Компенсации при направлении в командировку. Суточные
При расчете суточных, которые необходимо выплатить командированному работнику по количеству дней, следует руководствоваться Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749), а также Инструкцией Минфина СССР от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Однако необходимо помнить, что Инструкция N 62 применяется только в части, не противоречащей действующему законодательству и, в первую очередь, Трудовому кодексу РФ.
Так, суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т. п.) из места постоянной работы командированного работника, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани), в соответствии с п. 4 Положения N 749. Аналогичные правила применяются и для определения последнего дня командировки на основании все того же п. 4 Положения N 749.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Организациям, не финансируемым из федерального бюджета, нормы суточных устанавливаются коллективным договором или иными локальными нормативными актами и ограничены только минимальным размером. Для целей налогообложения суточные не нормируются. Примечательно, что суточные должны быть выплачены за каждые «занятые» командировкой сутки.
То есть для того чтобы правильно рассчитать суточные, необходимо тщательно проанализировать первичные документы, представленные работником.
В первую очередь такими документами являются билеты. В железнодорожных и авиационных билетах указывается время отправления (вылета) и время прибытия (прилета).
Речь идет о командировках по России.
Суточные в зарубежной командировке.
Рассчитывая размеры суточных при краткосрочных командировках на территорию зарубежных стран, необходимо основываться на Приказе Минфина России от 2 августа 2004 г. N 64н.
Но и здесь есть свои особенности, устанавливаемые Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. N 812 «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (Постановление N 812), в отношении суточных:
1. В случае если работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, то организация (направляющая сторона) выплату суточных им не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, то организация (направляющая сторона) выплачивает им суточные в размере 30 процентов нормы, включая надбавки, предусмотренные Постановлением N 812.
2. Работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте необходимо выплачивать в размере 50 процентов нормы.
3. В соответствии с Постановлением N 812 размер суточных варьируется от условий. При служебной командировке с территории России на территорию иностранных государств размер суточных выше, чем при служебной командировке работников загранучреждений России в пределах территории иностранного государства, где находится загранучреждение. Другими словами, если местом постоянной работы является, например, консульство России в Германии, то при поездке сотрудника по данной стране размер суточных будет меньше, чем если бы его направили в командировку в Данию.
Далее следует отметить, что работникам, направляемым в командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. То есть правило расчета суточных как при командировках по России, так и за рубеж одинаково — начислять за каждый день командировки. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую лицо направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию — по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.
Если работник едет в служебную командировку в ближнее зарубежье, в государства — участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения при следовании из России и в Россию определяются по отметкам в командировочном удостоверении. Оформляется оно так же, как командировочное удостоверение при служебной командировке в пределах территории Российской Федерации.
А если в процессе командировки сотрудник организации посещает несколько зарубежных стран, возникает вопрос, каким образом рассчитывать суточные в данной ситуации. Дело в том, что по зарубежным командировкам командировочные удостоверения не оформляются и отметки о прибытии и убытии из очередного пункта не делаются. А для списания расходов на выплату суточных важно знать день пересечения границы каждого государства. Ведь предельные нормы списания суточных установлены отдельно для каждой страны. По мнению Минфина России, высказанному в Письме от 8 сентября 2006 г. N 03-03-04/1/660, в таком случае дни нахождения в том или ином государстве вы можете определить по отметкам в загранпаспорте. Однако при пересечении границ стран Шенгенского соглашения отметки об этом не делаются. Как в таком случае определить, нормы какого государства использовать для выплаты суточных? По мнению Минфина России, вы можете руководствоваться приказом о направлении работника в командировку, распечаткой электронного билета, посадочными талонами и счетами за проживание в отелях. Для этого в приказе целесообразно указать конкретные даты нахождения работника в каждой стране с учетом дат в проездных документах. И попросить работника сохранять посадочные талоны не только при перелете из России и обратно, но и по рейсам между иностранными государствами.
Пример. Сотрудник вылетает в служебную командировку в Рим (Италия). Время вылета самолета — 15 марта 2009 г. в 18 часов 40 минут. Таким образом, граница будет пересечена 15 марта. За этот день сотруднику начисляются суточные в иностранной валюте — 65 долл. США. Аэропорт находится в г. Москве, а работник командируется из г. Воронежа. Для того чтобы добраться до аэропорта, ему необходимо выехать в Москву на поезде 14 марта в 2 часа 15 минут.
Таким образом, первым днем командировки следует считать 14 марта 2009 г. За этот день работнику должны выплатить суточные в размере 500 руб., установленные внутренним положением компании о командировках.
Сотрудник прибывает из командировки в аэропорт 20 марта в 10 часов 45 минут, следовательно, границу он пересечет также 20 марта. За этот день ему должны быть выплачены суточные по нормам, установленным для командировок в пределах РФ, то есть 500 руб.
В Воронеж он прибудет 21 марта в 8 часов 35 минут (время прибытия поезда). Следовательно, ему должны быть выплачены суточные за 20 и 21 марта в общем размере 200 руб.
Таким образом, всего работник получит:
— в иностранной валюте за 5 дней — с 15 марта по 19 марта 2009 г. включительно — 325 долл. США (5 дн. x 65 USD/дн.);
— в рублях за 3 дня (14, 20, 21 марта 2009 г.) — 1500 руб. (3 дн. x 500 руб/дн.).
Но все не так просто. Размер суточных, выплачиваемых командируемому работнику, зависит не только от страны, куда он направляется (на основании Постановления N 812), но и от длительности командировки. Краткосрочными считаются командировки длительностью до 60 суток включительно.
Нередка ситуация, когда работник находится в загранкомандировке более 60 дней. Следовательно, начиная с 61-го дня нахождения в командировке работнику будут выплачиваться суточные в размере, установленном для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где такое учреждение находится.
Пример. Организация командировала сотрудника в Швецию. Сотрудник находился в командировке 63 дня (день прилета не включается). Первый день командировки совпал с днем вылета.
Нормы суточных в Швеции составляют 65 долл. Однако сотрудник пробыл в командировке 63 дня. Следовательно, начиная с 61-го дня нахождения в командировке ему будут выплачиваться суточные в размере 46 долл.
Таким образом, сотруднику будут выплачены суточные в размере 4038 долл. США, в том числе:
— с 1-го по 60-й день — 3900 долл. США (65 USD/дн. x 60 дн.);
— с 61-го по 63-й день — 138 долл. США (46 USD/дн. x 3 дн.).
Приказом руководителя могут быть установлены в организации повышенные размеры суточных. Так же, как и в ситуации с суточными по России в данном случае, это должно быть прописано в локальных актах организации.
Источник : hr-portal.ru
