записей из другой таблицы.
Тип отношения в создаваемой связи зависит от способа определения связываемых полей. Отношение «один ко многим» создается в том случае, когда только одно из полей является полем первичного ключа (знак ключа на рисунках обозначен знаком «+») или уникального индекса.
Также на данной схеме видно наполнение таблиц. Из этого рабочего поля («окна») можно не только корректировать способ обновления данных, но также перейти во внутреннее «окно» таблицы, что позволяет достаточно быстро сделать изменения в них и вернуться обратно к схеме данных.
Данная таблица является основной таблицей, а также сводной таблицей. Внутренний вид сводной таблицы представлен на рис. 2.
Внутренний вид сводной таблицы
Рис. 2
В данную таблицу входит следующее:
— N п/п — для простоты нумерации;
— код — уникальный код, который соотнесен с данными из картотеки. Код является связующим звеном картотеки и системы по учету кадровых документов;
— Ф.И.О. — фамилия, имя, отчество;
— должность — должность сотрудника в ОАО «АвиаПарк»;
— Подразделение — местоположение сотрудника в оргструктуре ОАО «АвиаПарк»;
— оклад, руб. — заработная плата (базовая часть) в ОАО «АвиаПарк»;
— табельный номер работника — необходим для соотнесения с картотекой;
— ИНН — индивидуальный номер налогоплательщика;
— номер в архиве — некоторые личные дела и др. документы сданы в архив. Этот номер необходим для быстрого поиска в архиве.
Внешний вид основной таблицы или сводной таблицы несколько отличается от внутреннего вида основной таблицы, так как во внешнюю таблицу вносятся данные, а во внутреннюю заносятся только поля. Внешний вид сводной таблицы представлен на рис. 3.
Внешний вид сводной таблицы
Рис. 3
Внешний вид основной таблицы или сводной таблицы отличается от внутреннего вида основной таблицы, так как во внешнюю таблицу вносятся данные, а во внутреннюю заносятся только поля.
В данной таблице представлен демо-вариант основной таблицы на 4 сотрудников ОАО «АвиаПарк». Здесь указаны основные данные по персоналу, используемые начальником отдела кадров в ходе учета кадров компании и ведения кадрового делопроизводства. При условии, что пользователю понадобятся дополнительные данные по персоналу, в данной таблице можно делать корректировки, правда, делать это надо осторожно, так как есть вероятность, что при нарушении связи с одной из вспомогательных таблиц вся база данных может перестать функционировать. Следовательно, надо всегда делать копию данной базы данных после каждой работы с ней.
Из внешней таблицы основной таблицы можно быстро перейти во внутреннюю таблицу основной таблицы, что позволяет без значительных затрат времени делать изменения во внутренней таблице основной таблицы, что также позволит не допустить создания ситуации, когда основная таблица может выходить из строя и переставать функционировать, тем самым блокируя работу всей базы данных.
Внешней вид основной таблицы позволяет также определять последовательность представления данных. Можно поставить N п/п, код, Ф.И.О., должность, подразделение, оклад, табельный номер работника, ИНН, номер в архиве по алфавиту, либо по возрастанию, либо по убыванию. Это упрощает работу по поиску нужной информации.
Внешняя таблица основной таблицы необходима для внесения в нее данных. Что можно сделать не только непосредственным вводом данных, но также и воспользовавшись импортом данных из других приложений Microsoft Office, что, в свою очередь, упрощает процесс ввода данных. Это способствует не только минимизации издержек при работе с кадровыми документами, но также позволяет добиться более оперативной и эффективной работы с кадровыми документами и добиться прозрачности и понижения сложности работы.
Каждая таблица имеет свой внутренний вид, который позволяет сформировать саму таблицу. Внутренний вид вспомогательной таблицы представлен на рис. 4.
Внутренний вид вспомогательной таблицы
Рис. 4
В данную таблицу входит следующее:
— N п/п — для простоты нумерации.
— ИНН — индивидуальный номер налогоплательщика;
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
— документы воинского учета — ОАО «АвиаПарк» представляет документы в военкомат;
— документы об образовании, о квалификации;
— адрес места жительства — фактический адрес;
— паспорт, N; серия, кем выдан и дата выдачи — такие сведения необходимы для написания доверенности для доставки документов или для предоставления права подписи;
— номер телефона;
— семейное положение.
Если предыдущая таблица представляла данные по работнику, то в данной вспомогательной таблице представлены данные по приему на работу. Внутренний вид вспомогательной таблицы представлен на рис. 5.
Внутренний вид вспомогательной таблицы
Рис. 5
В данную таблицу входит следующее:
— N п/п — для простоты нумерации;
— приказ о приеме на работу, N;
— приказ о приеме на работу, дата;
— трудовой договор, N;
— трудовой договор, дата;
— табельный номер работника.
Данные сведения нужны для последующего составления приказов о переводе и увольнении работника, а также для занесения этих данных в трудовую книжку. По желанию пользователя могут быть внесены дополнительные поля в таблицу.
В данной вспомогательной таблице представлены данные по увольнению сотрудника. Внутренний вид вспомогательной таблицы представлен на рис. 6.
Внутренний вид вспомогательной таблицы
Рис. 6
В данной таблице первичным ключом стал номер в архиве. Ключ — это столбец (может быть несколько столбцов), добавляемый к таблице и позволяющий установить связь с записями в другой таблице. Первичный ключ — это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице.
В данную таблицу входит следующее:
— N п/п — для простоты нумерации;
— приказ об увольнении, N;
— приказ об увольнении, дата;
— основание (документ, номер, дата) — на основании какого документа производится увольнение;
— номер в архиве.
Для вывода данных из таблиц используют запрос, который называется «Данные о работнике». Внешний вид запроса представлен на рис. 7.
Внешний вид запроса
Рис. 7
Внешний вид запроса может выглядеть как угодно. Такой вид запроса наиболее удобен для проекта.
В данном запросе отражены следующие данные:
— в вертикальной таблице: N п/п; ИНН; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета; документы об образовании, о квалификации; семейное положение;
— в горизонтальной таблице: Ф.И.О.; должность; подразделение; приказ о приеме на работу, N и дата; трудовой договор, N и дата; приказ об увольнении, N и дата; табельный номер.
Стрелочки влево и вправо под таблицей запроса позволяют переключать таблицу запроса с одного сотрудника на другого. Это дает возможность выводить все данные, но на разных страницах, тем самым обеспечивая наглядность.
По желанию пользователя в данный запрос можно добавить новые поля как в вертикальную таблицу, так и в горизонтальную таблицу.
Запрос, как и таблица, имеет внешний и внутренний вид. Внутренний вид запроса представлен на рис. 8.
Внутренний вид запроса
Рис. 8
Данный запрос позволяет получить данных о персонале.
Таблички с данными представляют собой основу такого запроса. С помощью них формируется список полей, которые потом будут выведены во внешний запрос.
В данном запросе отражены данные из следующих таблиц:
— информация — общая таблица;
— информация — прием на работу;
— информация — увольнение сотрудника;
— данные о работнике.
Как видно из вышеизложенного списка, при формировании запроса участвует не только основная таблица, но также и вспомогательные таблицы.
Зеленые флажки позволяют убрать ненужные столбцы. Это горизонтальная таблица позволяет сформировать итоговый вид для внешнего вида запроса.
В графе «Условие отбора» можно вводить различные команды, которые позволяют упростить работу с данными. Это может быть либо ввод «фамилия сотрудника». Такая команда позволит вывести данные о сотруднике немедленно.
Следующий вид запроса более сложный из-за изменения условий отбора и ввода. Внутренний вид запроса представлен на рис. 9.
Внутренний вид запроса
Рис. 9
Данный запрос позволяет получить данные о табельных номерах. В данном запросе отражены данные из следующих таблиц:
— информация — общая таблица;
— информация — прием на работу;
— информация — увольнение сотрудника;
— данные о работнике.
Как видно из вышеизложенного списка, при формировании запроса участвует не только основная таблица, но также и вспомогательные таблицы.
В данном запросе ключевой командой, позволяющей быстро выводить данные, является «Введите табельный номер работника»; при вводе табельного номера работника, немедленно появляются данные по сотруднику.
В данной выборке запроса уклон сделан именно на табельный номер работника, что упрощает работу пользователя данной системы учета кадровых документов.
Данная команда находится между квадратными скобками: когда пользователь нажмет кнопку «пуск», появится небольшое окно для ввода, над строкой ввода будет написано «Введите табельный номер работника».
Форма имеет также внутренний вид, она похожа на внешний вид запроса. Внутренний вид формы представлен на рис. 10.
Внутренний вид формы
Рис. 10
Внутренний вид формы выбран не случайно, такой вид наиболее удобно и просто конструировать при разработке программной среды АСУ КД.
В данной форме отражены следующие данные:
— в первой вертикальной таблице: N п/п; ИНН; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета; документы об образовании, о квалификации; семейное положение;
— во второй вертикальной таблице или внутренней таблице: Ф.И.О.; должность; подразделение; приказ о приеме на работу, N и дата; трудовой договор, N и дата; приказ об увольнении, N и дата; табельный номер и т.д.
На рис. 10 отображена только половина внутренней формы.
По желанию пользователя в данный запрос можно добавить новые поля как в вертикальную таблицу, так и в горизонтальную таблицу.
Предыдущий внутренний вид формы был формой «Данные о работнике». Следующий вид относится к форме «Информация — общая таблица». Внутренний вид формы представлен на рис. 11.
Внутренний вид формы
Рис. 11
В данной форме отражены следующие данные:
— код — уникальный номер, который не повторяется;
— Ф.И.О.;
— должность;
— подразделение;
— табельный номер работника;
— приказ о приеме на работу, N и дата;
— трудовой договор, N.
Следующий вид относиться к форме «Информация — общая таблица, подчиненная форма». Внутренний вид формы представлен на рис. 12.
Внутренний вид формы
«Информация — общая таблица, подчиненная форма»
Рис. 12
В данной форме отражены Ф.И.О., должность, оклад (руб.), табельный номер работника. По желанию пользователя в данную форму можно добавить новые поля как в область данных, так и в заголовок формы и примечание формы.
После рассмотрения форм следует перейти к рассмотрению отчетов, для начала следует определиться с внутренним видом отчета и его построением. Внутренний вид отчета представлен на рис. 13.
Внутренний вид отчета
Рис. 13
Построение отчета в обычных случаях происходит автоматически, необходимо только выбрать, какие данные будут входить в отчет, на какой бумаге будет отображаться и каков формат построения отчета, после этого программа сама будет строить отчет по установленным параметрам. Но также можно это сделать с помощью конструктора. Если пользователь данного отчета (данной базы данных) использует конструктор, он может определить последовательность данных, их размер, цвет, шрифт, а также ширину и высоту рамки, в которой находится текст.
Для того чтобы иметь более полное представление об отчете, необходимо показать, как он выглядит на мониторе или при выводе на бумагу или другой носитель. Внешний вид отчета представлен на рис. 14.
Внешний вид отчета
Рис. 14.
Как видно из вышеуказанного рисунка, отчет включает в себя все необходимые данные для представления руководству подразделения, компании, либо государственной инспекции (или другим государственным органам), либо проверяющей организации (в ОАО «АвиаПарк» такой проверяющей организацией является аудиторская фирма).
Поскольку данная АСУ КД является базой данных для учета кадровых документов, необходимо предусмотреть возможность защиты информации по кадрам от несанкционированного извлечения или от внесения несанкционированных изменений.
Внедрение АСУ КД в «АвиаПарке» упорядочило процедуры кадрового документооборота и систематизировало порядок учета кадровых документов, повысив эффективность кадрового делопроизводства в компании за счет сокращения времени передачи и обработки информации и снижения числа ошибок и неточностей в документации по кадрам.
При использовании опыта нашей компании следует учесть, что данная АСУ КД локальная и решает только задачи автоматизации отдельной функции в работе с кадрами нашей компании, разработана без привлечения специалистов по IT-технологиям и программистов, поэтому весьма специфична и не может быть скопирована, обязательно потребуется адаптация под кадровые задачи другой организации.
Источник: hr-portal.ru
