Как сделать справочник сотрудника: 10 шагов

Теперь, когда мы определились, что такое справочник сотрудника, когда и зачем он нужен, самое время узнать, как его сделать.

Для этого создаём рабочую группу. В крупных компаниях в неё целесообразно включать специалистов по работе с персоналом, по внутренним коммуникациям, организационному развитию. В маленьких компаниях членом рабочей группы может стать сотрудник, который отвечает за кадровое делопроизводство, обучение и развитие персонала или за организацию офиса и обеспечение его работы. При этом к работе над справочником обязательно должны привлекаться юристы.

Предлагаем рабочей группе следующий алгоритм:

1. В Интернете найдите, на ваш взгляд, лучшие справочники сотрудников (не более 10).Совет. Присмотритесь к справочникам компаний‑конкурентов. Какие цели и задачи они перед собой ставят, в каком порядке включают и, главное, как формулируют свои политики и прописывают процедуры.
2. Выберете справочники (или их отдельные части), которые показались вам наиболее интересными с точки зрения структуры, содержания, цветового решения, шрифта или вёрстки. Возьмите их за основу.
3. Решите, что предпочитаете: традиционный бумажный справочник или современный электронный. Если остановитесь на бумажном, то определитесь с размером. Это важно. Слишком маленький справочник легче потерять, а большой, скорее всего, уберут в дальний ящик рабочего стола и забудут.Совет. Безусловно, проще, быстрее и дешевле опубликовать справочник на корпоративном портале или внутреннем сайте компании. Но всем ли сотрудникам удобно работать с таким? Многим людям (среднего и, особенно, старшего возраста) привычнее читать не с экрана, а с бумаги.
4. Придумайте название для справочника. Вы можете назвать его просто «Справочник сотрудника» или выбрать что‑то более креативное.
5. Определите и структурируйте содержание справочника. Для этого, во‑первых, составьте перечень основных сведений о компании (история, миссия, ценности, продукция/услуги и т. д.), во‑вторых, проанализируйте все действующие корпоративные политики и процедуры и распределите их в порядке приоритетности. В‑третьих, обратите внимание на  ваши записки (докладные, служебные), памятки, различные напоминания, письма сотрудникам и т. п. Используйте это, что‑то сразу захочется включить в справочник. Также можете попросить работников поделиться своим опытом, достижениями, впечатлениями от работы в компании и включить самые интересные «истории» в справочник.Совет. Не перегружайте справочник излишней информацией. Не дублируйте в нём все действующие локальные нормативные акты. Кратко расскажите о них и сошлитесь на полные версии. Не включайте в справочник информацию, которая устаревает слишком быстро. Иначе придётся часто переиздавать/изменять справочник. Не размещайте в справочнике конфиденциальные сведения, о которых не должны знать инсайдеры. И, главное, не забывайте, что справочник — это формализация уже существующих корпоративных стандартов и практик, он должен отвечать на часто задаваемые вопросы, содержать сведения для решения основных рабочих проблем.
6. Приступайте к написанию справочника. Описывайте политики компании чётко и понятно. Не используйте предложений более чем из 20 слов, избегайте юридического и технического жаргона. Поясняйте корпоративные термины, сокращения и аббревиатуры. Если это возможно, аргументируйте применение тех или иных политик. Это позволяет избежать недоразумений, недопонимания и возможных обвинений в дискриминации.Совет. В тексте придерживайтесь позитивной тональности. Для лучшей читабельности используйте заголовки, подзаголовки, абзацы, иллюстрации (графики, таблицы, схемы и даже карикатуры). Разделы справочника можете выделить определённым цветом — для облегчения поиска информации. Чтобы проще было обновлять бумажный справочник, размещайте каждую политику на отдельном листе.
7. Распространите проект справочника среди работников и руководства компании. Проанализируйте замечания и дополнения и, если нужно, внесите коррективы в справочник.
8. Проверьте справочник на соответствие трудовому законодательству.
9. Определите, как часто будет обновляться справочник (например, ежегодно), а также решите, как работникам участвовать в его обновлении.Совет. Для учёта мнений работников удобно разместить на корпоративном портале или внутреннем сайте компании информационный блок «Предложения по улучшению справочника сотрудника».
10. Утвердите и внедрите справочник сотрудника в компании.

В среднем разработка справочника занимает от одного до трёх месяцев; срок зависит от масштаба компании и объёма материалов. Исходя из практики, чем больше времени вы посвятите этому проекту, тем меньше проблем и вопросов возникнет после.

Как сделать справочник для сотрудников, наиболее отвечающий их запросам?

Разделить аудиторию пользователей. Создать отдельное руководство для соискателей — такой своеобразный «пряник» (рекламный инструмент), отдельное руководство для новичков — путеводитель по компании (адаптационный инструмент).

Путеводитель по компании легко разбивается на несколько руководств:

1. Для разных категорий новых сотрудников: одно для РСС (руководители, специалисты, служащие), другое для рабочих.

2. Общее руководство для всех сотрудников (энциклопедия корпоративной жизни).

Примерная структура руководств

Рекомендуемый формат руководств

Некоторые компании идут дальше — экспериментируют с подачей материала. Так, издательский дом «Медиалайн» для компании «Бакарди РУС» (производителя премиального алкоголя) разработал справочник нового сотрудника в виде календаря и записной книжки. Получилась своего рода «дорожная карта» новичка с поэтапным (по неделям) планом действий, которые приводят к успешному прохождению испытательного срока.

А будут ли примеры реальных справочников? Хорошие — будут! В следующей статье.

Источник : hr-journal.ru