Какие копии документов при приеме на работу должны заверяться печатью
Прямая обязанность кадровой службы заниматься ведением документации, связанной с учетом и движением персонала на предприятии. Оформлять документацию и при необходимости делать с них копии и должным образом заверять. Но далеко не все копии делает отдел кадров. Давайте разберемся, какие копии документов заверяют печатью при приеме на работу.
Трудовой кодекс о копировании документов
Копия документа – это также документ, который воспроизводит информацию, занесенную в подлинник в полном объеме или частично.
Статья 62 Трудового кодекса Российской Федерации говорит, что работодатель в лице кадровой службы обязан выдать сотруднику копии тех документов, которые он запросит в письменной форме, и которые будут соответствовать перечню, установленному законодательно. Выдача копий происходит не позднее трех дней с момента подачи данного заявления работником. На каких документах в соответствии с нормативными актами ставится подпись «копия верна» при приеме на работу отражено в следующем перечне:
- приказ о приеме на работу}
- приказ о переводе на другую должность или работу}
- приказ об аннулировании трудового договора}
- выписки из трудовых книжек}
- справка о заработной плате}
- справка о начисленных и уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование и социальное страхование}
- справка о времени работы у конкретного работодателя.
С современным техническим оснащением процесса работы не составит труда воспроизвести необходимый документ в нужном количестве экземпляров. Однако, разные ситуации требуют различного оформления копий для сохранения их юридической силы. Поэтому вопросу правильности копирования отводится немаловажная часть делопроизводства.
Как правильно снять копию
Копия должна содержать в точности ту информацию, которая имеется на подлиннике, исключая росписи должностных лиц. Ее оформляют на стандартном листе, переписывая или перепечатывая содержание, включая дату, индекс при регистрации, место издания подлинника. Эти данные должны соответствовать оригиналу не смотря на то, что копии могут быть сняты гораздо позже. Как было сказано, подписи не воспроизводятся, а лишь расшифровываются в подробностях, с указанием должности и фамилии с инициалами. В связи с этим снятую копию необходимо заверить. Отметку о заверении скопированного документа ставят ниже фактической подписи. Записывают словами «верно» и указывается лицо, заверившее второй экземпляр (должность, ФИО, дата).
Печать предприятия или организации ставится на копии в том случае, если ее надлежит выдать на руки или переслать в другую организацию или третьим лицам. Предприятие или организация могут заверять только те документы, которые изданы внутри этого предприятия. Снимать копии с документации других организаций можно только после предварительного получения их разрешения. Исключением могут стать выписки из документов, изданных сторонними организациями при приеме на работу:
- диплом об образовании}
- свидетельства об окончании учебного заведения или курсов повышения квалификации}
- трудовая книжка, с которой обычно снимают выписки или дубликаты.
Существует разделение понятия «копия» на отпуски и выписки. Выписка – это скопированная часть документа. Часто готовят выписки из приказов при приеме на работу для внесения их в личные дела. Оформляются они на бланке предприятия, и воспроизводят чаще всего следующие документы:
- протоколы различных событий, заседаний, мероприятий, прочего}
- приказы о приеме на работу или увольнении с работы}
- приказы о переводе с одной должности на другую}
- распоряжения внутри предприятия}
- другие локальные документы.
Ставиться ли печать на выписках? Заверение происходит согласно установленным нормативам по общим правилам, т.е. пишется «верно», указываются реквизиты заверившего лица, и ставится печать поверх подписи. Отпуски – это копии оригинальных документов, остающихся на предприятии. Если текст документа написан на бланке, то текст и форма бланка не воспроизводится, а в остальном заверение такое же.
С развитием компьютерной и оргтехники снять копию можно соблюдая абсолютную идентичность. Такие автоматические копии называются факсимильными и особого заверения не требуют. Однако, в ряде случаев, а именно при приеме на работу требуется заверить подлинность документов – дипломов, свидетельств. При тиражировании документов на гербовых бланках, каждый экземпляр заверяется печатью.
Источник : hr-portal.ru
