Тайм-менеджмент: планирование и оценивание дел

Постановка целей с прописыванием конкретных задач на полгода, год, пять лет, всю жизнь называется планированием (долгосрочным и среднесрочным). Определение целей и задач на меньшие сроки (месяц, неделя, день) — это распорядок профессиональной, творческой или личной жизни (краткосрочное планирование). Распорядок дает нам возможность продуктивно выполнять множество дел и решать массу задач. Однако без долгосрочного планирования Ваша работа не будет эффективной. Она будет являть собой множество переделанных, но никому не нужных дел, как будто Вы прошли длинный путь, но по кругу. В этой связи в первую очередь научитесь настоящему планированию и целеполаганию. Однако в настоящий момент нас интересует именно ежедневный и еженедельный распорядок — тот набор срочных дел, в рабство к которому попадает современный человек.

Каким образом учитывать важность дел и расставлять приоритеты в планировании? Прежде всего приучите себя к тому, что процесс планирования должен быть обязательным и регулярным. Первоначально всегда подводите итоги. На это следует выделять один день в месяц. Некогда? Разрываетесь от обилия отчетов и решений? Обманите время — разработайте свой ежемесячный план. Начинайте месяц, например, пятого числа, а заканчивайте четвертым, или начинайте двадцатого числа, а заканчивайте девятнадцатым. Такой нехитрый прием позволит Вам выиграть время и спокойно принять важные решения. Данный метод кажется непривычным? Однако в некоторых странах Европы рабочий и финансовый год начинается в сентябре. Основной годовой отчет готовится в конце августа, сразу после отпуска, а сдается в начале сентября. Таким образом, не мешают ни рождественско-новогодняя гонка, ни зимняя усталость, ни всеобщая декабрьская суета. Данный принцип «серединности» можно использовать и во время планирования на месяц. Пусть у всех он начинается первого числа, но Вы можете его начать двадцатого. Как следствие, отсутствие загруженности в конце месяца, вовремя подготовленные отчеты, взвешенные решения, спокойная реакция на фразу, брошенную на бегу: «Некогда, понимаешь, конец месяца…». Иногда кажется, что просто невозможно выделить целый день для планирования. Тем не менее попробуйте брать отгул или высвободить время до обеда в течение двух дней, для того чтобы этим заняться.

Таким образом, с ежемесячным планированием все понятно. Однако проблема заключается в том, что начало недели, и тем более дня, обычно очень напряженное, а планировать день в середине и вовсе не логично. Тогда начните все с конца! Выделите час-два в конце недели для данной процедуры. Пролистайте ежедневник. Сделайте анализ. Какие идеи удалось воплотить, а какие дела остались невыполненными? Особое внимание уделите важным задачам — правильно ли Вы определили степень их важности и срочности, успели ли их завершить и насколько успешно? Проанализируйте, разумно ли Вы распорядились временем в отношении рутинных дел. Чем больше задач Вам требуется выполнить, тем больше времени Вам необходимо для планирования.

Попробуйте по-новому посмотреть на перспективы Вашего труда. Возьмите себе за правило ежедневно проводить оценку. На это требуется каких-нибудь десять минут, а эффект получается поразительный. Обдумайте свои решения, посмотрите, какие были неудачи, и постарайтесь найти их причину.

Подчеркнем, что, составляя расписание вечером и начиная с конца недели, Вы экономите драгоценные утренние минуты и первые рабочие часы в начале недели. Кроме того, если говорить о ежедневном распорядке, то ночью мозг подсознательно «прокрутит» ленту важных дел на следующий день, и утром по дороге на работу Вы уже «включитесь» в процесс. Кроме того, эффективным является так называемый «просмотр со стороны». Представьте себе следующий день — что Вы делаете, с кем встречаетесь, о чем думаете? Это поможет составить наиболее рациональный и результативный распорядок дня на завтра. Далее посмотрим, каким образом каждый из вышеперечисленных принципов определения приоритетов оказывает конкретное влияние на ежедневное и еженедельное планирование.

■ Постановка основной цели является важным и для краткосрочных планов. Годовое «полотно» Вашей жизни сплетается именно из дней и недель. Из всех предстоящих дел нанеделю выберите десять самых важных. Извсех предстоящих дел на день определитетолько два самых значимых. Действительно лиони ведут Вас к достижению цели? Спроситесебя, решение каких задач принесет Вам хорошие результаты? Выполнение каких дел имеетключевое значение для Вашей жизни, карьеры,работы? Какие дела Вам очень интересны?

Ответы на перечисленные вопросы запишите на отдельный лист. Подумав и все взвесив, определите порядок расстановки приоритетов. Помните, что основными являются Ваши личные приоритеты, и это не имеет ничего общего с эгоизмом. Такой подход в конечном итоге наиболее продуктивен. Как правило, на выбор важных дел уходит около десяти минут в день и около получаса в неделю. Возможно, в начале Вам понадобится больше времени.

■ Оценка степени важности от одного до пяти) и степени срочности от одного до четырех). Размышляя о степени срочности дел,не забывайте отмечать сроки их выполнения(конкретный день недели или час дня), еслиони известны. Для наглядности можно составить таблицу.

■ Четыре категории дел. Ориентируйтесь на важные и срочные дела, поскольку их выполнение позволит сэкономить время в будущем. Таким образом, Вы сможете работать в достаточно спокойном ритме. Важные и несрочные дела выполняйте во вторую очередь, более того, имеет смысл их выполнение делегировать. Срочные и неважные дела никогда не выполняйте самостоятельно — необходимо их либо перепоручить другим сотрудникам, либо отказаться от них вообще. Несрочные и неважные дела — это пустое времяпрепровождение. Забудьте о них.

■ Матрица ABC. А-задачи необходимо всегда решать только самостоятельно. Кроме того, следует планировать не более двух-трех таких задач на один день, а их выполнение должно занимать не более трех-четырех часов. В-задачи частично следует выполнять самостоятельно (затрачивать не более двух часов), частично можно поручать другим. С-задачи необходимо всегда делегировать или же заниматься их решением в свободное время. Если какие-либо дела передать невозможно, следует сокращать время на их выполнение. Не тратьте на них более часа. В идеале 60% времени старайтесь уделять на решение А-задач, 25% — на решение B-задач. C-задачам целесообразно уделять не более 15% времени.

Запомните, что никогда не следует браться за выполнение дел из «мусорной корзины», т. е. тех, которые не входят ни в одну из категорий. Однако в действительности чаще всего приятными и интересными для нас кажутся дела неважные и несрочные. Именно с таких дел мы начинаем рабочий день или отдаем лучшее и основное рабочее время.

■ Люди. Планируйте встречи, беседы, «посиделки» с учетом степени их важности. Это также относится к личным встречам вне работы. Иногда, тщательно прописывая этапы деловой жизни, мы фиксируем в своем расписании минимум встреч, связанных с профессиональной сферой. Однако другие человеческие ресурсы могут оказаться не менее важными. Находите время на «разговор по душам» с коллегами, на беседы с друзьями, на встречи с родителями, на общение с детьми. Обязательно заносите их в распорядок. Для этого необходимо иметь не только рабочий график, но и план личных жизненных целей и устремлений.

■ Принцип Парето также применим при составлении расписания. Согласно данному правилу, 80% времени отводите на собственно дела (запланированная активность), а 20% оставляйте в резерве на внезапно возникшие, не включенные в план, но не терпящие отлагательства дела (непредвиденная активность).

В запланированной активности примерно 20% от всего общего времени отведите на управленческую деятельность и творческую работу (спонтанная активность). Отметим, что знание и применение данного принципа повышает эффективность деятельности почти во всех сферах бизнеса и человеческой жизни. Неслучайно его также называют «пивным правилом», т. к. 20% людей на планете выпивают 80% пива. Однако в науке тайм-менеджмента правило Парето трансформируется в «мистическо-непреодолимый» закон. Учитывайте данные закономерности. Выделите в своем расписании два дела из категории А- и В-задач. Проведите учет потраченного времени на каждое из них. Оцените результаты их выполнения. Затем проведите сравнение.

Например: «Я потратил одинаковое время на А- и B-задачи, но выполнение B-задач принесло в два раза больше результатов». Когда Вы установите эту закономерность, воспользуйтесь частью времени, выделенного на выполнение А-задач, для того чтобы потратить его на B-задачи. Безусловно, в этом случае Вы получите еще меньше результатов А-задач, но вот эффективность от выполнения B-задач повысится колоссально.

■ Метод Альпы. Система организации личного и рабочего времени и правильное его использование в планировании подарят Вам два дополнительных часа ежедневно. Кроме того, Вы с удовлетворением сможете сказать: «Я сделал все, что было мною намечено!» Данный метод предполагает индивидуальный подход к рабочему распорядку и конкретное планирование времени на каждом из пяти шагов.

1. Сроки выполнения дел ставьте максимально точно. Например, «вторник, 13.00», а не просто «вторник». Если дела являются очень важными, старайтесь закончить их на один день раньше, чтобы исключить влияние непредвиденных обстоятельств (поломка техники, зависимость от других людей).
2. Определяйте реальные сроки выполнения каждого предстоящего дела. Если Ваша работа предполагает телефонные переговоры, то отводите на них много времени, несмотря на то что, согласно рекомендациям по тайм-менеджменту, необходимо уделять минимум времени телефонным переговорам. Обязательно в конце дня проводите сравнение результатов запланированного и реально потраченного времени. Оцените разницу, проанализируйте издержки с целью понять — ошиблись ли Вы при планировании, или потратили время впустую. Сделайте корректировку в следующем плане.
3. Буферное время весьма коварно. Кроме запланированного обеденного перерыва отведите на дела, выполняемые в этот промежуток, примерно 7–10 минут каждого часа работы.
4. Из всех важных дел недели выберите, какие Вы сделаете в понедельник, какие во вторник и т. д. Установите очередность выполнения ежедневных важных дел.
5. Постоянно осуществляйте контроль плана с целью измерить эффективность составления распорядка. Важно проследить, чтобы выполнение одних и тех же дел не откладывалось регулярно.

■ Пирамида важности. В ежедневном и еженедельном планировании разбивка дел по уровням в виде пирамиды имеет отношение скорее к выбору времени, а не к его количественному измерению. Для выполнения дел, составляющих самый нижний уровень пирамиды, необходимо выделить лучшее время (часы дня, в которые работоспособность повышается, самые продуктивные дни недели). Например, если Вы «жаворонок» — это утренние часы, если «сова» — послеобеденные и вечерние. Выбор дней недели является индивидуальным. Второй уровень формируют ежедневные дела, которые чаще всего требуют выполнения в середине дня. Минимизируйте время, отведенное на задачи третьего уровня, старайтесь их делегировать или уделять им, по возможности, не более часа и не каждый день недели. Третий уровень пирамиды формируют дела, время на исполнение которых должно выделяться по остаточному принципу.

Будьте внимательны к задачам пятого уровня. Несмотря на то что его в основном формируют дела на первый взгляд абсолютно не важные, они влияют как на Ваш корпоративный имидж, так и на внутрисемейные ценности. Данный уровень далеко не ведущий, однако забывать о нем нельзя, поскольку без него пирамида важности не будет цельной.

■ Скачок Питера Друкера. Один из самых влиятельных теоретиков менеджмента Питер Друкер выступал за простоту управления и был автором концепции «информационного работника» (работник умственного труда, чья деятельность связана с обработкой имеющейся информации и получением новой информации). По сути, это все те, кто обладает высоким уровнем образования или связаны с образованием. С точки зрения управления данная категория работников имеет особую мотивацию и нуждается в индивидуальном подходе. По Друкеру, именно этой категории работников требуется умение правильно расставлять приоритеты. Количественные улучшения, как правило, достигаются сравнительно легко, даже без тщательного планирования. Качественные скачки требуют продуманной предварительной работы. Чтобы совершить такой скачок, необходимо не тратить время на рутинные срочные и не очень важные дела, жестко регламентировать задачи по степени важности и срочности, отдавая приоритет самым важным и срочным.

Однако не так принципиально, если Вы не совсем точно сумеете выделить 20% дел, которые принесут 80% результатов (используя правило Парето), или задачи, которые дадут только незначительные количественные итоги, а не радикальные качественные изменения (согласно принципу Друкера). И не так важно, насколько виртуозно Вы овладеете методом Альпы, матрицей ABC или научитесь составлять пирамиду важности. Главное — данные принципы помогут Вам по-новому посмотреть на обычные вещи и осмыслить задачи, что позволит принимать эффективные стратегические решения.

Легкость занятости

Несмотря на существующие методы и приемы, иногда все же сложно понять и определить, что следует делать в первую очередь, а что делать не стоит вообще. В данной ситуации Вам может помочь еще один совет — не бойтесь отсеивать лишнее в «мусорную корзину». Особенно это касается обилия распоряжений руководителей разного ранга, многие из которых неразумны, нелогичны, впоследствии часто отменяются или забываются самим руководством.

Кроме того, российская действительность переменчива и подчас непредсказуема. Приведем пример. В начале 1980-х гг. руководством столицы было принято решение о том, что Татарстан должен перейти на местное время, отличающееся от московского на один час. До этого на протяжении более 60 лет в Казани и ее окрестностях люди жили по московскому времени. Нововведение принесло массу неудобств местному населению. Большая часть предприятий приняла и внедрила данное решение. Однако были и те, кто не стал спешить. Через некоторое время распоряжение отменили. И еще один пример.

Старшее поколение помнит, как в нашей стране внезапно было решено изменить единицу измерения атмосферного давления с миллиметров ртутного столба на Паскали. Была потрачена масса времени, денег, бумаги, нервов. Однако менее чем через год решение отменили. И это все в масштабах республики и целой страны. Теперь представьте, сколько непродуманных и нелепых решений принимается рангом ниже?

Таким образом, принимая решение о выполнении какого-либо дела, стоит оценить его реальную ценность. Помните, Ваша задача — не выглядеть и даже не быть постоянно занятым, Ваша задача — стать максимально результативным.

Течение рабочего дня

Иногда наш рабочий день соответствует девизу: «Вперед, только вперед, невзирая ни на что!». Движемся вперед, даже не будучи уверены в том, что мы на правильном пути. Суетный труд — попытка убежать от труда настоящего. Для того чтобы важные и срочные задачи не перепутались в течение рабочего дня, выполняйте несколько простых правил.

■ Не ослабляйте усилий! Только так Вы спасетесь от гнета срочных дел.Часто тяготы предстоящего дня мешают размышлениям, заставляя отговариваться: «Сегодня у меня просто нет вдохновения». Установите для себя простое правило: если нетвдохновения — делай по обыкновению.

■ Группируйте те рутинные повторяющиеся ежедневные дела, от которых невозможно отказаться или которые нельзя делегировать. Планируйте на одно и то же время телефонные звонки (например, с 15 до 16 часов),работу с электронной почтой (с 16 до 17), работу с бумагами (с 17 до 18), просмотр прессы(с 18 до 18.30) и т. д., стараясь не отвлекатьсяна это в другое время. Как Вы заметили, выполнение всех перечисленных дел запланированона вторую половину дня, несмотря на то чтотрадиционно именно с этих дел принято начинать рабочий день. Однако все они (за редкимисключением) являются рутинными и неважными. Безусловно, всегда существует риск, чторабота с телефоном, прессой, электроннымисообщениями может занять гораздо большевремени, чем Вы запланировали. Таким образом, выполняя данные задачи в начале дня, мысами обрекаем себя на затягивание времени,на тягучесть срочных дел, на откладываниедел важных, и, как следствие, возникает нервозность и неудовлетворенность сделанным.

■ Все важные дела начинайте в начале рабочего дня (конечно, если Вы не безнадежная «сова»). Первоочередное выполнение самых важных (и сложных) задач скорее приведет Вас к достижению успеха, освободит многоэнергии и времени. Затем можно переходить крешению тех вопросов, которые относятся ккатегории наиболее трудных, скучных и проблемных. Кажущееся противоречие вполне оправданно. После важных дел нам психологически хочется перейти к более простым. Однако здесь с легкостью можно попасть в капкан«продолженного» времени, когда быстро выполнить задачу не получается и мы вязнем всуете рутинных дел, берущихся из «ниоткуда».

■ Не будьте рабами собственного плана. Используйте гибкий подход, учитесь изменятьсвой план в случае непредвиденных обстоятельств. Очень важное и срочное дело можетвозникнуть совершенно неожиданно.

■ Завершайте дела. Выполняйте каждое задание до конца и только потом переходите к следующему. Это поможет развить целенаправленность, и Вы будете выполнять все запланированные дела без особых проблем.

■ Максимально делегируйте дела, не забывая четко объяснить задачу, дать инструкции и проконтролировать выполнение.

■ Учите подчиненных расставлять приоритеты. Если Вы хотите, чтобысотрудники не тратили время впустую или намалозначительные занятия, помогайте им правильно ранжировать дела и определять первостепенные задачи.

Начните прямо сейчас

Проблема расстановки приоритетов и планирования времени, как правило, возникает не при изучении методов, а при попытке внедрить их на практике. В этой связи, переходя к освоению вышеописанных принципов, будьте настойчивы. В Библии сказано: «Не вливают молодое вино в мехи старые», т. е. не удастся создать что-либо новое, не порвав со старым, не отказавшись от него. Сломайте свои собственные стереотипы, уничтожайте пагубные привычки, боритесь с ленью и конформизмом. Отвоевывайте у самого себя свое временное пространство. Начинайте внедрять в свою жизнь то, что реально поможет Вам быть более эффективным. Делайте это, невзирая ни на что.

Начните с освоения того метода, который показался Вам действительно работающим. Направьте свою энергию на доскональное его изучение. Практикуйте этот метод. Не разочаровывайтесь, если что-то не получится сразу, и не впадайте в перфекционизм. Делайте небольшие, но реальные шаги. После освоения одного метода переходите к другому. Если какой-либо принцип вызывает у Вас внутреннее сопротивление, то отложите его на время.

Определяйте реальные сроки для работы, окончательного постижения и внедрения в жизнь каждого из описанных методов. Важно не то, что Вы начали делать, а то, что Вам удастся успешно завершить. Значит, не бросайте намеченного и контролируйте себя. Успех приходит к тем, кто много работает, особенно над собой. Успешное использование принципов расстановки приоритетов, техники планирования времени и методов научной организации труда сделает вашу работу продуктивной, уменьшит количество стрессов и поможет более эффективно проводить рабочий день. Используйте данные приемы в совокупности или отдельно, и Вы будете чувствовать себя лучше, увереннее, станете более эффективными, экономя 10–20% своего времени.

Источник