Как просто автоматизировать сбор заявок на подбор?
Концепция бережливого производства позволяет улучшить практически любой бизнес-процесс за счет выявления и устранения действий, которые не добавляют ценности для конечного потребителя услуги/продукта. Возможно, именно такой подход базово трактуется как метод снижения себестоимости, и если рассуждать логически, то так и получается: чем меньше в процессе участков, тем меньше себестоимость конечного результата и ниже стоимость обслуживания бизнес-процесса. Как концепцию бережливого производства можно применить к решению HR-проблем?
Сбор заявок на подбор персонала – каким он должен быть в идеале?
Автоматизированный сервис сбора заявок – это тот инструмент, который бы хотел иметь любой HR-специалист в своем арсенале. Однако его внедрение в компании, например, из трех человек расточительно. Но если попытаться решать проблемы с точки зрения бережливого производства, то можно оптимизировать большинство процессов и без дорогой автоматизации.
Рассмотрим данную гипотезу на примере процесса сбора заявок на подбор. Оговоркой в данном случае будет служить описание требований к такому процессу. Эффект будет особенно заметен, если дело касается распределенной сети филиалов с выделенной функцией HR в отдельном центре либо кадрового агентства, оказывающего услуги по подбору на территории всей страны и за ее пределами.
Если речь идет об HR-центре/департаменте компании, то, как правило, это либо электронное письмо с просьбой найти сотрудника на открытую позицию (в лучшем случае с описанием требования а-ля hh-style), в большинстве же случаев – телефонный звонок с устным рассказом о том, кто, когда и за сколько очень срочно нужен. В части компаний, в которых отношения между подразделениями хоть как-то регламентированы, – это служебная записка на подбор персонала с полями: наименование позиции, размер оклада, краткое описание функционала и стандартные требования к сотруднику.
Тем не менее в работе с кадровыми агентствами становятся заметны новые подходы, в частности – переход в онлайн, который влияет на качество и количество собранной первичной информации по заявке. Так, например, в молодом поисковом сервисе для работодателя в Нижнем Новгороде необходимо заполнить порядка 15 полей и еще дать дополнительные уточнения по заявке, при этом вам все равно перезвонят для уточнения деталей по профилю должности или потенциальному кандидату. Не нужно забывать и о том, что некоторые уточнения по кадровым вопросам в силу законодательных ограничений запрещается размещать онлайн.
Получается, что время, потраченное на формирование и заполнение карточки заявки, является отнюдь не тратой времени, а инвестицией в результат и гарантом минимизации потерь при переключении задач, связанных с телефонными звонками/встречами и обсуждениями дополнительных требований к кандидату. Все было бы хорошо, если бы не одно «но», а именно: несмотря на логичность данного вывода, зачастую те же HR-специалисты или руководители-заказчики услуги стараются «сократить» этот этап как по времени, так и по вложенным усилиям. Здесь виновата только природа человека – по натуре он ленив, и с этим сложно спорить.
Пример создания карточки заявки на подбор
Как говорится, «Не можешь победить – присоединяйся», поэтому то, что можно сделать сейчас, – это продумать карточку заявки на подбор таким образом, чтобы получить:
- исчерпывающую информацию о профиле должности;
- исчерпывающую информацию о желаемом профиле кандидата;
- диапазон изменения основных характеристик кандидата (к сожалению, не бывает так, чтобы все и сразу, поэтому при подборе кандидата однозначно придется чем-то жертвовать, и этот допустимый интервал надо знать до начала поиска потенциальных претендентов);
- информацию по желаемым срокам закрытия вакансии, а также дедлайну;
- информацию о возможных альтернативах, которые на текущий момент видит заказчик услуги. Ситуации в бизнесе бывают разные, поэтому для обеспечения качественного результата бизнес-процесса надо с самого начала стараться снизить уровень неопределенности и получить хотя бы потенциально управляемую вероятность наступления того или иного события, напрямую влияющего на оказание услуги по подбору.
Под администрированием я понимаю количество времени руководителя на контроль процесса, а также потраченный ресурс на ручное исправление хода бизнес-процесса в случае его сбоя/нестандартного поведения.
Благодаря настроенному рабочему процессу на SharePoint Online, после того как заказчик создает заявку:
- Ему и руководителю центра подбора приходят автоматические оповещения о создании новой заявки.
- Заявке автоматически присваивается уникальный номер, статус, заполняется ответственный либо автоматически по заранее настроенному процессу, либо в ручном режиме руководителем службы. И в том и в другом случае затраты на администрирование минимальны, особенно по сравнению с ручным сбором заявок в почте, по телефону и в Excel-файле.
- Заявка оказывается в базе данных (список SharePoint), которая обладает различными преимуществами: версионность, откат к предыдущей версии, контроль внесенных изменений. По-настоящему ощущаешь силу единой базы данных в одном списке, который можно совместно редактировать и понимать, кто и что изменил. У каждого на местах есть свой Excel-файл, который ведется с незапамятных времен в своем собственном формате (двух одинаковых, естественно, нет). Более того, чуть ли не через заявку в «комментариях» к заявке приписана важная информация – именно та, которую нельзя автоматически вытащить для анализа (не потрудившись как следует).
