Три вопроса, которые нужно задать HR-менеджеру в собеседование

В настоящее время для работников кадровых отделов коммерческих организаций проблема регулирования и практической реализации аттестации персонала – одна из самых неприятных. На первый взгляд этот процесс несложен, но на практике задача правомерного проведения и оформления аттестации может вызвать множество вопросов.

В действующем законодательстве до сих пор нет четкой и однозначной государственной концепции аттестации – с этим связаны разночтения, касающиеся как самого понятия данной процедуры, так и ее принципов, целей и задач. Механизм ее регулирования в большой степени зависит от отраслевой специфики и профессиональной принадлежности работников. Так, различаются проведение и документальное оформление аттестации педагогических и научных работников, государственных гражданских служащих, сварщиков и специалистов сварочного производства, авиационного персонала и т.д.

Понятие аттестации в Трудовом кодексе Российской Федерации отсутствует – он ссылается на эту процедуру только опосредованно. К примеру, ТК РФ предусмотрена возможность проведения аттестации среди научно-педагогических работников до истечения срока избрания по конкурсу или в течение периода действия срочного трудового договора (ч. 10 ст. 332 ТК РФ). В большинстве случаев (в подзаконных актах, научной литературе, словарях и энциклопедиях) аттестация определяется как процедура периодической проверки и подтверждения квалификации сотрудника и соответствия ее занимаемой должности или выполняемой работе. Собственно, основной задачей здесь и является проверка профессионального уровня и навыков, деловых качеств и/или специальных теоретических знаний работника, а также его умения применять их при выполнении функции, определенной трудовым договором. Кроме того, аттестация позволяет определить, понадобится ли работнику повысить квалификацию.

ТК РФ содержит общие нормы, связанные с несколькими аспектами аттестации.

Работодатель имеет право по своей инициативе расторгнуть трудовой договор с сотрудником, если тот не соответствует занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). По данному основанию главным критерием для прекращения трудовых отношений является подтверждение факта несоответствия результатами аттестации.
ТК РФ обязывает работодателя включать в состав аттестационной комиссии представителя выборного органа первичной профсоюзной организации, если процедура аттестации может послужить основанием для увольнения работников (ч. 3 ст. 82 ТК РФ). При отсутствии профсоюзной организации аттестация проводится без участия ее представителя.
Локальные нормативные акты, устанавливающие и определяющие порядок аттестации, должны приниматься с учетом мнения представительного органа работников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ).

Работодатель имеет право по своей инициативе расторгнуть трудовой договор с сотрудником, если тот не соответствует занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

Нормативного правого акта федерального уровня, который закрепил бы общие правила проведения, сроки, категории работников и иные вопросы, связанные с аттестацией, пока также нет, хотя дискуссии и споры о необходимости принятия общего положения о проведении аттестации, утвержденного Правительством РФ, ведутся уже достаточно давно. Однако следует заметить, что существуют отдельные нормативные правовые акты, которые все же регулируют порядок проведения этой процедуры для некоторых категорий специалистов, среди которых:

прокурорские работники, имеющие классные чины либо занимающие должности, по которым предусмотрено присвоение классных чинов (п. 2 ст. 41 Федерального закона от 17.01.1992 № 2202–1 «О прокуратуре Российской Федерации»);
работники библиотек (ст. 26 Федерального закона от 29.12.1994 № 78-ФЗ «О библиотечном деле»);
авиационный персонал (п. 2 ст. 8 Воздушного кодекса Российской Федерации от 19.03.1997 № 60-ФЗ);
лица, занимающие должности, связанные с обеспечением безопасности судоходства, полетов и движения наземных транспортных средств (п. 9 Постановления Правительства РФ от 30.08.1993 № 876 «О мерах по обеспечению устойчивой работы авиационного, морского, речного и автомобильного транспорта в 1993 году», Приказ Минтранса РФ, Минтруда РФ от 11.03.1994 № 13/11);
спасатели (ст. 23, 24 Федерального закона от 22.08.1995 № 151-ФЗ «Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей», Постановление Правительства РФ от 22.11.1997 № 1479 «Об аттестации аварийно-спасательных служб, аварийно-спасательных формирований и спасателей»);
работники опасного производственного объекта (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.07.1997 № 116-ФЗ «О промышленной безопасности опасных производственных объектов»);
руководители унитарных предприятий (п. 2 ст. 21 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»).

Исходя из вышеизложенного, можно дать общие рекомендации по порядку проведения аттестации. Ее план может включать в себя три основных этапа: подготовительную работу, реализацию самой процедуры, подведение ее итогов и учет результатов.

Этап подготовки

Положение об аттестации – основной локальный нормативный акт, регулирующий порядок проведения и применяемые процедуры аттестации

Прежде всего следует провести с персоналом разъяснительную и консультационную работу, которая позволит избежать дальнейшего недопонимания, неверного толкования целей и задач аттестации. В ходе подготовки к аттестации оформляются и необходимые документы:

положение о порядке проведения аттестации с приказом о его утверждении;
график проведения аттестации;
приказ о создании аттестационной комиссии;
приказ об утверждении протокола аттестационной комиссии и принятие окончательного решения.

Положение об аттестации – основной локальный нормативный акт, регулирующий порядок проведения и применяемые процедуры аттестации. Его желательно подготовить и принять при первичном внедрении аттестации в организации. При этом рекомендуется использовать уже существующие нормативно-правовые акты (хороший пример – Положение о проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации).

Данный документ может включать в себя несколько разделов.

Цели и задачи. Аттестация может быть основанием для решения как глобальных вопросов – реорганизации структуры, определения и повышения квалификации работников, оптимизации процессов трудовой деятельности, так и частных – изменения системы оплаты труда, системы поощрений и т.п.
Категории работников, в отношении которых может проводиться аттестация, а также категории сотрудников, которые аттестации не подлежат. Заметим, что далеко не каждого работника работодатель имеет право уволить по результатам проведенной аттестации. Статьей 261 ТК РФ предоставлена гарантия от увольнения по данному основанию следующим категориям:

беременным женщинам;
женщинам, имеющим детей в возрасте до трех лет;
одиноким матерям, воспитывающим ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет);
другим лицам, воспитывающим ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет) без матери.

Увольнение работников, соответствующих этим критериям, по итогам проведенной аттестации и на основании п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ будет незаконным.

Кроме того, работодателю не следует забывать об общих ограничениях, которые также не позволят работодателю уволить работника по п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Так, в обычном порядке нельзя уволить:

работников, являющихся членами профсоюза (ч. 2 ст. 82 ТК РФ);
представителей работников в период ведения коллективных переговоров (ч. 3 ст. 39 ТК РФ);
работников, находящихся в отпуске, независимо от его вида – ежегодного, дополнительного, иного (ч. 6 ст. 81 ТК РФ);
работников в период временной нетрудоспособности (ч. 6 ст. 81 ТК РФ);
работников в возрасте до 18 лет (ст. 269 ТК РФ);
представителей работников, участвующих в разрешении коллективного трудового спора (ст. 405 ТК РФ);
работников, участвующих в коллективном трудовом споре или в забастовке (ст. 415 ТК РФ);
работников, избранных в состав комиссий по трудовым спорам (ст. 171, 373 ТК РФ);
руководителей (их заместителей) выборных коллегиальных органов первичных профсоюзных организаций, выборных коллегиальных органов профсоюзных организаций структурных подразделений организаций – не ниже цеховых и приравненных к ним (ст. 374, 376 ТК РФ).

Сроки, порядок проведения аттестации. Сроки могут устанавливаться в зависимости от целей и задач процедуры, например не реже одного раза в пять лет, в три года. Положением также можно предусмотреть возможность плановой и внеплановой (внеочередной) аттестации. Плановая аттестация проводится в установленном порядке, тогда как внеплановая – при определенных условиях: в случае неудовлетворительной работы сотрудников отдела, подразделения, снижения производственных показателей, при необходимости сокращения численности или штата организации и т.п. Также целесообразно регламентировать порядок составления графиков аттестации, назначить ответственных за это, установить порядок информирования о сроках проведения аттестации заинтересованных лиц.
Состав, полномочия, порядок формирования аттестационной комиссии. В данном разделе устанавливаются полномочия, состав комиссии (председатель, его заместитель, секретарь, другие участники) и распределяются функции между ее членами. Если в организации есть профсоюзный комитет, его представитель должен быть включен в такую комиссию, согласно ч. 3 ст. 82 ТК РФ. Кроме указанных лиц в аттестационную комиссию могут входить специалисты и эксперты из числа высококвалифицированных работников, имеющих высокий уровень профессиональных знаний. Также можно предусмотреть участие независимых экспертов, не являющихся сотрудниками данной организации, чтобы обеспечить объективность оценки.

Чем четче в трудовом договоре работника описаны его трудовые функции, тем объективнее будет результат аттестации, в ином случае вероятно возникновение споров

Полномочия членов комиссии могут распределяться следующим образом. Председатель возглавляет комиссию, организует ее деятельность, формирует ее состав, определяет порядок работы и функции каждого из членов, сроки, график проведения аттестации, запрашивает необходимые дополнительные данные для рассмотрения представленных материалов. Члены комиссии проверяют квалификацию персонала, участвуют в голосовании, принимают совместное (коллегиальное) решение о результатах прохождения аттестации в отношении каждого сотрудника. Секретарь занимается документооборотом аттестации и комиссии, формирует поступившие документы на аттестуемых работников, уведомляет членов комиссии о месте и времени проведения аттестации, ведет протокол заседаний, учет аттестованных сотрудников.

Обязанности подразделения/сотрудника организации, ответственных за подготовку материалов для аттестационной комиссии. Здесь могут быть указаны определенные подразделения и/или работники – специалисты кадрового отдела, секретари, юрисконсульты, в должностные обязанности которых входит участие в аттестации (подготовка списков работников, информирование о необходимости подачи запрашиваемых документов – характеристик, аттестационных листов и т.п., сбор материалов по трудовой деятельности аттестуемых работников и дополнительных сведений, составление графика проведения аттестации, подготовка приказа о формировании аттестационной комиссии, установление сроков ознакомления с графиком и т.п.).
Критерии оценки. Данный раздел является одним из важнейших: на его основании оценивается уровень квалификации аттестуемых сотрудников и устанавливается соответствие этого уровня выполняемой работе. Чем четче в трудовом договоре работника описаны его трудовые функции, тем объективнее будет результат аттестации, в ином случае вероятно возникновение споров.

Среди таких критериев могут быть следующие:

соответствие квалификационным требованиям по замещаемой должности, утвержденным в установленном порядке;
определение участия работника в решении поставленных перед соответствующим структурным подразделением задач, сложности выполняемой им работы;
результаты исполнения работником должностной инструкции;
прохождение повышения квалификации и профессиональной переподготовки.

Примером разработки критериев оценки и их документального оформления может послужить положение о порядке проведения аттестации работников системы Пенсионного фонда Российской Федерации, утв. постановлением правления ПФ РФ от 15.01.2007 № 5п, в котором представлена шкала оценки профессиональных, деловых, морально-психологических качеств работника и характеристик руководителя, аттестуемого в баллах, таблица критериев оценки аттестуемого, а также описание критериев оценки аттестуемого по четырем уровням шкалы. Также критерии могут определяться в соответствии с требованиями к специальностям, установленными в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.

На основе установленных критериев разрабатываются соответствующие формы тестов, экзаменационные вопросы и т.д. Необходимо определить круг лиц, подлежащих аттестации, – составить списки сотрудников, подготовить и утвердить график аттестации, с которым необходимо ознакомить заинтересованных работников, а за несколько недель до проведения процедуры еще раз уведомить о ней работника (приложение 1).

Проведение аттестации

В соответствии с утвержденным положением об аттестации, комиссия предоставляет работникам тесты или экзаменационные вопросы, на которые они должны ответить устно или письменно, а также проводит с ними беседу, изучает материалы, включая характеристики и иные документы, касающиеся их трудовой деятельности. Процесс аттестации фиксируется в протоколе, где указываются все сведения о ее проведении, информация об аттестуемом и оценки его квалификации (приложение 2). Результаты мероприятия рекомендуется оформить в письменной форме – как приложения к протоколу.

Работник может предоставить и дополнительные сведения, которые относятся к оценке его деятельности. В таком случае члены комиссии могут изучить их в ходе аттестации либо принять решение о дополнительном сроке ознакомления с данными материалами, в связи с чем процедура должна быть перенесена на другой срок. Все эти действия настоятельно рекомендуется отражать в протоколе.

По окончании мероприятий комиссия проводит обсуждение и выносит решение по каждому сотруднику в порядке, предусмотренном положением (это может быть открытое или закрытое голосование, в присутствии или отсутствии работника и т.п.). Решение, принятое по итогам аттестации и отраженное в протоколе, сообщается работникам под роспись в установленные положением сроки.

По документам аттестации следует вести отчет и бережно их хранить. Необходимо отметить, что период хранения протокола заседания аттестационной комиссии составляет 15 лет (в соответствии со ст. 359 раздела 8.2 «Установление квалификации работников» Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000).

Зафиксировать результаты аттестации можно и в личной карточке работника, форме № Т-2: в раздел IV «Аттестация» вносятся дата аттестации, решение комиссии, основание (протокол) и реквизиты документа.

Подведение итогов и учет результатов

Данная стадия аттестации – завершающая. Руководитель (председатель) комиссии утверждает протокол, принимает окончательное решение по итогам мероприятий. Управленческие, кадровые и иные решения работодателя, основанные на результатах аттестации, следует оформлять приказами. Так, работники могут быть направлены на курсы повышения квалификации, включены в список для дальнейшего перевода на вышестоящую должность, уволены в связи с несоответствием занимаемой должности и т.п. В случае вынесения комиссией решения о поощрении работника оно может быть осуществлено в соответствии со ст. 191 ТК РФ и локальными нормативными актами работодателя (например, положением о премировании). Такими полномочиями наделен исключительно работодатель, т.к., согласно законодательству, именно он является стороной трудовых правоотношений, а не аттестационная комиссия (ее решения носят для работодателя рекомендательный характер).

Особо следует остановиться на случае увольнения сотрудника по п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (несоответствие занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации). В такой ситуации работодателю следует действовать в определенном порядке.

Решение об увольнении по данному основанию оформляется приказом за подписью руководителя или уполномоченного лица. Необходимо помнить о том, что для некоторых категорий сотрудников установлены особые правила расторжения трудового договора (см. выше) либо предусмотрен запрет на увольнение по инициативе работодателя.
Увольняемого работника следует обязательно ознакомить с приказом под роспись.
До увольнения работодатель обязан предложить работнику, признанному не соответствующим занимаемой должности, иные имеющиеся в организации вакансии (приложение 3), в том числе нижестоящие или нижеоплачиваемые, если иное не предусмотрено коллективным и трудовыми договорами, соглашениями (ч. 3 ст. 81 ТК РФ). Указанные предложения необходимо оформить письменно, поскольку в случае споров и обжалования правомерности увольнения работодателю придется доказывать факт наличия законного основания расторжения трудового договора и соблюдение установленного порядка увольнения (что указано и в п. 23 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»). Если сотрудник согласен на перевод на другую должность, работодатель обязан издать соответствующий приказ по унифицированной форме № Т-5. В случае отказа работника от перевода (который также рекомендуется получить в письменном виде) трудовой договор с ним расторгают по основанию, предусмотренному пунктом 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, оформляя это действие приказом по унифицированной форме № Т-8. В случае, если отказавшийся от перевода сотрудник является членом профсоюзной организации, работодатель обязан применить правила, установленные статьей 373 ТК РФ, а именно:

направить в выборный орган соответствующей первичной профсоюзной организации проект приказа, а также копии документов, являющихся основанием для принятия данного решения (протокол заседания аттестационной комиссии, характеристика, дополнительные материалы и т.п.);
в течение семи рабочих дней получить от выборного органа первичной профсоюзной организации мотивированное мнение по данному вопросу;
провести с выборным органом первичной профсоюзной организации дополнительные консультации (оформляются протоколом) – при несогласии с предполагаемым решением работодателя результаты консультаций заносятся в протокол;
принять окончательное решение по данному работнику (увольнение или иное), которое в дальнейшем может быть обжаловано путем направления соответствующей жалобы в государственную инспекцию труда.

Решение об увольнении сотрудника в связи с несоответствием его занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации, заносится в его трудовую книжку.

Если аттестация оформлена и проведена точно и корректно, персонал и руководство могут избежать недопонимания и дальнейших споров. Когда в суде рассматриваются дела о восстановлении на работе лиц, уволенных в связи с несоответствием занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации, доказательства могут устанавливаться на основании следующих вопросов:

Подтверждено ли несоответствие сотрудника занимаемой должности или выполняемой работе результатами аттестации?
Соответствует ли действительности вывод аттестационной комиссии о деловых качествах, квалификации работника?
Был ли включен в состав аттестационной комиссии представитель выборного профсоюзного органа? Получено ли согласие профсоюзного органа на увольнение работника, если он являлся членом профсоюза?
Не был ли уволен работник в период временной нетрудоспособности или в период его нахождения в отпуске?
Принял ли работодатель меры по переводу сотрудника на другую работу?
Связана ли недостаточная квалификация работника с отсутствием необходимого опыта в связи с непродолжительностью трудового стажа?

При рассмотрении в суде дела несогласного с увольнением работника первоочередное доказательственное значение будут иметь такие документы:

приказ (выписка из него) о приеме на работу;
приказ (выписка из него) об увольнении с работы;
приказ о проведении аттестации, локальные нормативные акты по аттестации (положение о проведении аттестации);
характеристика на работника, подготовленная для аттестационной комиссии; доказательства факта ознакомления работника с материалами, передаваемыми аттестационной комиссии, ознакомления его с протоколом/решением комиссии, приказами работодателя, другие документы, связанные с проведением аттестации;
заключение (решение) аттестационной комиссии;
документы о продолжительности трудового стажа работника (трудовая книжка);
справка о средней заработной плате работника;
доказательства, подтверждающие отказ сотрудника от перевода на другую работу; доказательства, подтверждающие отсутствие у администрации возможности перевести сотрудника с его согласия на другую работу.

Приложение 1