Аутсорсинг: когда экономия во вред

Всё больше компаний выбирают для себя такую форму использования сторонних ресурсов, как аутсорсинг. Экономические выгоды такой организации производства достаточно очевидны, а вот подводные камни – не всегда. Постараемся оценить, когда экономия на человеческих ресурсах обоснована, а когда вредит производству.
Как много в этом слове…
Вообще, аутсорсинг переводится дословно от англ. «outsourcing» (outer-source-using) то есть «использование внешних ресурсов». А смысл только в том, что организация на основании договора передаёт ряд своих производственных функций другой организации. Однако, в отличие от других сервисных услуг, аутсорсинг носит не эпизодический или разовый характер, а заключается в длительном (контракт не менее 1 года) обеспечении работоспособности определённой части производства или инфраструктуры. Обычно в российских реалиях под аутсорсинг отдают ведение бухгалтерского учёта, работу IT-специалиста, услуги переводчиков и рекламщиков, охрану и безопасность, а так же клининговые услуги.
Бочка мёда
Можно выделить несколько основных положительных моментов, связанных с использованием аутсорсинга. Итак, аутсорсинг хорош тем, что…
1. Позволяет компании сконцентрировать внимание на основных бизнес-процессах и не отвлекаться на вспомогательные.
2. Существенно снижает стоимость реализации бизнес-процессов за счет сокращения издержек. Обычно оплата договора аутсорсинга обходится дешевле, чем зарплата штатному сотруднику, к тому же, не нужно платить налог.
3. Освобождает внутренние ресурсы компании, которые можно использовать для реализации других целей.
4. Позволяет увеличить качество производимых продуктов или услуг за счет концентрации на основном виде деятельности, за счёт использования специализированных знаний, технологий и оборудования.
5. Позволяет в некоторой степени снизить все риски, которые связаны с реализацией бизнес-процесса, а также разделить риски с частичной передачей их другой компании.
6. Позволяет активно использовать конкуренцию среди аутсорсинговых компаний, то есть на рынке исполнителя услуг.
7. Сокращает влияние на бизнес-процесс неуправляемых факторов, например, нехватки комплектующих или расходных материалов.
8. Позволяет получить дополнительный доступ к финансам (на фондовом рынке), что хорошо работает на инвестиционную привлекательность фирмы.
«Все зависит от вида желаемых услуг и частоты использования,– делится своим опытом использования аутсорсинга председатель Воронежского регионального союза предпринимателей «ОПОРА» Сергей Наумов, – Был у меня свой небольшой автопарк. Деньги уходили на постоянную зарплату, налоги, замену автозапчастей и зависимость от работника, на случай его болезни, например, мне самому приходилось срочно искать замену и т.д. Когда я начал пользоваться автоперевозками через аутсорсеров, оказалось, что экономия вышла в 2-3 раза».
Согласитесь, выгоды, которые сулит широкое использование аутсорсинга, весьма существенны. Конечно, совсем не обязательно держать в штате сотрудников на все случаи жизни. В особенности, если их услуги нужны раз в сутки или того реже. Однако это всё бочка мёда, а есть ещё и…
Ложка дёгтя
Вспомним, как обстояли дела на советском предприятии, где штат комплектовался абсолютно всеми людьми, которые могли пригодиться на производстве: от директора и инженера-технолога до уборщицы и электрика. Таким образом , предприятие представляло собой нечто большее, чем просто коллектив людей, выполняющих свои функции. Создавался некий полностью автономный и независимый организм, своеобразный «колхоз» или даже , если хотите, «община».
При всех плюсах, у такой модели был основной минус – такое предприятие должно быть крупным. Отсюда – неповоротливость, сложность приспособления к меняющимся условиям. Именно это и не позволило многим предприятиям в 90-х легко вписаться в быстро изменяющуюся и агрессивную рыночную среду страны строящегося капитализма.
Большая страна, большие производства… Поэтому и по сей день существует огромное количество производств, нормальную работу которых просто нельзя организовать иначе. Неудивительно, что именно в России выплыли не только основные, но и дополнительные минусы аутсорсинга.
1. Рука на пульсе аварийности. Некоторые предприятия требуют от сотрудников незамедлительной реакции. В особенности, если это касается технических сбоев на предприятиях с безостановочным циклом производства. В таком случае, использование аутсорсинга не просто не увеличивает эффективности, но даже вызывает риск полной остановки производственного процесса. И это касается не только заводских производств.
Не менее актуально наличие штатных профессионалов и там, где основные средства находятся в ветхом или аварийном состоянии. Попытаться залатать финансовые и вполне реальные дыры при помощи аутсорсинга, конечно, можно попробовать, но вряд ли получится. Тем более, что сроки решения аварийных ситуаций (а, следовательно, и простой производства) с привлечением аутсорсеров, будут в любом случае дольше. А время – деньги, как известно.
2. Мастер на все руки. Аутсорсер может выполнять свои обязанности хуже или лучше, но он выполняет только их. Для него не существует такого понятия о совмещении функций, и на просьбы «пойди, помоги…» или «подмени меня завтра» он не откликается. Аутсорсер делает всё только согласно его договору. Хорошо ли это? С точки зрения капиталистического производства, зажатого в жёсткие правовые и административные рамки, – конечно да. Но так происходит далеко не всегда в наших реалиях, требующих гибкости в принятии микротактических решений.
Штатный же сотрудник и отлучившегося коллегу подменит, и сможет самостоятельно починить «заглючивший» компьютер, да ещё и сам же для этого за запчастями в магазин сгоняет.
3. Кадровый вопрос. Использование аутсорсинга в любом случае ведёт к сокращению рабочих мест. Вроде бы должны этого бояться только сами сотрудники. Однако любой сведущий HR-специалист скажет, что платить своему сотруднику намного лучше, чем чужому. Это и понятно: когда человек привязан к «родному месту работы», эффективность его труда увеличивается. Более того, работу с ним можно выстроить по максимально оптимизированной гибкой схеме. Со штатным сотрудником проще договориться, он более лоялен, от него легче получить именно такой результат, который нужен компании.
4. Бабу Ягу воспитаем в своём коллективе. Уровень профессиональной подготовки сотрудников аутсорсинговых компаний (от руководителя до рядовых работников) может оказаться недостаточным для выполнения всех необходимых работ на должном уровне. Это дополнительный риск, связанный с применением аутсорсинговых схем.
Штатник же выпестован и вышколен в своём коллективе. Пройдя все испытательные сроки и закалившись в производственных горнилах, он будет досконально знать все подводные камни, а значит, в дальнейшем будет обладать максимальной степенью профессиональной компетенции.
«Необходимо проводить постоянный мониторинг качества услуг среди аутсорсеров,– говорит Сергей Наумов,– Пользоваться услугами уже хорошо зарекомендовавших себя в других компаний аутсорсеров, которые не просто сами придут, но еще и команду с собой приведут. При выборе компании очень важно изучить до подписания каких-либо соглашений документацию организации. Желательно, чтобы у компании уже были готовые предложения в вашей отрасли необходимых услуг. Для выбора аутсорсера лучше всего проведение конкурса с предъявлением своих требований, и выбирать надо обязательно в соотношении цена-качество».
5. Засланный казачок. При работе по аутсорсингу возникает ситуация нерегулируемого доступа к документам и имуществу компании. Это повышает риски сохранности основных средств, снижает уровень безопасности и способствует утечке внутрикорпоративной информации. Стоит ли говорить, что финансовые потери при этом могут быть сколь угодно высокими, а спросить, кроме как с самого себя, будет не с кого.
Сергей Наумов знаком с такими опасениями, но старается успокоить предпринимателей: «В России аутсорсинг не очень развит. И одной из главных причин, по которым руководители организаций не хотят пользоваться услугами аутсорсеров – это страх утечки закрытой информации. Хотя мне кажется, в большинстве случаев утечка информации происходит благодаря внутренним сотрудникам».
Конечно, обо всех этих подводных камнях не стоит забывать в момент принятия решения о передаче того или иного бизнес-процесса компании-аутсорсеру. И главные помощники здесь – логика, осмотрительность и здравый смысл. Аутсорсинг – это мощный экономический инструмент, но применять его стоит не бездумно, а там, где это действительно необходимо. Точно так же, как не стоит забивать микроскопом гвозди.