Три вопроса, которые нужно задать HR-менеджеру в собеседование

Инсайт №1. Автоматизировать HR-процессы нужно НЕ всем компаниям

Автоматизация HR процессов подойдет тем, у кого в компании более 100 сотрудников, есть отдельный департамент по управлению персоналом, состоящий минимум из 3 работников, и у этого отдела всегда большая загрузка по задачам.

Если компания маленькая (до 50 человек), в ней всего 1 HR-специалист и нет активного набор персонала или работы с уже текущим, то внедрение HRM-системы будет нелогичным и невыгодным.

Инсайт №2. Автоматизировать можно и нужно НЕ все процессы

Переходить к автоматизации нужно постепенно — процесс за процессом, задача за задачей. Иначе она не упростит рабочие будни сотрудников, а лишь усложнит и усугубит ситуацию.

Для автоматизации можно рассматривать такие процессы:

весь рекрутинг;
адаптацию персонала;
мотивацию, расчет KPI, учёт удержаний и вознаграждений;
оценку/аттестацию, управление навыками и компетенциями;
обучение персонала;
коммуникации между сотрудниками, ответы на вопросы;
опросы мнений, удовлетворенности;
учёт рабочего времени;
согласование отпусков и отгулов;
учёт поездок сотрудников (контроль логистики);
управление карьерой;
увольнение персонала (обходной лист);
цели, задачи персонала;
составление и ведение базы данных о сотрудниках;
оценку вовлеченности.

Инсайт №3. Автоматизация экономит не только финансы, но и другие ресурсы

Многие начальники думают что автоматизация HR процессов, увы, пустая трата денег, хотя это не так. При правильном подборе и настройке, HRM-система позволит сэкономить до 5 000 долларов в год. Кроме этого, она имеет другие выгоды:

1. Повышает скорость решения повседневных задач. Например, если раньше на коммуникацию с соискатели менеджер тратил 3 часа, то с внедрением системы у него на это будет уходить 15-20 минут.

2. Экономит время на выполнение текущих, срочных задач, как следствие, повышает эффективность HRа. Это даёт возможность участвовать в стратегических проектах, не отвлекаясь на рутинные вопросы. Особенно важно для HR-директоров, HR Business Partner.

3. Повышает привлекательность компании на рынке труда. В итоге это позволяет сократить количество затрат на привлечение и удержание новых сотрудников, ускорить процесс подбора кандидатов.

4. Помогает собирать аналитику для объективных решений в управлении персоналом. Из-за отсутствия статистических, аналитических данных или наличия сложностей по их сбору, менеджерам приходится либо действовать интуитивно (в 50% это срабатывает не в пользу компании), либо тратить много времени (иногда целый день) на сбор и анализ данных. HRM-система это делает самостоятельно и презентует в виде понятных схем, графиков, диаграмм.

5. Повышает лояльность и вовлеченность сотрудников. Потому что им быстрее отвечают, а для получения информации о доступном количестве отпускных дней не нужно долго коммуницировать с HR-менеджером, ведь всё есть в системе.

6. Снижает текучесть кадров. Это как следствие предыдущего пункта. Когда сотрудник имеет регулярную и качественную обратную связь, доступ к важным для него данным, видит, что о нем заботятся, ему не хочется уходить из такой компании.

7. Ускоряет подготовку новых сотрудников к самостоятельной работе (быстрая адаптация). Для этого в HRIS-системе создается чек-лист с напоминаниями, чтобы все сделать во время и на высшем уровне, не вызвав у новичка испуга, стресса и ощущения, что сейчас компании не до его адаптации.

8. Позволяет быстро повышать квалификацию и развивать новые знания/навыки у сотрудников, организовать процесс обучения персонала в онлайн режиме. Это особенно актуально для удалённых команд, филиалов, представительств в разных городах, странах.

9. Улучшает коммуникацию между сотрудниками компании. Важно, когда отделов много и есть возможность посмотреть, у кого какая зона ответственности. За счет уведомлений можно быть уверенным, что нужный коллега не пропустит сообщение.

Также одновременно можно автоматизировать сразу несколько бизнес-процессов. Но это лучше делать после того, как уже протестируете систему и хотя бы базово разберетесь с ее функционалом.

Инсайт №4. Выбирать HRM-систему нужно не по количеству отзывов о ней, а согласно целому алгоритму действий

К выбору HRM-системы нужно подходить серьезно, ведь вам с ней еще работать минимум несколько лет.

На вебинаре Виктория рассказала подробно, как это сделать:

Выписать все процессы, которые сейчас есть в вашем HR-отделе.
Сгруппировать процессы по категориям, вроде «Рекрутинг», «Опросы», «Обучение» и т.д.
Составить список тех процессов в управлении персоналом, которые хотели бы автоматизировать.
Расставить приоритеты, чтобы не превращать оптимизацию в хаос.

Для этого попробуйте приоритезацию по такому принципу:

очень важно и срочно;
важно, но не срочно;
срочно, но не важно;
не срочно, но желательно.

Оценить то, как сейчас работают эти процессы в компании. Есть ли выстроенные бизнес-процессы? Нет ли пробелов между отдельными составляющими? Реально ли это оптимизировать и сделать так, чтобы система работала без вашего или практически без вашего вмешательства? Если да, то переходите к следующему пункту. Если нет, то возвращайтесь к пункту 1, так как без прописанных, понятных бизнес-процессов внедрять автоматизированную HRM-систему бесполезно.
Прописать список требований к системе, в которых вы уже чувствуете потребность. Например, удобная структура и навигация, в которой можно разобраться сразу, интуитивно, без длительных инструкций.
Изучить актуальные предложения на рынке. Проанализируйте их на соответствие вашему списку потребностей, если нужно — пообщайтесь с представителем компании разработчиков, чтобы уточнить детали.
Посмотреть полную демо-версию, если такая есть. Обычно тестовый режим действует 14 дней. В целом, чтобы понять — подходит вам HRIS-система или нет, этого хватает.
Подготовьте презентацию. Это уже когда определитесь с выбором. Она должна быть в формате коммерческого предложения ЛПР (лицу, принимающему решения — начальнику, директору, владельцу). Обязательно рассчитайте окупаемость системы или экономию от ее использования. Наведите реальные аргументы. Перед демонстрацией презентации, представьте ее коллегам — маркетологу, фин.директору, чтобы они в случае чего помогли подправить и сделать документ более продающим, убеждающим.
Презентовать свое предложение, получить одобрение и приступать к внедрению HRM-системы.

Инсайт №5. Автоматизация не всегда проходит гладко и это нормально

Да, бывает, что автоматизация HR процессов проходит легко и именно так, как вы себе представляли, планировали. Но в 90% случаев возникают проблемы, и лучше быть к ним готовым сразу. Вот список типичных трудностей, которые могут появиться на пути к автоматизации:

недостаток ресурсов (обычно материальных и физических);
сомнения в том, реально ли вы сделали правильный выбор, нужна ли вообще эта HR-автоматизация (смотрите инсайт №1);
компания не готова менять структуру бизнес-процессов, тем более в режиме реального времени (тут нужны аргументы и коммуникацию);
процесс адаптации к HRIS-системе может занять до полугода (особенно если в HR-отделе более 10 сотрудников) и этот период кажется очень долгим (на самом деле, это нормальный срок);
какие-то функции системы не очень нравятся или не удобны именно вам, хочется создать свою систему с нуля, под личные запросы (уже писали об этом заблуждении в другой статье);
прочие форс-мажоры.

Выводы

Сопротивление новому — естественный процесс. Главное — не поддаваться этому чувству и не забывать ради чего вы решились на автоматизация HR процессов и что получите в итоге чуть позже.

Надеемся, теперь процесс перехода к автоматизации стал более понятным и реальным к реализации. Готовьтесь и вступайте в ряды тех 45% рекрутеров, которые считают, что автоматизация сделает их работу намного лучше в будущем согласно одному из исследований.

Источник:peopleforce.io

5 главных инсайтов автоматизации HR процессов: мифы vs реальность