Кадровые проверки которые могут постигнуть
В данной статье мы поговорим обо всех проверках, которые могут «постигнуть» вашу организацию в связи с тем, что вы нанимаете персонал.
Совместные выездные проверки ФСС и ПФР
В соответствии с ч. 3 ст. 33 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный Фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный Фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ) с 1 января 2011 г. плановые выездные проверки организаций и индивидуальных предпринимателей Пенсионный фонд и Фонд социального страхования РФ проводят совместно.
План-график выездных проверок на год составляется до 25 декабря предыдущего года. Однако этот план в открытый доступ не попадает, поэтому о предстоящей проверке организация может узнать только накануне, когда на ее адрес поступит решение о проверке.
Кто может попасть в план проверок:
— компании, у которых три предыдущих года не проверяли персонифицированный учет и выплату социальных пособий;
— компании, которые имели какие-либо проблемы с уплатой взносов и сдачей отчетности.
Внеплановые проверки фонды могут проводить отдельно друг от друга.
Внепланово ПФР и ФСС РФ могут проверить организацию в случае:
— ее ликвидации или реорганизации (ч. 20 ст. 35 Закона N 212-ФЗ);
— поступления жалобы от ее работника (например, на отказ в выплате пособия);
— если организация-работодатель обращается с просьбой в ФСС РФ выделить средства на выплату страховых пособий своим сотрудникам. Провести внеплановую проверку в этом случае ФСС РФ позволяет ст. 4.7 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ.
Ревизия проходит на территории (в помещении) плательщика страховых взносов. Однако если у организации нет возможности предоставить помещение, проверка может проводиться по местонахождению органа контроля, то есть в ПФР или в ФСС РФ (ст. 35 Закона N 212-ФЗ).
Сроки проверок
Срок выездной проверки не может превышать двух месяцев, а срок проверки обособленного подразделения — одного месяца. Причем ревизоры вправе проверять обособленные подразделения как в рамках выездной проверки головного предприятия, так и отдельно. Срок выездной проверки исчисляется с даты вынесения решения о проверке до составления справки о проведенной проверке.
Согласно ч. 9 ст. 35 Закона N 212-ФЗ выездная проверка может охватывать максимум три календарных года, предшествующих году вынесения решения о ее проведении.
Назначать выездную проверку одного страхователя можно не чаще чем раз в три года, но при этом не учитываются проверки обособленных подразделений.
При этом выездная проверка в связи с реорганизацией или ликвидацией организации может проводиться независимо от времени проведения предыдущей проверки.
Законом N 212-ФЗ проведение повторных проверок не предусмотрено.
Что проверяют инспекторы ПФР и ФСС
Предметом выездной проверки являются правильность исчисления и своевременность уплаты страховых взносов. Кроме этого, контролеры могут проверить персонифицированный учет, правильность исчисления пособий, страховых взносов от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Контролирующие органы могут истребовать у плательщика взносов необходимые документы. Для этого они должны вручить проверяемому требование об их представлении.
Документы нужно передать в виде заверенных копий, а с подлинниками проверяющие могут ознакомиться только на территории плательщика взносов, если проверка не проходит в помещении контролирующего органа.
Основанием для проверки является решение руководителя (заместителя руководителя) органа контроля по местонахождению организации. Однако если проводится выездная проверка обособленного подразделения, имеющего отдельный баланс, расчетный счет и начисляющего выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, то решение принимает орган контроля за уплатой страховых взносов по местонахождению такого подразделения (ч. 3 ст. 35 Закона N 212-ФЗ).
Во время выездных проверок представители фондов могут запросить:
— карточки учета выплат;
— банковские и кассовые документы;
— учредительные документы, лицензии;
— бухгалтерскую отчетность (годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения), «первичку», подтверждающую хозяйственную деятельность плательщика, книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций, приказы об утверждении учетной и (или) кредитной политики;
— регистры бухгалтерского и налогового учета (главные книги, журналы учета хозяйственных операций, журналы-ордера, ведомости);
— трудовые, гражданско-правовые договоры (контракты) с физическими лицами.
Оформление результатов и итоги проверки
В последний день проверки специалисты фондов должны составить справку о проведенной выездной проверке. В документе фиксируются ее предмет и сроки, затем справка передается плательщику взносов или его уполномоченному представителю.
В течение двух месяцев со дня составления справки должен быть составлен акт по результатам выездной проверки (ст. 38 Закона N 212-ФЗ). Акт подписывают сотрудники фондов, проводившие соответствующую проверку, и проверяемый (его уполномоченный представитель). Если страхователь отказывается подписать акт, об этом делается соответствующая запись.
В случае если организация не согласна с фактами, изложенными в акте проверки, в течение 15 дней со дня получения акта она вправе передать в контролирующий орган свои возражения.
По истечении срока на выражение несогласия с актом проверки материалы по ней передаются на рассмотрение руководителю (заместителю руководителя) органа контроля за уплатой страховых взносов, который выносит решение:
— о привлечении к ответственности за совершение правонарушения. В решении о привлечении к ответственности за совершение правонарушения указываются размер выявленной недоимки и соответствующих пеней, а также подлежащий уплате штраф;
— об отказе в привлечении к ответственности за совершение правонарушения.
Решение вступает в силу по истечении 10 дней со дня вручения.
Проверки противопожарной службы
Законодательная база
Основным законодательным актом, определяющим общие основы обеспечения пожарной безопасности, является Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. N 69-ФЗ «О пожарной безопасности». Кроме указанного Закона, принято немало подзаконных актов, которыми утверждены правила, нормы пожарной безопасности, требования к пожарной технике, зданиям, сооружениям. Перечислим некоторые из них:
— Правила пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03), утвержденные Приказом МЧС России от 18 июня 2003 г. N 313;
— Нормы пожарной безопасности «Обучение мерам пожарной безопасности работников организаций», утвержденные Приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. N 645;
— Свод правил «Техника пожарная. Огнетушители. Требования к эксплуатации», утвержденный Приказом МЧС России от 25 марта 2009 г. N 179.
Кроме того, в своей работе инспекторы пожарного надзора используют Административный регламент, утвержденный Приказом МЧС России от 1 октября 2007 г. N 517. В нем собраны требования законодательных и подзаконных актов, которые так или иначе регулируют вопросы проведения проверок соблюдения противопожарных правил, и подробно описаны полномочия проверяющих.
В общих вопросах проведения проверок инспекторы пожарного надзора обязаны руководствоваться нормами Федерального закона от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее — Закон N 294-ФЗ). Данный Закон определяет виды и процедуры проверок, а также меры воздействия по их результатам.
Виды и сроки проверок
Проверки могут быть:
— плановыми и внеплановыми;
— документарными и выездными (ст. ст. 9 — 12 Закона N 294-ФЗ).
Плановые проверки нельзя проводить чаще одного раза в три года. При этом они должны быть согласованы с прокуратурой и размещены на сайте Генеральной прокуратуры РФ.
По общему правилу плановую проверку проводят по истечении трех лет со дня:
1) государственной регистрации юридического лица;
2) окончания проведения последней плановой проверки;
3) начала осуществления предпринимательской деятельности в соответствии с представленным уведомлением о начале осуществления предпринимательской деятельности.
Об этом сказано в ч. 8 ст. 9 гл. 2 Закона N 294-ФЗ.
Основания для внеплановой проверки перечислены в ч. 2 ст. 10 Закона N 294-ФЗ.
Например, это может быть информация об угрозе пожара на том или ином предприятии (объекте). Некоторые внеплановые проверки также необходимо согласовывать с прокуратурой (ч. 5, 12 ст. 10 Закона N 294-ФЗ).
Проводят проверку пожарной безопасности должностные лица органов государственного пожарного надзора (ГПН) федеральной противопожарной службы, входящие в систему МЧС России. Кроме того, следить за соблюдением требований пожарной безопасности также могут представители прокуратуры и полиции.
Проверка проводится на основании распоряжения органа ГПН о проведении проверки, которое должно быть подписано начальником органа (либо его заместителем) и заверено печатью. А в распоряжении должны быть указаны дата, сроки и вид проверки, Ф. И.О. государственных инспекторов по пожарному надзору, правомочных проводить проверку.
Срок проведения проверки — 20 рабочих дней. В случае необходимости проведения сложных исследований, испытаний, специальных экспертиз и расследований проверка может проводиться дольше указанного срока. Однако продление не должно превышать 20 рабочих дней.
Что проверяют пожарные инспекторы
В ходе документарной проверки анализируют информацию, содержащуюся в следующих документах:
— правоустанавливающие документы на юридическое лицо;
— документы распорядительного характера (приказы, распоряжения о назначении лиц, ответственных за противопожарное состояние объектов надзора, должностные инструкции);
— декларация пожарной безопасности;
— предписания по устранению нарушений;
— материалы рассмотрения дел об административных правонарушениях;
— техническая документация, связанная с вопросами энергоснабжения, водоснабжения, установок систем предотвращения пожара и противопожарной защиты, договоры на производство работ по монтажу, ремонту и обслуживанию систем предотвращения пожара и противопожарной защиты;
— технологическая документация, наличие и ведение которой регламентируются техническими регламентами, правилами пожарной безопасности, иными нормативными правовыми актами и нормативными документами;
— договоры аренды территорий, зданий, помещений, объектов, агрегатов, в том числе договоры лизинга;
— лицензии на осуществление деятельности в области пожарной безопасности;
— заключение по результатам независимой оценки рисков в области пожарной безопасности на объекте надзора, выполненной аккредитованной в установленном порядке организацией.
В ходе выездной проверки проверяющие инспекторы чаще всего обращают внимание на:
— наличие в помещениях организации на видных местах табличек с указанием номера телефона вызова пожарной охраны (01);
— вывешенные планы (схемы) эвакуации людей в случае пожара и систему оповещения людей о пожаре, если в здании на одном этаже находятся более 10 человек;
— план эвакуации, план здания, наличие инструкций для персонала, журнала противопожарного инструктажа персонала;
— наличие приказа руководителя о соблюдении пожарной безопасности, в котором прописаны организационные мероприятия по пожарной безопасности (ответственный за пожарную безопасность, места для курения, инструктаж работников и т. п.), допуск менеджеров к работе только после прохождения противопожарного инструктажа;
— наличие инструкции, определяющей действия персонала по обеспечению безопасной и быстрой эвакуации людей, если на этаже находятся более 50 человек;
— оборудованные места для курения (наличие таблички, скамейки из несгораемого материала, металлической урны для окурков, заполненной водой на 10 см);
— наличие автоматической установки противопожарной защиты, пожарной сигнализации, их состояние, а также состояние проводки и электрооборудования;
— наличие огнетушителей в необходимом количестве.
Оформление результатов и итоги проверки
По окончании проверки составляется акт, один из экземпляров которого вручается представителю организации. Если в ходе проверки были выявлены нарушения, пожарные инспекторы выписывают предписание по устранению нарушений с указанием выделенных на это сроков.
Кроме того, организация и ее должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности в соответствии с Кодексом РФ об административных правонарушениях.
В соответствии со ст. 38 Закона о пожарной безопасности ответственность за нарушение требований пожарной безопасности, в частности, несут:
1) собственники имущества (Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 30 марта 2011 г. N 15АП-1412/2011);
2) лица, уполномоченные владеть, пользоваться или распоряжаться имуществом, в том числе руководители организаций;
3) лица, в установленном порядке назначенные ответственными за обеспечение пожарной безопасности;
4) должностные лица в пределах их компетенции.
Арендатор должен выполнять противопожарные требования норм для данного типа зданий (п. 38 ППБ 01-03). Если арендатор нарушает требования пожарной безопасности, это является основанием для расторжения с ним договора аренды (Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 20 января 2009 г. N А56-15970/2008).
Таким образом, к ответственности за нарушение норм пожарной безопасности могут быть привлечены как арендодатели и их должностные лица, так и арендаторы и их должностные лица. Избежать споров в этой ситуации поможет четкое разграничение обязанностей и ответственности арендатора и арендодателя по содержанию помещения, исполнению требований пожарной безопасности непосредственно в договоре аренды.
Проверки Федеральной миграционной службы
Законодательная база
Федеральная миграционная служба входит в структуру МВД и занимается проверками организаций, принимающих на работу иностранцев. Проверки проводятся в соответствии с Административным регламентом, утвержденным Приказом МВД России N 338, ФМС России N 97 от 30 апреля 2009 г.
ФМС проводит как собственные проверки, так и совместные: с представителями правоохранительных органов, Роструда и налоговой службы.
Следует иметь в виду, что проверки миграционного законодательства осуществляются не реже одного раза в течение календарного года. Такая регулярность установлена Приказом ФМС России N 1, Минздравсоцразвития России N 4, Минтранса России N 1, Госкомрыболовства России N 2 от 11 января 2008 г. Днем начала проверки считается дата издания распоряжения о ее проведении. Типовая форма такого документа утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. N 141.
Виды и сроки проверок
Проверки ФМС могут быть документарными и выездными, плановыми и внеплановыми.
Документарная проверка проводится в следующих случаях:
— при получении миграционной службой информации о возможных нарушениях миграционного законодательства;
— при наличии в уже имеющихся сведениях признаков административного правонарушения. Она проводится без выезда на проверяемый объект на основании документов, полученных как от самого проверяемого, так и из других источников.
Документарная проверка проводится в срок до одного месяца. Однако срок может быть продлен назначившим проверку должностным лицом еще на один месяц.
Проведение документарной проверки включает в себя:
— направление проверяемой организации запроса о представлении документов и информации;
— направление запросов в адрес иных организаций и органов власти о представлении дополнительно документов и информации, связанных с деятельностью проверяемого;
— анализ полученных документов и информации;
— составление акта;
— ознакомление проверяемой организации с актом.
Выездная проверка может быть как плановой, так и внеплановой.
Чаще всего проверки проводятся по плану на основании имеющейся у ФМС России информации о наличии в штате организаций иностранцев. План утверждается руководителем территориального подразделения службы.
По общему правилу плановую проверку проводят по истечении 3 лет со дня:
1) государственной регистрации юридического лица;
2) окончания проведения последней плановой проверки;
3) начала осуществления предпринимательской деятельности в соответствии с представленным уведомлением о начале осуществления предпринимательской деятельности.
Об этом сказано в ч. 8 ст. 9 гл. 2 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее — Закон N 294-ФЗ).
Если же у ФМС появилась информация о нарушениях миграционного законодательства, то проверка может быть проведена внепланово. Решение об этом может принять руководитель территориального подразделения миграционной службы или его заместитель.
Выездная проверка проводится в срок до 7 дней. Этот срок может быть продлен еще на 7 дней.
Перед началом проверки контролеры ФМС должны представить проверяющим:
— подлинник распоряжения на проведение проверки. При этом копия распоряжения вручается руководителю организации в день выезда на проверяемый объект с отметкой о вручении;
— служебное удостоверение сотрудника миграционной службы. При отсутствии указанных документов проверка будет считаться незаконной.
До начала проверки представители проверяемой организации должны быть под расписку ознакомлены с порядком проведения проверки, с их правами и обязанностями.
Что проверяют инспекторы ФМС
В ходе проверки инспекторы могут проверить любого иностранного гражданина или лицо без гражданства, которые находятся на территории организации. Такие работники всегда должны иметь с собой:
— паспорт (иной документ, удостоверяющий личность);
— миграционную карту;
— вид на жительство или временное пребывание на территории РФ;
— документ, подтверждающий постановку на миграционный учет.
Также контролеров обычно интересуют трудовой договор и разрешение на работу.
Помимо этого, проверяются:
— разрешение на право привлечения и использования иностранной рабочей силы (если оно обязательно);
— уведомление о привлечении иностранных работников (из стран СНГ, за исключением Туркменистана);
— соответствие численности и профессионального состава иностранных рабочих установленной квоте;
— соответствие заявленной цели въезда в РФ фактически выполняемой работе или роду занятий.
У организации контролеры имеют право также запросить:
— уставные документы;
— штатное расписание;
— договоры аренды помещений;
— сведения об иных юридических и физических лицах, осуществляющих деятельность на проверяемом объекте;
— и др.
Инспектор ФМС имеет право:
1) проводить осмотр территории предприятия. При этом может использоваться фото — и видеосъемка. Информация об осмотре заносится в итоговый акт проверки. Самостоятельный протокол осмотра составляется, если в ходе осмотра было выявлено административное правонарушение;
2) выставлять проверяемому требование представить копии документов. Такое требование оформляется письменным запросом в двух экземплярах. Требуемые копии документов заверяются подписью представителя организации и скрепляются печатью. Об изъятии заверенных копий документов составляется акт приема-передачи документов.
Если документы (или их копии) не могут быть представлены в установленный срок либо отсутствуют, руководитель организации должен дать письменные объяснения.
Изъятие оригиналов документов допустимо только в случае выявления административного правонарушения с составлением акта приема-передачи документов;
3) истребовать документы и информацию в иных организациях и госорганах;
4) получать устные пояснения.
Оформление результатов и итоги проверки
По результатам проверки инспекторы ФМС составляют акт в двух экземплярах. Первый направляется с уведомлением о вручении представителю организации, второй остается в материалах проверки.
Если представитель проверяемой организации не согласен с содержанием акта, он может направить в орган ФМС России мотивированные возражения.
В случае обнаружения нарушений миграционного законодательства контролер составляет протокол об административном правонарушении.
Согласно ст. 28.2 Кодекса РФ об административных правонарушениях в протоколе должны быть указаны:
— дата и место его составления;
— должность и Ф. И.О. сотрудника службы;
— сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело;
— данные потерпевших и свидетелей (если таковые имеются);
— место, время совершения и событие правонарушения;
— объяснения правонарушителя;
— и другие данные.
Должностные лица, которые имеют право оформить протокол, установлены Приказом ФМС России от 3 июня 2008 г. N 137. Если протокол составлен и подписан любым другим сотрудником, он может быть признан незаконным.
Копия протокола вручается под роспись лицу, в отношении которого он составлен. При этом руководитель организации может дать свои объяснения по поводу происшедшего и высказать замечания к содержанию протокола. Все объяснения и замечания оформляются в виде отдельного документа, который прилагается к протоколу.
В случае если в ходе проверки выявлены нарушения, которые не подконтрольны ФМС России, материалы направляются в компетентные ведомства в срок не позднее 10 рабочих дней с момента выявления таких нарушений. В случае если будут обнаружены признаки уголовного преступления, материалы сразу отправляют в органы полиции.
Проверки Роструда
Проверки Роструда могут быть плановыми и внеплановыми.
Контролеры проверяют соблюдение трудового законодательства.
Часто поводом для внеплановой трудовой проверки служит жалоба, поступившая от гражданина — бывшего или настоящего сотрудника.
Что проверяют
Инспекторы Роструда проверяют:
— трудовые договоры;
— трудовые книжки;
— табели учета рабочего времени;
— штатное расписание;
— график отпусков — всего около 50 документов.
С какой периодичностью проходят проверки
По статистике, больше всего чиновники Роструда проводят внеплановые проверки. Законодательство не обязывает Роструд предупреждать организацию о внеплановых проверках. Кроме того, их количество может быть не ограничено.
О плановых проверках компанию всегда предупреждают заранее — не меньше чем за месяц. Плановую проверку предприятия инспекторы Роструда могут проводить не чаще одного раза в два года. Исключение составляют малые предприятия. Их Роструд вправе проверить только через три года после их государственной регистрации.
Отметим, что есть еще контрольные ревизии. В ходе этих проверок инспекторы проверяют, устранены ли нарушения, которые были выявлены ранее.
Источник: hr-portal.ru
