Как писать деловые письма?

С чего начать?

Убедитесь, что адрес вашей почты не выглядит легкомысленно ([email protected] или [email protected] — плохие варианты). Лучше выбрать максимально простой адрес, который включал бы вашу фамилию. Экзотические сервисы вроде liveinternet также не слишком подходят для деловой переписки. Нужно что-то более строгое — вроде gmail или yandex. К тому же у этих сервисов есть удобные для работы инструменты — диск и чат.

Можно ли отправить письмо без темы?

Да, но лучше с темой. Письмо no subject система с большей вероятностью отправит в «спам», да и у адресата оно может вызвать недоверие. Тема должна быть сформулирована так, чтобы человек сразу понял, о чем примерно пойдет речь, и кто ему пишет. Есть теория, что письма с длинными заголовками реже открывают. Исследования показывают, что преимущество коротких заголовков очень невелико, так что его можно не учитывать.

Как здороваться?

Не пишите «доброго времени суток!» — этот штамп многих раздражает. Здравствуйте, добрый день, добрый вечер — самые простые и надежные варианты.

Что делать с копиями?

Если вы ставите кого-то в копию письма или добавляете в переписку с несколькими людьми, нового участника обязательно нужно представить. В общей переписке следите за тем, чтобы не нажать случайно кнопку «ответить всем», если хотите написатькому-то одному. Точно так же не забывайте нажимать «ответить всем», если это общая переписка. Иначе вы ее сломаете.

Как общаться?

Вежливо. В деловой переписке работают все те же законы и вежливости и хорошего вкуса, что и в обычном общении. Все просто: не надо называть человека на «ты» до тех пор, пока он сам не перешел. Многие сами пишут уже во втором письме, что «можно на ты», но тут лучше не спешить — это иногда смущает собеседника. Ведь отказать уже очень неудобно. Не надо называть человека по имени, если он подписывается именем и отчеством. Но главное правило, пожалуй, такое: подстраивайтесь под собеседника.

Надо ли писать «вы» с большой буквы?

Решайте сами. Общее правило такое: если обращаетесь к одному человеку — пишите «Вы» и «Ваш» с прописной буквы, к нескольким — со строчной. Но обращение на «вы» и так достаточно уважительное, так что можно писать и со строчной — это не ошибка. Главное — не пытайтесь «воспитывать» собеседника и настойчиво отвечать ему «Вы», если он пишет вам «вы».

Какой длины должно быть письмо?

Небольшой. Есть закономерность: чем короче письмо, тем быстрее на него ответят. По идее, в одном письме должен быть только один пункт — иначе придется ждать, пока собеседник найдет ответы на все ваши вопросы.

Какой шрифт выбрать?

Лучше всего использовать стандартные шрифты, которые по умолчанию предлагает почтовый сервис. К деловому письму, набранному Comic Sans, сложно относиться серьезно. Важные фразы можно выделить полужирным, а вот с цветом экспериментировать не стоит: слишком пестрое письмо редко выглядит серьезным. Единственное исключение — прикрепленный документ. Здесь имеет смысл обозначить цветом исправления, чтобы собеседнику не пришлось выискивать их самому. Также не стоит использовать прописные буквы: в неформальном общении так выделяют слова, которые в реальном разговоре произнесли бы громко. Собеседник может по привычке подумать, что вы на него кричите.

Ну а смайлики-то можно?

Лучше не надо. Если ваш собеседник сам использует смайлики — можно ответить тем же. Но без фанатизма.

Как быть с прикрепленными файлами?

Стоит писать, какие документы прикрепляете к письму: вы можете сами случайно забыть один из файлов, или что-то потеряется при следующей пересылке. Если без этого можно обойтись, лучше ничего не архивировать и использовать простые и понятные форматы: например, docх или doc, pdf, jpeg и так далее. Объем документов должен быть разумным — чем легче, тем лучше. В идеале — не более 10–12 мегабайт.

Как закончить письмо?

Достаточно сказать «до свидания» или «хорошего дня», если отправляете письмо утром. После этого поставить подпись — имя и фамилию или только имя — и, самое главное, указать свои контакты: телефон, skype. Если речь о трудоустройстве, можно указать профиль в Линкедин. И, конечно, лучше обойтись без постскриптумов: это не роман.

Источник: hr-portal.ru