Использование технологий в обучении делопроизводству
Современное информационное общество делает вызов развитию информатизации экономики и образования. Оно требует новых подходов к обучению персонала, появляется все большая необходимость перехода от традиционного устного и рукописного к современному гипермедийному интерактивному материалу для обучения. В статье рассмотрены возможности и преимущества обучения делопроизводству и архивному делу по интегрированному электронному учебно-методическому комплексу, показана его структура и опыт обучения основам офисного и кадрового делопроизводства с использованием информационных и коммуникационных технологий.
Словарь кадрового делопроизводства. Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, — является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п.
Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Постиндустриальное открытое и динамично развивающееся информационное общество делает вызовы современности:
— в сфере интеграции систем информатизации, технологий и человеческих ресурсов в трудовые, культурные, образовательные и бытовые процессы;
— в гуманизации технических систем, информационных и коммуникационных технологий путем их интеллектуализации в целях адаптации к способностям и потребностям работника.
Рассмотрим взаимовлияние делопроизводства, архивного дела и информатики в экономике знаний. Перед делопроизводителями и архивариусами ставится задача эффективного документационного обеспечения управления (ДОУ) и архивного хранения ценных документов. При этом информатика предоставляет методы, а информационные и коммуникационные технологии (ИКТ) — средства для автоматизации их решения (поиска материалов, предъявления, обработки, оформления, архивирования и защищенного хранения, контроля создания и использования, в том числе статистики и анализа для поддержки принятия управленческих решений). Сферы стимулируют развитие друг друга, а их интеграция в обучение дает синергетический эффект. Покажем целесообразность внедрения новых подходов к обучению делопроизводству на примере Московского государственного университета (МГУ) им. М.В. Ломоносова.
В 2001 г. Правительство РФ утвердило Федеральные целевые программы «Развитие единой образовательной информационной среды (РЕОИС) (2001 — 2005 гг.)» (п. п. 1 — 4), «Электронная Россия (2002 — 2010 гг.)» (п. 3) и «Развитие образования (2006 — 2010 гг.)» (п. 5), по которым:
1) все государственные учреждения образования получили компьютеры с программным обеспечением (ПО) и техническим сопровождением;
2) проведены научные исследования, разработаны модели и нормативы использования ПО образовательного назначения для школ, училищ, колледжей и вузов;
3) по информатике и ИКТ обучены преподаватели и руководители, системные администраторы локальных и региональных образовательных сетей, а также различные категории населения;
4) создана и обеспечена телекоммуникационная инфраструктура и доступ;
5) создаются электронные информационные образовательные ресурсы (ИОР) для общего и среднего образования (www.fcior.ru).
Использовать ИКТ и ИОР всех начинают учить в школе и углубляют на начальных курсах вуза. В аудиториях появляются мультимедийные компьютерные комплексы, увеличивается число сетевых компьютерных классов с возможностью доступа в Интернет. Преимуществами ИОР являются: гипертекстность (связность), мультимедийность (интеграция текста, звука, анимации или видео), моделинг (интерактивность для индивидуализации обратной связи), динамичная совершенствуемость (обновляемость, расширяемость). Однако разработка доступных федеральных ИОР для вузов пока не запланирована.
В этих условиях для развития обучения основам кадрового делопроизводства на факультете государственного управления МГУ создан электронный УМК (ЭУМК) <1>, который включает [3]:
— учебно-методические материалы (программа, учебный план и перечень литературы и электронных источников по дисциплине) и контрольно-измерительные материалы (планы и задания для практики и аттестации) для вузов по специальностям: «архивариус», «документовед», «делопроизводитель», «кадровик» (управление человеческими ресурсами), «менеджер» (управление организацией);
— учебник и практикум с MS Word — и Excel-шаблонами и примерами документов;
— интернет-ресурсы: глоссарий основных понятий, теория, нормативные акты, периодика, материалы конференций Docflow, сайтов фирм — разработчиков систем электронного документооборота (СЭД), электронных архивов, опыт их внедрения и др.;
— наборы обучающе-контролирующих презентаций по теоретическим модулям;
— разноуровневое ПО (от игр до демо, урезанных и полных локальных или клиент-серверных версий) делопроизводства (в том числе кадрового) и архивного дела для практических занятий с соответствующими презентациями или флэш-анимациями для сравнения возможностей и анализа тенденций развития хранилищ и систем поддержки принятия решений.
———————————
<1> В соответствии с Письмом Рособрнадзора от 17.04.2006 N 02-55-77ин/ак ЭУМК содержит ориентационный, содержательный, аппаратно-программный, диагностический, рефлексивный блоки.
Словарь кадрового делопроизводства. Учебно-методический комплекс (УМК) — это полный комплект учебно-методических материалов по конкретной программе обучения, который включает: программу курса, лекционные материалы, тезаурус, контрольные вопросы и задания, интерактивные практические задания и контрольные экспресс-тесты, список литературы, тексты хрестоматии, а также методические рекомендации, требования и критерии оценки знаний студентов. УМК по своему объему и содержанию соответствует требованиям государственных образовательных стандартов.
Словарь кадрового делопроизводства. Анимация — это движение объекта, последовательность изменяющихся изображений, которая произошла за определенный промежуток времени. Совокупность кадров, сменяющих друг друга в единицу времени, создает иллюзию движения, что и есть не что иное, как анимация.
Флэш-анимация — это анимация, применяемая в web-технологиях для разработки анимационных роликов, заставок, презентаций, рекламных блоков (флэш-баннер) и т.д. Распространенной средой разработки как флэш-анимации, так и анимированных приложений является программный продукт фирмы Adobe — Adobe Flash MX.
Комплекс позволяет подобрать содержание и методику обучения для любых специализаций и уровней подготовки, индивидуализировать траекторию освоения с учетом интересов и ограничений обучающегося. Цель курса — ознакомиться с предметным и проблемным полем делопроизводства, овладеть его содержанием и процедурами. Освоение и сравнение ПО отдела кадров и архива может стать основой следующего системного курса «Информационные технологии в управлении».
Для интенсификации усвоения материала и системного, оперативного и массового тестирования знаний разработан комплект из теоретических и практических материалов и 290 обучающе-контролирующих презентаций [1] по следующим темам:
— Цели, задачи службы ДОУ, обеспечение ее функционирования.
— Виды, носители и способы передачи информации.
— История формуляров и современные реквизиты документов.
— Официально-деловой стиль и источники рекомендаций по оформлению и согласованию документов.
— Законодательные и нормативные акты, регламентирующие документооборот и хранение корпоративных, отраслевых и региональных документов.
— Функции, виды и ценность разных типов документов, архивы разных уровней.
— Российские и международные классификаторы и электронный документооборот.
Для повышения теоретического уровня знаний обучающихся можно представить наиболее актуальную проблему по конкретному разделу курса вместо или в дополнение к реферату в виде мультимедийной обучающе-контролирующей презентации на основе авторского конструктора в MS Power Point [2].
Файлы реферата и презентации с тестом сдаются в папке «N/Название/Темы/Фамилия/Имя/Nгр», проецируются на большой экран и/или рассылаются по сети на компьютеры в классе (для набора баллов по кредитно-рейтинговой системе). Если остается время, то презентация защищается. Критерии оценки при защите:
1) полнота (дополнение к имеющемуся) и ценность материала;
2) качество материала (структура, анализ) реферата;
3) оформление (графика, анимация, гипертекст) презентации;
4) выступление (доклад с презентацией);
5) ответы на вопросы слушателей;
6) ответы докладчика на вопросы теста другого докладчика.
Практические занятия могут быть организованы в виде оргдеятельностной игры по кадровому делопроизводству своей игровой компании (по виду организации: государственная, административная, общественная, товарищество, кооперативы или акционерные общества; по роду деятельности: оказывающие производственные, торговые, транспортные, рекламные, образовательные, спортивные, медицинские и т.п. услуги).
Таблица 1
Мультимедийная обучающе-контролирующая презентация
| Элементы презентации | Содержание элемента |
| Типовая структура | Титул, оглавление и содержание раздела, обозначения |
| Навигация | Гипертекстовое оглавление, нумерация, внутренние и внешние ссылки |
| Дизайн | Графика, эргономичные цвета, расположение и акценты, анимация [1] |
| Интерактив | Тест с подсказками для самообучения и контроля [2] |
Практическое занятие эффективнее проводить в компьютерном классе, а при его недоступности в семинарское время — дополнять самостоятельной практикой на компьютерах во внеаудиторное время в образовательном учреждении, учебном классе или в условиях удаленного доступа, или с ЭУМК на CD дома. Количество участников прямо пропорционально количеству учащихся в группе и обратно пропорционально времени практического занятия. Учащиеся подгруппы из 2 — 5 человек выбирают должности (руководитель организации, начальник кадровой службы, бухгалтер, работник, секретарь) и функции (составления, оформления, согласования внутри, визирования документов и представления документов во внешние структуры). Делопроизводство состоит из 3 частей (I — III) и охватывает комплекс документов (группируются по количеству занятий), печатаемых: каждым; кем-то одним на организацию; руководителем; V — всеми остальными, первая часть (I):
1) соискательство должности (резюме, личный листок с фото, характеристика/представление);
2) учреждение компании (протокол собрания, учредительный договор, устав/положение, инструкция по делопроизводству, бланк с эмблемой и реквизитами (сокращенными, полными, финансовыми), печать);
3) прием на работу (штатное расписание, правила внутреннего распорядка, приказ о приеме полного штата; V — положение о структурном подразделении, должностная инструкция, заявление, трудовое соглашение/договор (контракт), выписка из приказа о приеме);
4) деятельность и ее документационное оформление (приказ о назначении на должность, акт сдачи-приемки, (распоряжение/указание или решение/постановление), финансовая справка с полными реквизитами, внешнее письмо о совместной деятельности или приглашение на презентацию, ответ на него);
5) перевод, поощрение, увольнение (V — объяснительная записка об опоздании, служебная записка о ремонте, докладная записка о расширении деятельности, представление о переводе/поощрении/награждении, (приказ об увольнении), повышение квалификации (направление в командировку, на стажировку) и доклад на конференции (выступление с презентацией по реферату, список трудов);
6) архивация документов (номенклатура дел с кодами, журналы регистрации входящей, внутренней и исходящей документации, N и подписи на своих документах), закрытие и передача упорядоченного массива дел с описями в архив (папка от организации, систематизированная по порядку занятий в бумажном варианте с визами и резолюциями (III) и в электронном (II) виде представляется преподавателю на зачет).
Критериями оценки правильно выполненного задания являются:
— полнота и корректность содержания (I);
— внутренняя и внешняя активность, творчество, оперативность;
— командное взаимодействие и посещаемость;
— правильность оформления и предъявления в электронном (II) и бумажном (III) виде (ведение делопроизводства с резолюциями на заявлениях, докладных и письмах, согласованием и визированием приказов и актов теми, кого эти документы касаются).
Презентации разработаны автором и слушателями ФГУ МГУ, будущими и работающими управленцами. Иллюстрированные и анимированные гипертексты уменьшили время объяснения, тесты повысили внимательность и результативность. MS Word — и Excel-шаблоны облегчают рутинную работу по созданию, форматированию и сравнению документов. Экономия времени и деление документов на разные группы обучающихся позволяют охватить весь спектр работ по кадровому делопроизводству, командная игра с оперативной пересылкой информации по сети захватывает участников и мотивирует их взаимодействие и творчество. Информационные и коммуникационные технологии, доступные дома, на лекции, семинаре, на практике и на будущей работе, интегрируют способ обучения и будущей деятельности, управление ими (в виде электронного портфолио (II) — индивидуального комплекта инструментальных и предметных материалов профессиональной деятельности). Электронный учебно-методический комплекс можно использовать как в очном, так и дистанционном или смешанном обучении.
Методика обучения на основе применения учебно-методического комплекса уже апробирована на будущих управленцах (студентах и магистрах) разных специальностей. По результатам апробации стало ясно, что комплекс может быть дополнен полезными материалами, а также модернизирован с целью использования для некоторых других категорий (документоведы и архивариусы), уровней обучаемых (повышение квалификации, колледж, УПК и даже школьный факультатив по делопроизводству).
Источник: hr-portal.ru
