Какие методы экономии рабочего времени эффективны для специалиста, работающего головой?
Существуют сотни советов относительно того, как можно экономить свое рабочее время. Если речь идет о практически механическом офисном труде, например, секретаря, то преимущества экономии очевидны. Быстрая печать ускоряет работу с корреспонденцией, грамотный распорядок дня — увеличивает количество дел, которые можно сделать. Но какие из «общепринятых» методов будут работать для работника интеллектуальной сферы, например, из ИТ?
Работник интеллектуального труда принципиально отличается от «перекладывателя бумажек» тем, что его время нельзя уплотнять бесконечно. Даже в моем случае (технический писатель, вобщем-то не относящийся к профессиям, где нужно изобретать что-то принципиально новое или искать оптимальное) большая часть работы происходит в голове. А у «головы» есть ряд вполне предсказуемых привычек, вроде конечного времени переключения с одной задачи на другую, периодической необходимости «перекурить» (в переносном смысле, т.е. отвлечься от решения, зашедшего в тупик) и т.п. Таким образом, далеко не все методы из «1001 советов по экономии рабочего времени» реально можно применить на практике. К сожалению, часто этот фактор не учитывается, особенно если в организации начинается «охота за неэффективностью», и с целью не допустить социального неравновесия одинаковые меры применяются ко всем, от секретаря до замдиректора.
Из того, что часто советуют, совершенно не работает:
1. Повышение скорости чтения / печати и прочих сопутствующих механических навыков. Позволю себе и здесь опираться на собственный опыт. Мне доводилось слышать, что быстрая печать — одно из условий успешной работы техническим писателем. Конечно, если речь идет о наборе текста «10 символов в минуту» — это правда. Но после достижения некоторого «критического» значения скорости усилия будут бесполезны. Если речь идет о чем-то нетривиальном, думаю я все равно медленнее, чем перевожу это в материальный вид (печатаю, пишу, набрасываю схему). Мне кажется, другие сферы умственного труда отличаются здесь лишь упомянутым «критическим значением» скорости, которое, кстати, весьма невелико.
2. Сокращение перекуров и другие жесткие меры работы с расписанием. Если годами выработан какой-то стиль работы, с этим можно бороться, но постепенно. Мгновенный отказ от сложившегося графика, например, подразумевающего получасовое переключение с задачи на задачу, может не увеличить список сделанного за день, а наоборот, значительно «уронить» эффективность. Получасовой «перекур» можно сократить до 10 минут, только не факт, что получится заставить себя сразу же сесть за решение по возвращении на рабочее место. Скорее всего, 20 минут отдыха будут добраны созерцанием чистого листа на мониторе. Аналогичную ситуацию можно наблюдать, если человека, привыкшего начинать «думать» с 10 утра, пытаться «переломить» и заставить трудиться с восьми. Если все это не подкрепить «убийственной» мотивацией, 2 часа, скорее всего, будут потеряны впустую. Кроме того, у каждого человека есть «оптимальная длительность» работы, после которой он либо ничего не сделает, либо «наломает дров», которые потом исправлять придется.
Работает в отдельных ситуациях:
1. Замена встреч телефоном. Обсуждая проблему, часто не достаточно ее изложить словами. Надо «махать руками» и рисовать картинки на бумаге так, чтобы собеседник это видел и мог принять участие в процессе. Skype и другие средства многогранных коммуникаций (видео, звук, текст, рабочий экран и т.п.) в некоторых случаях могут заменить личное общение, но только телефон — достаточно редко.
2. Работа в дороге. Поездки в офис или личные встречи часто требуют перемещений по городу или даже стране. Порой, на дорогу уходят сутки, но работать по пути можно лишь над задачами, которые не требуют серьезного приложения умственных сил. Вполне можно читать почту, отвечать на письма, звонить, планировать или обдумывать в фоне какие-то не серьезные проблемы. Но когда часть мозга занята отслеживанием своей остановки или наблюдением за временем в зале ожидания, достаточно трудно сосредоточиться так, чтобы сформировать решение крупной задачи (для которой нужно часа 3 — 4 «чистого» времени). Отвлекающие факторы каждый раз выкидывают часть задачи из головы, и ее приходится «загружать» заново. Эффективность падает практически до нуля. Моя практика постоянных разъездов привела к пониманию того, что командировка или дорога до офиса — лучшее время, чтобы расслабить мозг, а вовсе не наоборот.
Работает почти всегда:
1. Формирование четкого плана работ. Если задача сложна, но ясна, то и выполняться она будет быстрее, чем туманное поручение «сделайте что-нибудь». Это не раз проверено на практике, но почему-то такой подход считается менее продуктивным, чем жесткий регламент управления своим временем.
2. Программная и аппаратная поддержка. Не всегда можно обеспечить человека инструментами, которые решают его задачи мгновенно, но, если они явно не соответствуют ожиданиям, время будет утекать сквозь пальцы с неописуемой скоростью. Не дело это — ждать 15 минут открытия файла, если он и есть основной предмет работы. Автоматизация рутинных процессов и обновления техники с развитием задач, очевидно, работают.
А какие на ваш взгляд методы экономии времени работают для «думающего ИТ»?
