Первый рабочий день сотрудника

Одним из этапов адаптации нового сотрудника, является его первый рабочий день. Очень важно, чтобы человек пришел и уже мог включиться в работу на новом месте. Для этого необходимо создать процесс выхода и первого рабочего дня с четким распределением ролей и зон ответственности.

Если в компании не автоматизирован процесс приема на работу, то можно сделать это в ручном режиме (расставить встречи в календарь всем участникам), чтобы грамотно организовать первый рабочий день сотрудника, нужно задействовать все ресурсы!

Перед выходом сотрудника, необходимо оповестить всех заинтересованных лиц в компании. Определить наставника, который будет заниматься обучением и адаптацией нового сотрудника. Направить кандидату перечень документов для оформления.

ЭТАПЫ ПЕРВОГО РАБОЧЕГО ДНЯ
● Сбор документов (HR)
● Welcome-тренинг (HR)
● Экскурсия по офису (HR)
● Установка рабочего места (Системный администратор)
● Передача нового сотрудника руководителю (HR)
● Знакомство с командой и наставником (Руководитель)
● Завершение дня (итоги) (HR)
● Оформление и подписание трудового договора (Бухгалтер)
● Закрытие задачи (HR)

Важно, чтобы при выходе нового человека, каждый сотрудник работал в свой определенный час, т.е. именно к этому времени они будут заниматься новым человеком и далее по завершении передавать его на новый этап.

10.00 — HR менеджер: Welcome-тренинг, экскурсия по компании, сбор документов для оформления
10.30 — Системный администратор: показывает рабочее место, дает необходимые доступы, почту и т.д.
11.00 — HR менеджер: передает нового сотрудника руководителю
11.00 — Руководитель: знакомит сотрудника с командой, наставником

Если в компании есть HR, то он:
За три дня подтверждает выход с новым сотрудником, еще раз согласует дату и время.
Предоставляет информацию о новом сотруднике всем участникам выхода:

ФИО
Должность/отдел/руководитель
Дата выхода
Время ИС
Документы для оформления

• паспорт (все заполненные страницы)
• ИНН, СНИЛС
• трудовая книжка
• справка 2 НДФЛ + Форма 186н + СЗВ-К (с предыдущего места работы)
• свидетельство о рождении несовершеннолетних детей (у кого есть)
• военный билет (для мужчин)
• Реквизиты банковской карты для перечисления з/п.

Участники выхода нового сотрудника (приблизительный перечень, все зависит от структуры компании)

Руководитель отдела:

• определяет расположение рабочего места
• указывает необходимую технику и мебель
• информирует отдел о выходе нового человека
• определяет наставника

Наставник:

• Подготавливает индивидуальный план прохождения ИС

Фин, Юр, HR отделы:

• Оформляет приказ/заявление, трудовой договор, карту.
• Офис-менеджер: подготавливает канцелярские принадлежности, рабочее место
• Подготовка к welcome тренингу и другим мероприятия первого рабочего дня

IT отдел (системный админинистратор, СБ):

• создает почту, все необходимые доступы для работы
• подготавливает рабочее место (техника)
• подготавливает постоянный пропуск

Относитесь пожалуйста к выходу нового человека весьма серьезно! Новый член команды это стресс не только для новичка, но и для отдела в целом. Кажется простым делом на первый взгляд, но по факту кроется очень много подводных камней в вопросах коммуникации, принятия коллективом, обратной связи, скорости выполнения профессиональных задач, погружения в рабочий процесс.

Источник : itanddigital.ru