График документооборота отдела кадров
В статье даются рекомендации по составлению в организации и, в частности, в отделе кадров графика документооборота, приводится образец документа.
Вопреки распространенному мнению, с первичными учетными документами работает не только бухгалтерия организации, но и многие другие сотрудники. Правда, не всегда этот факт осознается ими. Как же можно усовершенствовать документооборот в каждом подразделении и в организации в целом, чтобы минимизировать рабочие конфликты по своевременному оформлению и обмену документами?
Для оптимизации работы с первичными учетными документами, в том числе по учету труда и его оплаты, целесообразно составить график документооборота, назначение которого — установить порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов в организации.
Для этого кадровик не должен полениться заглянуть в нормативный документ, который, хотя и был принят давно, но не потерял актуальности в наши дни, — Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утверждено Минфином СССР 29.07.1983 N 105.
Не думайте, коллеги, что это Положение Минфина СССР вас не касается! Ведь кадровики тоже работают с «первичкой», которая является основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета. Назначение первичных документов — зафиксировать факт совершения хозяйственной операции, к которой относится, в частности, прием на работу сотрудника, его увольнение с работы и многое другое.
Очень важно знать, что создание графика документооборота обусловлено не только нуждами работодателя, но и требованиями закона. Так, разд. 5 указанного выше Положения Минфина СССР дает рекомендации по его составлению. То есть работу по составлению графика документооборота должен организовать совсем не кадровик: такой работой обязан заниматься главный бухгалтер. Но, конечно, кадровые работники не могут остаться в стороне.
График документооборота утверждается приказом руководителя организации.
График должен устанавливать в организации рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
График документооборота должен быть составлен таким образом, чтобы он мог способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
Как же составить график? График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Все работники организации (как «офисные» специалисты — работники планово-экономического, финансового, юридического отделов, отделов кадров и бухгалтерии, так и сотрудники производственного сектора — начальники цехов, мастера, отделов снабжения, кладовщики и пр.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, строго по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер, требования которого в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия, учреждения.
Значит ли это, что вечно занятый главный бухгалтер должен в одиночку заниматься такой работой? Конечно, нет. С созданием графика документооборота один сотрудник не справится. Работу по анализу существующего положения дел с документами, созданию графика документооборота необходимо поручить специально созданной рабочей группе, назначенной приказом (распоряжением) руководителя. Кандидатуры, включенные в рабочую группу, желательно заранее согласовать с руководителем отдела документационного обеспечения управления, канцелярии, архивной службы. Ведь подобной работой должны заниматься люди, сведущие в вопросах делопроизводства. Целесообразно включить в рабочую группу руководителей структурных подразделений, сотрудники которых активно работают с первичными учетными документами.
Работа по составлению графика документооборота только тогда принесет положительные результаты, когда она упорядочит обращение документов во всех структурных подразделениях организации, а не в каком-то одном из них. Ведь «наведение порядка» требует весь массив документации.
Для составления консолидированного графика документооборота потребуется, чтобы каждое подразделение составило, прежде всего, перечень тех документов, которые проходят через их руки.
Причем, поскольку составление каждого документа преследует какую-то цель, решает какую-то управленческую задачу, то нужно определить, какой документ имеет какое назначение.
Применительно к работе отдела кадров потребуется выделить:
— процедуру приема на работу;
— процедуру внесения изменений в условия труда работника;
— процедуру оформления отпуска и т. д.
Работа эта очень кропотливая и займет, скорее всего, не один день.
Возьмем, к примеру, операцию по оформлению отпуска сотрудникам. Какие документы сопровождают оформление этой процедуры? Это график отпусков, уведомление работника о начале отпуска, приказ о предоставлении отпуска, записка-расчет, личная карточка.
Теперь по каждому документу распишем следующие этапы работы с документом:
— создание документа;
— проверка документа;
— обработка документа;
— передача в архив.
Также требуется детализировать информацию внутри каждого этапа по каждой операции, назначив ответственных лиц по каждой из них.
Наибольшего внимания требуют решения вопросы, связанные с порядком хранения первичных учетных документов, часть из которых хранится 75 лет.
Подробную информацию о сроке хранения каждого документа следует смотреть в Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558, которым утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
Закон требует, чтобы первичные документы (к которым относятся и все кадровые приказы) до передачи их в архив организации хранились в бухгалтерии (не в отделе кадров!) в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.
Неверно думать, что главный бухгалтер отвечает только за сохранность баланса и другой отчетности организации. Главбух также является ответственным за сохранность первичных документов, за оформление и передачу их в архив.
Выдача первичных документов из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.
Изъятие первичных документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, уполномоченные должностные лица организации могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, уполномоченные должностные лица организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).
В случае пропажи или иной утраты первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели и т. п. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора и др.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. Копия акта направляется вышестоящей организации при необходимости.
Примерный образец
ГРАФИК
документооборота отдела кадров
(фрагмент)
Утвержден
Приказом ООО «Торты»
от 12.01.2012 N 4
| Наименование документа | Создание документа | Проверка документа | Обработка документа | Передача в архив | |||||||||
| Количество экземпляров | Ответственный за выписку | Ответственный за оформление | Ответственный за исполнение | Срок исполнения | Ответственный за проверку | Кто представляет | Порядок представления | Срок представления | Кто исполняет | Срок исполнения | Кто исполняет | Срок передачи | |
| Приказ о приеме на работу | 2 | Менеджер по персоналу | Менеджер по персоналу | Менеджер по персоналу | 3 рабочих дня со дня фактического начала работы | Начальник отдела кадров | Менеджер по персоналу | В бумажном виде | Не позднее дня, следующего за днем подписания | Бухгалтер по расчетам | 2 рабочих дня со дня представления | Менеджер по персоналу | При ликвидации |
Источник: hr-portal.ru
