Прием людей на должности, связанные с материальной ответственностью

Прием людей на должности, связанные с материальной ответственностью, — задача, требующая от эйчара особого внимания к кандидатам. К счастью, здесь есть обоснованные ограничения, страхующие рекрутера от ошибок…

Сотрудники являются главным ресурсом развития компании, но недобросовестные члены коллектива — это главная угроза ее безопасности. Для обеспечения кадровой безопасности предприятия особое внимание необходимо уделять работникам, которые имеют непосредственное отношение к товарно-материальным ценностям (ТМЦ). Именно они находятся в зоне наибольшего риска, поскольку могут злоупотребить доверием и нанести компании значительный материальный ущерб.

Поэтому подбор работников на должности, связанные с материальной ответственностью, должен быть частью общей системы безопасности предприятия. На всех этапах: поиска, оценки, оформления на работу эйчару (внутреннему рекрутеру) следует работать совместно с сотрудниками корпоративной службы безопасности (СБ). Если в компании нет СБ, ее функции возлагаются на HR-службу и собственника/управляющего.

На предприятии должны быть своевременно и правильно оформлены внутренние нормативные документы, которые в соответствии с требованиями КЗоТ определяют ответственность работника перед администрацией предприятия. Однако этого недостаточно: чтобы предотвратить злоупотребления, следует разработать корпоративную систему материальной ответственности. Такая система должна:

• обеспечивать информационную безопасность;
• оценивать благонадежность кандидатов;
• предвидеть потенциальные угрозы и выявлять факторы, снижающие защищенность компании;
• предотвращать корыстные посягательства на имущество компании;
• обеспечивать контроль за сохранностью ТМЦ;
• предотвращать негативные действия сотрудников;
• гарантировать возмещения причиненного ущерба;
• обеспечивать координацию информационных потоков, связанных с материальной ответственностью сотрудников (кадровый, финансовый, складской, управленческий и т. п. учет);
• способствовать повышению лояльности персонала;
• формировать нужные ценности (честность, открытость, ответственность и т. п.) и соответствующую корпоративную культуру.

Система материальной ответственности организации должна включать четыре составляющие:

1. Возникновение права предприятия на имущество/ товар (компетенция руководителей структурных подразделений).
2. Организация кадрового делопроизводства и учета, связанного с материальной ответственностью (компетенция отдела кадров).
3. Обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей (компетенция руководителей структурных подразделений, отдела кадров).
4. Организация действий администрации при возникновении ущерба (компетенция службы безопасности и юриста; при отсутствии этих служб — HR-подразделения).

Все положения должны быть зафиксированы в соответствующих документах, утверждены и введены в действие приказом руководителя.

Что конкретно может сделать HR-менеджер для обеспечения кадровой безопасности?

1. Включить вопросы, связанные с оценкой благонадежности кандидата, в план стандартного собеседования при трудоустройстве. Это позволит своевременно распознавать «слабые стороны» потенциального сотрудника и оценивать степень риска при принятии этого человека на работу. Во время собеседования рекрутеру следует как можно больше узнать о составе семьи кандидата, о принятых в ней моральных нормах и правилах, о людях, с которыми он сейчас проживает, о его жилищных условиях и т. п.

Эйчара должно насторожить, если кандидат часто меняет место работы. В таком случае будет уместно спросить, с чем связана его «неусидчивость»? Слушая ответ, нужно обратить внимание на четкость изложения и на темп речи: делает ли человек паузы в разговоре, надолго ли задумывается, прежде чем ответить…

Кандидат на должность, связанную с материальной ответственностью, конечно же, в первую очередь должен быть честным. Но не менее важно и такое качество, как стрессоустойчивость. К примеру, кассир на протяжении всего рабочего дня постоянно общается со многими людьми. Если он (она) будет раздражаться из-за действий окружающих, это может не только привести к недовольству клиентов, но и вызвать ошибки, что недопустимо при работе с деньгами.

2. Признавая ценность каждого специалиста, тщательно проверять все предоставленные кандидатом документы, а также правдивость изложения истории его трудовой деятельности. Например, при проверке могут выявиться ограничения, связанные с:

• требованиями законодательства (отсутствие достаточной для данной должности квалификации, непогашенные или неснятые судимости за преступления, лишение приговором суда права занимать должности, связанные с материальной ответственностью и т. д.);
  
• повышенным риском (лица, в отношении которых пределы материальной ответственности ограничены судебными органами; лица, имевшие негативные связи — например, судимость, в том числе за хищение имущества, родственные связи с осужденными за экономические преступления и др.).

Кроме обычного набора документов, необходимых в соответствии с законодательством для оформления на работу, настоятельно рекомендую запросить у потенциального сотрудника дополнительные документы: например, расширенную характеристику с последнего места работы (здесь очень важно, чтобы вопросы, связанные с честностью и ответственностью человека, были подкреплены конкретными примерами).

3. Разработать корпоративные регламенты в области безопасности (приказы, положения, правила внутреннего распорядка и т. п.) и контролировать их выполнение. К этой работе обязательно нужно привлекать юристов компании, потому что внутренними документами, которые не имеют юридической силы, нерадивого кладовщика не «запугать»! Чтобы разработать грамотные документы, нужно иметь комплексное представление о видах юридической ответственности, а также знать как, где и когда компания вправе требовать возмещения ущерба, какие документы для этого необходимы, в каких размерах ущерб может быть возмещен.

В области кадрового делопроизводства следует разработать и внедрить:

• Процедуры и правила отбора кандидатов на должности, связанные с материальной ответственностью. В этих вопросах нельзя полагаться только на свою интуицию. Обязательно следует предусмотреть: предоставление заверенных руководством характеристик с предыдущих мест работы и списков членов семьи (с указанием рода занятий/ места работы), а также порядок проверки наличия криминального прошлого.
• Регламент оформления на должность, связанную с материальной ответственностью.
• Регламент получения допуска к ТМЦ.
• Регламент, описывающий действия администрации предприятия в случае отказа работника от подписания договора о полной материальной ответственности.
• Порядок установления и прекращения материальной ответственности.
• Порядок контроля наличия и движения ТМЦ и денежных средств.
• Набор документов, регламентирующих действия администрации в случае выявления ущерба и т. д.

Чтобы слова «материальная ответственность» не остались пустым звуком, следует совместно с юристами и бухгалтерами разработать и утвердить порядок (процедуры) выявления, оценки и возмещения причиненного ущерба (если он все же имел место). Главное, чтобы все эти правила и процедуры выполнялись последовательно и в полном объеме.

4. Постоянно проводить разъяснительную работу с сотрудниками. Каждый работник должен знать, что злоупотребление служебным положением приводит к крупным неприятностям. Например, в случае совершения кражи ему грозит:

• увольнение;
• полное возмещение потерь предприятия;
• наказание — в зависимости от размеров хищения вплоть до применения статей Уголовного кодекса о конфискации имущества;
• лишение по приговору суда права занимать должности, связанные с материальной ответственностью и т. д.

Наличие юридических документов, процедур и правил — четкий сигнал для сотрудника: «В этой компании со стороны администрации не будет никакого попустительства в вопросах обеспечения сохранности ТМЦ. В ней можно работать только честно!» Отсутствие необходимых документов указывает на то, что таких норм и правил на предприятии нет, либо они часто меняются (что, в принципе, одно и то же).

5. Постоянно наблюдать за процессом работы на местах и своевременно оценивать результаты деятельности сотрудников. «Доверяй, но проверяй» — это нормальный цивилизованный подход к людям, работающим с ТМЦ. В обстановке неясности, ослабления контроля у некоторых возникает соблазн нарушить установленные правила. Но сотрудники никогда не станут покрывать воровство, если работать честно будет выгодно, — в том числе и благодаря неукоснительному выполнению правил материальной ответственности.

Прежде всего, обязательно нужно регулярно проводить инвентаризации, в которых должны принимать участие незаинтересованные лица (например, представители бухгалтерии, директор, представители администрации, службы безопасности). Частота проверок не должна быть привязана к каким-либо дням недели, эйчар может планировать периодичность их проведения (предположим раз в три месяца), но конкретные даты не следует разглашать.

6. Для обеспечения полноценной кадровой безопасности предприятия сотрудники отдела персонала должны постоянно взаимодействовать с руководителями подразделений. Все решения об ограничении (или допуске) к работе с ТМЦ, а также о назначении на должности, связанные с материальной ответственностью, обязательно должны приниматься совместно с линейными менеджерами.

Например, недопустимо, чтобы линейный руководитель «приводил» нового работника без согласования с руководителем отдела кадров. В свою очередь, сотрудники отдела кадров обязаны собрать и предоставить линейному руководителю как можно более полную информацию о будущем работнике. Если в компании есть СБ, ее сотрудников также следует подключить к этой работе.

7. Грамотно организовать все направления работы с персоналом, поскольку уязвимой организацию делает не только отсутствие контроля, но и:

• непродуманная политика в области оплаты труда (в том числе премирования), обучения, планирования карьеры;
• отсутствие порядка увольнения «проворовавшихся»;
• отсутствие необходимых документов;
• размытость ответственности, неопределенность санкций (штрафные, дисциплинарные и т. п.).

Важно сформировать культуру доверия сотрудника к HR-менеджерам, в частности — неукоснительно придерживаться порядочности и честности в трудовых отношениях.

Контроль не станет действенным методом обеспечения безопасности, если не будет подкреплен нормами корпоративной культуры. Если сотрудники не понимают целей и задач предприятия, стоящих лично перед каждым из них целей и задач, а также не имеют возможности реализовывать свои интересы в рамках компании — они не должны работать на должностях, связанных с материальной ответственностью! Если человек приходит в компанию только для того, чтобы обогатиться за ее счет, ждать от него честности не приходится.

Источник : hrliga.com