Информационно-справочная документация по кадрам
Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению. В статье рассмотрены образцы оформления информационно-справочной документации по кадрам.
Информационно-справочные документы предоставляют основания для издания приказов по личному составу.
Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяются самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству. В состав информационно-справочных документов, как правило, включают докладные, служебные и объяснительные записки, представления, предложения, заявления, акты, справки, заключения, отзывы, перечни, списки, переписку. Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.
Докладная записка
Докладная записка — это документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения (примерный образец 1).
Примерный образец 1
Управление сбыта Генеральному директору
информационных систем А.Г. Цицину
Докладная записка
05.08.2004 N 12
О командировании Чепрасовой М.М.
в компанию «Электронные офисные
системы»
В связи с расширением ассортимента информационных систем, реализуемых нашей фирмой, и формированием плана рекламной кампании на I полугодие 2005 г. прошу Вас командировать специалиста Чепрасову Марину Михайловну в компанию «Электронные офисные системы» для ознакомления с новыми программными продуктами по автоматизации делопроизводства.
Начальник подпись Е.Н. Ярославцева
Пример. Так, например, докладные записки (фиксирующие или предупреждающие о наступлении событий, перечисленных в ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ) являются основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.
Текст докладной записки состоит из трех смысловых разделов:
— в первом разделе излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
— во втором — анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
— в третьем — содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
При этом второй раздел в докладной записке может отсутствовать.
Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней — наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Служебная записка
Близка к докладной записке по своему назначению служебная записка, но в отличие от нее имеет внутренний, служебный характер.
Служебная записка — это документ, содержащий информацию о выполнении какой-либо работы, направляемый должностным лицом другому должностному лицу. Она составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения (примерный образец 2).
Примерный образец 2
Управление сбыта Специалисту Управления
информационных систем производства и внедрения
информационных систем
П.В. Тризнюку
Служебная записка
11.08.2004 N 35
О записи тематического комплекта
«ИССАО» и программного
комплекса «Кодекс»
В связи с продажей тематического комплекта «Информационно-справочная система архивной отрасли» «ИССАО» отделу по делам архивов администрации Корякского автономного округа прошу Вас записать диск с данным тематическим комплектом и программным продуктом «Кодекс для Windows» (локальный вариант).
Специалист подпись М.М. Чепрасова
Служебные записки могут информировать руководство по вопросам материально-технического, хозяйственного и организационного обеспечения. Текст служебной записки, как правило, состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Служебную записку подписывает составитель (специалист или руководитель подразделения). Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.
Объяснительная записка
Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта), а также сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка в трудовых отношениях, согласно ст. 193 ТК РФ, является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий. В такой объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.
Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов (примерный образец 3):
— первый содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;
— второй — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Примерный образец 3
Управления сбыта Начальнику Управления
информационных систем Е.Н. Ярославцевой
Объяснительная записка
05.07.2004 N 3
О причинах задержки обновления
тематических комплектов
«ИССАО» и «ИСАР»
Обновление тематических комплектов «Информационно-справочная система архивной отрасли» «ИССАО» и «Информационная система архивистов России» «ИСАР» у пользователей не было произведено в установленный срок в связи с переносом выхода добавки N 7 к тематическим комплектам на 8 июля 2004 г.
Обновление данных тематических комплектов у пользователей будет произведено в период с 12 по 16 июля 2004 г.
Специалист подпись А.А. Салахов
Объяснительную записку подписывает ее составитель. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.
Представление
Представление — это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения (примерный образец 4). Текст представления, как правило, содержит следующую информацию <1>:
— фамилия, имя, отчество (представляемого);
— дата рождения;
— образование;
— занимаемая должность;
— наименование структурного подразделения;
— стаж работы (общий, в данном подразделении, в данной должности);
— оценка трудовой деятельности;
— оценка служебной деятельности;
— оценка политических, деловых и моральных качеств;
— повышение профессионального уровня;
— информация об участии в общественной работе;
— мотив назначения, перемещения или поощрения;
— наименование должности, на которую предлагается назначить или переместить представляемого;
— структурное подразделение, в которое предлагается назначить или переместить представляемого.
———————————
<1> Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.
Примерный образец 4
Управление производства и Генеральному директору
внедрения А.Г. Цицину
информационных систем
Представление
20.09.2004 N 4
О премировании Гришиной С.Е.
В связи с созданием информационного ресурса и выпуском специализированного CD «Курская область» для Комитета по экономике и развитию Курской области предлагаю премировать дизайнера Управления производства и внедрения информационных систем Гришину Светлану Евгеньевну (стаж работы на занимаемой должности — 3 года 10 месяцев).
Начальник подпись К.В. Воробьев
Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Заявление
Заявление — это документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению либо должностному лицу. Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).
В трудовых отношениях заявление выступает в качестве документа, фиксирующего инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия, или согласие работника с какими-либо действиями работодателя. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например в ст. ст. 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1 ТК РФ и др.
Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и т.д.) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении может проставляться резолюция руководителя и отметка об исполнении документа.
Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).
Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения («Прошу принять…», «Прошу проверить состояние…»), а затем идет детализация затронутого вопроса (примерный образец 5). Форма изложения текста свободная.
Примерный образец 5
Управление производства и Генеральному директору
внедрения А.Г. Цицину
информационных систем
Заявление
23.08.2004 N 12
О предоставлении отпуска
Прошу предоставить мне очередной оплачиваемый отпуск в период с 20.09.2004 по 15.10.2004.
Ведущий специалист подпись И.Н. Мелещеня
Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).
Обязательными реквизитами заявления (в трудовых отношениях) являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.
Справка
Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий, а также документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера (примерный образец 6).
Примерный образец 6
Закрытое акционерное общество Московский государственный
«Термика» технический университет
им. Н.Э. Баумана
Справка
30.08.2004 26 Кафедра системы обработки
———- N — информации и управления
Москва
Гришина Светлана Евгеньевна работает в Управлении производства и внедрения информационных систем ЗАО «Термика» в должности дизайнера.
Генеральный директор подпись А.Г. Цицин
Главный бухгалтер подпись Е.О. Сенина
Печать
Пример. Работники, как правило, обращаются к работодателю или в кадровую службу организации с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического или служебного характера. Их основная цель — подтвердить наличие или отсутствие определенного факта, например: место работы; должность, профессию, специальность; стаж работы в определенной должности (по профессии, специальности); размер заработной платы; размер начисленных и фактически уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.
Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней — наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, подпись, оттиск печати. Учет выданных справок с места работы ведется с помощью специального журнала (книги). В данном журнале (книге) фиксируют: номер выданной справки (ему соответствует порядковый номер записи в журнале (книге)), краткое содержание справки («о заработной плате», «о стаже» и т.д.), адресат.
Акт
Акт — это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Все акты можно разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и вопросам, связанным с документированием трудовых отношений. По содержанию различают следующие виды актов:
— приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
— обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда);
— испытаний (образцов, систем, технологий);
— выделения к уничтожению документов;
— о списании материальных ценностей;
— о нарушении установленных правил;
— ревизии, инвентаризации;
— расследования аварий, несчастных случаев;
— о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;
— об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;
— об отказе от дачи объяснений по факту нарушения трудовой дисциплины.
Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей). Ведущим принципом для составителей акта является установление фактического состояния дел и достоверное их отражение в акте (примерный образец 7). Во время работы комиссии ведутся черновые записи, которые содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения, они являются основой составления актов.
Примерный образец 7
Закрытое акционерное общество Утверждаю
«Термика»
Генеральный директор
ЗАО «Термика»
Акт подпись А.Г. Цицин
23.08.2004 5 23.08.2004
———- N —
Москва
проверки сохранности документов
Основание: приказ генерального директора от 18 августа 2004 г. N 35 «О проведении проверки сохранности документов».
Составлен комиссией:
Председатель — зам. генерального директора Ярославцева Т.П.
Члены комиссии: зам. главного бухгалтера Дегтярь В.Ю., зам. начальника Управления производства и внедрения информационных систем Лобанов Д.В., зам. начальника Управления сбыта информационных систем Горшкова С.И.
Комиссия 23 августа 2004 г. провела проверку организации и условия хранения документов в ЗАО «Термика».
Документы хранятся в структурных подразделениях, сформированные в дела, в соответствии с номенклатурой.
Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.
Комиссия рекомендует предоставить специальное помещение для архива, оборудовав его стеллажами.
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экземпляр — бухгалтерия;
2-й экземпляр — Управление производства и внедрения информационных систем;
3-й экземпляр — Управление сбыта информационных систем.
Председатель комиссии подпись Т.П. Ярославцева
Члены комиссии подпись С.И. Горшкова
подпись В.Ю. Дегтярь
подпись Д.В. Лобанов
На оформление актов распространяются требования Государственного стандарта «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003». В соответствии с этим ГОСТом обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подписи, в необходимых случаях — гриф утверждения (обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов).
Источник: hr-portal.ru
