Как эффективно организовать работу с удаленными командами

Сотрудники, работающие на удаленке, часто не чувствуют себя полноценными командными игроками и не до конца понимают свою роль в проектах.

Учитывайте разницу во времени с коллегами из других городов и стран

Поделитесь вашим календарем с коллегой, чтобы выбрать оптимальное время для звонков и коммуникации по проектам. Можно использовать Calendly или World Clock Meeting, чтобы не путаться в часовых поясах.

Помните о национальных праздниках — возможно, в ваш рабочий день у коллег из других стран официальный выходной. Создайте общий календарь команды и отметьте в нем праздники в разных регионах. Это поможет спланировать график работы.

Регулярно давайте удаленным сотрудникам обратную связь

По данным отчета о стрессе и продуктивности Wrike, 39% респондентов называют основной причиной стресса на рабочем месте неэффективный обмен информацией. Это особенно актуально для удаленных сотрудников. Из-за дистанционной работы им сложно оценить свой вклад в проект. Своевременная обратная связь дает понять, насколько качественно выполнена работа, и мотивирует.

Руководителям и менеджерам стоит проводить встречи один на один. Назначьте онлайн-звонки, например, видеоконференции через Zoom, Cisco Jabber или GoToMeeting, с удаленными сотрудниками и проводите встречи регулярно — один-два раза в месяц. Такой формат помогает оценить промежуточные результаты и ответить на вопрос, совпадают ли ожидания сотрудника и команды. Важно включать не только звук, но и видео, чтобы общение было максимально приближено к личному. Обратная связь должна быть двусторонней.

На встречах один на один обсуждают:

• как у сотрудника продвигаются проекты, доволен ли он работой в целом;
• возникают ли у него сложности;
• нужна ли помощь со стороны руководителя или команды;
• как проходят спринты и проекты, что можно было бы сделать лучше и как именно;
• какой у сотрудника прогресс по личным целям или ключевым результатам (Objective Key Results, OKR). Если компания работает по этому методу, OKR позволяет синхронизировать индивидуальные и командные цели и следить за ходом проекта;
• нейтральные темы, не касающиеся работы, если сотрудник готов их обсуждать.

Обеспечьте прозрачность рабочих процессов

Когда в рабочих процессах отсутствует прозрачность, эффективность сотрудников снижается. Часто проблема возникает из-за фрагментации информации. Сотрудники используют почту, мессенджеры и другие средства коммуникации, пытаются узнать о статусе проектов на совещаниях, в личной переписке. На это уходит много времени, а полная картина рабочего процесса может так и не сложиться.

Составьте список конкретных ожиданий от удаленных сотрудников и обсудите его в самом начале. Методы и способы взаимодействия должны быть прозрачны и понятны для всех участников. Для этого понадобятся гибкие инструменты, которые можно адаптировать под нужды команды. Выбирайте сервисы, где можно оставлять отзывы и комментарии в изображениях и файлах и оперативно вносить изменения по ним.

Устраивайте онлайн открытую Q&A-сессию с руководством

Часто у удаленных работников возникает больше вопросов, чем у офисных сотрудников. Однако у них нет возможности прийти к менеджеру в кабинет и лично их задать.

На открытых Q&A-сессиях все сотрудники смогут принять участие в дискуссии и получить ответы от руководителей онлайн в режиме реального времени. Мотивация и вовлеченность удаленных сотрудников

Вовлекайте и мотивируйте

Из-за недостатка общения менеджеру или руководителю сложно поддерживать мотивацию и вовлеченность удаленщиков. Создайте один рабочий чат для всей команды, например, в Slack, и ведите в нем все обсуждения по проектам. Если компания большая, создайте несколько чатов: для маркетологов, контент-менеджеров, отдела продаж, сотрудников техподдержки. Удаленные сотрудники смогут общаться с коллегами и останутся вовлеченными в рабочий процесс.

Внедрите внутреннюю систему вознаграждения и мотивации, чтобы у удаленных команд был стимул работать еще продуктивнее. Например, в сервис Bonusly у каждого пользователя фиксированное количество бонусных баллов в месяц, которые он перечисляет коллегам за помощь в решении задач, выполнении поручений или за полезные советы. Накопленные бонусы можно обменять на корпоративные подарки или дополнительные отгулы — призовой фонд определяют руководители компании.

Помогите команде преодолеть языковой барьер

Из-за языкового барьера и разницы менталитета командам бывает сложно выстроить доверительные отношения. Составьте для команды общие правила переписки в корпоративном чате. Например, язык общения — только английский. Это поможет избежать ситуации, когда сотрудники обсуждают на локальном языке общую проблему всей команды, а другие их не понимают.

Создайте общий чат «без темы», где команда будет делиться интересными фактами, фотографиями и статьями. Это поможет лучше узнать коллег и укрепить отношения. Играйте в интеллектуальные онлайн-игры и подключайте удаленных коллег, отправляйте друг другу подарки на праздники.

Проводите неформальные встречи

Обязательно заложите бюджет на совместные мероприятия с удаленными сотрудниками. Если есть возможность, включите в него оплату проезда и несколько дней проживания в отелях для работников из других городов. Старайтесь каждый год проводить одну–две встречи сотрудников за пределами офиса. Это может быть выездной тимбилдинг или мероприятие в формате «конференция и путешествие». Это отличная возможность обсудить совместные задачи, поделиться идеями и планами на будущее. После встречи обязательно соберите отзывы сотрудников по итогам прошедшего мероприятия.

Если нет возможности организовать неформальную встречу, пригласите удаленных сотрудников поработать несколько дней в офисе. Это также отличный способ укрепить связь внутри команды.

Источник: hr-portal.ru