28 законных календарных дней. Порядок предоставления и оформления отпуска
«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2007, N 5
28 законных календарных дней. Порядок предоставления и оформления отпуска
Законодательством не определено каких-либо ситуаций, которые позволяли бы лишить работников права на отпуск. Независимо от организационно-правовой формы организации, срока трудового договора, от того, какая именно работа и на каких условиях выполнялась, каждый работник вправе получить ежегодный основной оплачиваемый отпуск, а работодатель обязан его предоставить.
Предоставление отпуска. Трудовой кодекс РФ устанавливает, что работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности и среднего заработка) (ст. 114).
Законодательством не определено каких-либо ситуаций, которые позволяли бы лишить работников права на отпуск. Независимо от организационно-правовой формы организации, срока трудового договора с работниками, а также от того, какая именно работа и на каких условиях выполнялась (полное либо неполное рабочее время; постоянная или срочная работа; совместительство и др.), каждый работник вправе получить в установленном порядке ежегодный основной оплачиваемый отпуск, а работодатель обязан его предоставить.
Минимальная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Для некоторых категорий работников установлены удлиненные ежегодные оплачиваемые отпуска. Например, у работников моложе 18 лет продолжительность основного ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 31 календарный день, который они могут использовать в удобное для них время (ст. 267 ТК РФ), у педагогических работников величина отпуска определяется (устанавливается) Правительством Российской Федерации (ст. 334 ТК РФ).
Кроме основного, работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами, предоставляются ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска. Продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска не может быть менее трех календарных дней (ст. 119 ТК РФ).
Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей также могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или иными локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ст. 116 ТК РФ).
Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ).
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:
— время фактической работы;
— время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
— время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
— период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:
— время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 настоящего Кодекса;
— время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;
— время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.
В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (ст. 121 ТК РФ).
Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:
— женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
— работникам в возрасте до восемнадцати лет;
— работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
— в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ).
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).
Наши комментарии. Унифицированная форма графика отпусков была введена впервые в 1980 г. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации как альтернатива бюрократической процедуре обязательного заявления и индивидуального приказа на каждого работника. Форма документа была незначительно отредактирована и включена под новым номером в состав унифицированных форм по первичному учету труда (Т-7) Госкомстата России 2004 г. и обрела в соответствии с Трудовым кодексом нормативный статус.
Поскольку график отпусков должен учитывать интересы как работников, так и работодателей, целесообразно составление проекта этого документа в структурированных организациях в подразделениях и полное оформление сводного документа кадровой службой. Для этого руководителями подразделений, отвечающими в конечном счете за ритмичность работы коллектива, на основе индивидуальных собеседований или по итогам общего собрания коллектива готовятся проекты графиков отпусков подразделений, в которых определяется очередность использования отпусков работниками.
| Струк — турное подраз- деление | Должность (специ — альность, профессия) по штатному расписанию | Фамилия, имя, отчество | Табель- ный номер | Отпуск | Приме — чания | ||||
| К-во кален- дарных дней | Дата | Перенесение отпуска | |||||||
| заплани- рованная | факти- ческая | осно- вание | дата предпола — гаемого отпуска | ||||||
| Отдел продаж | Зав. отделом | Попов Б.П. | 28 | 09.07 | Принято 10.12 на общем собрании | ||||
| Ст. менеджер | Урусова А.Д. | 28 | 11.06 | ||||||
| Менеджер | Демин Ф.С. | 28 | 14.05 | ||||||
| Менеджер | Жарова И.И. | 28 | 06.08 |
Руководитель
_______________________________________ ___________ И.О. Фамилия
наименование структурного подразделения подпись
Подписанные руководителями подразделений проекты передаются в кадровую службу для анализа на предмет соответствия всех позиций законодательству, локальным нормативным актам и условиям трудовых договоров и сведения в единый документ. Локальным нормативным актом организации может предусматриваться необходимость проведения соответствующих консультаций с отделом организации и оплаты труда или планово-экономическим отделом, а также с руководителями смежных структурных подразделений для определения количества работников, необходимого для выполнения общих производственных планов. В том случае, если у кадровой службы есть замечания, они в рабочем порядке согласовываются с руководителями структурных подразделений, а те, соответственно, с сотрудниками, и после согласования соответствующие изменения вносятся в проект.
В небольших организациях с численностью до 20 человек основная работа по установлению очередности предоставления отпусков работникам выполняется, как правило, кадровой службой, которая самостоятельно выясняет планы и пожелания работников. Получив эту информацию и составив на ее основе и в соответствии с требованием законодательства проект графика отпусков, кадровая служба согласует его с руководителями структурных подразделений для уточнения схем замещения работников и ритмичности работы организации.
Проект сводного графика отпусков должен быть подписан руководителем кадровой службы и согласован со всеми заинтересованными сторонами — руководителями структурных подразделений и представителем работников, в качестве которого может выступать общее профсоюзное собрание или профсоюзный комитет, а следовательно, оформлен как гриф «согласования» (учета мнения) по форме:
┌────────────────────────────────┬───────────────────────────────┐
│ │ УТВЕРЖДАЮ │
│ Мнение профсоюзного органа │ │
│ │ Генеральный директор │
│ Протокол заседания профкома │ │
│ │ Подпись _______ И.О. Фамилия │
│ от 15.12.200__ N _____ │ │
│ │ 16.12.200__ │
│ │ │
└────────────────────────────────┴───────────────────────────────┘
Наши комментарии. В табличной текстовой части графика отпусков предусмотрена возможность оформления однократного переноса (разбиения) отпуска (графы 8, 9), но к унифицированной форме за 25 лет ее применения так и не был разработан механизм документирования этого действия. Основанием внесения изменений по усмотрению руководителя организации может являться заверенная копия первичного документа (справки, путевки), а может и заявление самого работника с обязательной визой непосредственного руководителя и резолюцией руководителя организации.
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ЗАЯВЛЕНИЕ Генеральному директору │
│ 12.05.2007 N ______ ОАО «ФИКУС» │
│ о переносе отпуска Ю.В. Костромину │
│ │
│ ПЕРЕНЕСТИ │
│ │
│ _______________ Ю.В. Костромин│
│ подпись │
│ │
│ 14.05.2007 │
│ │
│ Прошу перенести мне отпуск с 10.06.2007 на 12.07.2007 в связи с│
│приобретением семейной путевки. │
│ Приложение: копия путевки на 1 л в 1 экз. │
│ │
│ Ст. менеджер отдела │
│ продаж _________________ А.Д. Урусова │
│ подпись │
│ │
│ Зав. отд. продаж │
│ ________________ Б.П. Попов │
│ подпись │
│ │
│ 12.05.2007 │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ЗАЯВЛЕНИЕ │
│ 12.05.2007 N _____ Генеральному директору│
│ о разделении отпуска ОАО «ФИКУС»│
│ Ю.В. Костромину│
│ │
│ ВНЕСТИ ИЗМЕНЕНИЯ В ГРАФИК│
│ │
│ __________ Ю.В. Костромин│
│ подпись │
│ │
│ 14.05.2007 │
│ │
│ Прошу предоставить мне возможность использовать часть очередного отпуска│
│с 21.02.2007 по 07.03.2007 в связи с приобретением путевки на горнолыжный│
│курорт. │
│ Приложение: копия путевки на 1 л в 1 экз. │
│ │
│ Менеджер отдела │
│ продаж ____________ Ф.С. Демин │
│ подпись │
│ │
│ Зав. отд. продаж │
│ ________________ Б.П. Попов │
│ подпись │
│ │
│ 12.05.2007 │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В таком случае в графике отпусков заполняется графа 7 «Фактическая дата», а в графе 10 «Примечания» указывается основание продления или перенесения отпуска.
Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Так, по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 123 ТК РФ). Ежегодный оплачиваемый отпуск также должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:
— временной нетрудоспособности работника;
— исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
— в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами (ст. 124 ТК РФ).
По соглашению между работником и работодателем ежегодный отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ЗАЯВЛЕНИЕ Генеральному директору│
│ 11.06.2007 N _______ ОАО «ФИКУС»│
│ о выплате отпускных Ю.В. Костромину│
│ │
│ Оплатить до 16.06.2007 │
│ и внести изменения в график отпусков│
│ │
│ _____________ Ю.В. Костромин │
│ подпись │
│ │
│ 14.05.2007 │
│ │
│ В связи с тем что мне не были своевременно, до 10 мая 2007 г.,│
│выплачены деньги за очередной отпуск, считаю, в соответствии со ст. 124 ТК│
│РФ, началом своего отпуска дату через две недели после фактического│
│получения отпускных в полном объеме. │
│ │
│ Менеджер отдела │
│ продаж ___________ И.И. Жарова │
│ подпись │
│ │
│ Зав. отд. продаж Юрисконсульт Гл. бухгалтер │
│ _______________ Б.П. Попов __________ Л.Р. Фролова ___________ Т.О. Гавлова│
│ подпись подпись подпись │
│ │
│ 11.06.2007 11.06.2007 13.06.2007 │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В типовой форме графика отпусков (Т-7) не предусмотрены графы для проставления даты и визы ознакомления с ним каждого работника. Кадровым службам приходится и этот вопрос решать самостоятельно: либо вносить личную подпись сотрудника (с датой) в графу «Примечание», либо вводить дополнительные графы в унифицированную форму.
Наши комментарии. Нередко кадровые службы делают ежемесячные выписки из Табеля для структурных подразделений и формируют после обязательного возвращения в кадровую службу с визами ознакомления из них дело с заголовком «Материалы по ведению графика отпусков». Второй вариант предпочтительнее с точки зрения формализации выполнения буквы ТК РФ.
Если работнику своевременно не была произведена оплата времени ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (ст. 124 ТК РФ).
Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.
При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией может быть заменена часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части (ст. 126 ТК РФ).
Трудовой кодекс РФ не вменяет работнику в обязанность предоставить работодателю какое-либо подтверждение своей болезни до ее окончания и полного оформления листка нетрудоспособности. Однако следует исходить из того, что в соответствии с п. 1.1 Инструкции о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденной Приказом Минздрава России от 19.10.1994 N 206 и Постановлением ФСС РФ от 19.10.1994 N 21, назначение и выплата пособия по временной нетрудоспособности осуществляются только по предъявлению листка нетрудоспособности. Таким образом, работодатель может совершить действия, связанные с предоставлением работнику определенных гарантий в связи с временной нетрудоспособностью, только после предъявления листка нетрудоспособности.
Пока работник не предъявит листок нетрудоспособности, например, он находится и заболел в другом городе, кадровая служба должна вести учет, основываясь только на словах работника.
Также ежегодный оплачиваемый отпуск продлевается, если во время указанного отпуска у работника возникла необходимость исполнения государственных обязанностей и законом для этого предусмотрено освобождение от работы (например, призыв на военные сборы, явка по вызову в суд в качестве потерпевшего или свидетеля и т.п.).
Наши комментарии. Во всех случаях в графу 8 «Основание перенесения отпуска», графу 9 «Дата» вносятся фактические сведения о времени нахождения сотрудника в отпуске.
Кроме ежегодного оплачиваемого отпуска, работнику по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между ним и работодателем (ст. 128 ТК РФ).
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ЗАЯВЛЕНИЕ │
│ 11.06.2007 N _____ Генеральному директору│
│ о предоставлении ОАО «ФИКУС»│
│ неоплачиваемого отпуска Ю.В. Костромину│
│ │
│ ВНЕСТИ ИЗМЕНЕНИЯ В ГРАФИК│
│ │
│ __________ Ю.В. Костромин│
│ подпись │
│ │
│ 06.08.2007 │
│ │
│ Прошу предоставить мне в соответствии со ст. 128 ТК РФ и ст. 24│
│Коллективного договора дополнительный отпуск без сохранения заработной│
│платы с 27 августа 2007 г. по 7 сентября 2007 г. │
│ │
│ Зам. начальника │
│ службы безопасности ____________ И.И. Жарова │
│ подпись │
│ │
│ Зав. кадровой службой Юрисконсульт │
│ _____________________ А.А. Карпов ____________ Л.Р. Фролова │
│ подпись подпись │
│ │
│ 05.08.2007 05.08.2007 │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО │
│ «ФИКУС» │
│ │
│ ПРИКАЗ │
│ 19.06.2007 Москва N 86 Л/С │
│ │
│ об отзыве из отпуска │
│ │
│ В связи с производственной необходимостью │
│ ПРИКАЗЫВАЮ: │
│ │
│ 1. Отозвать из очередного отпуска главного инженера Икарова Б.С. с 20│
│июня 2007 г. │
│ 2. Неотгуленную часть отпуска перенести на следующий рабочий год. │
│ │
│ Генеральный директор ОАО _______________ Ю.В. Костромин │
│ подпись │
│ │
│ ______________ Б.С. Икаров │
│ подпись │
│ │
│ 19.06.2007 │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:
— участникам Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году;
— работающим пенсионерам по старости (по возрасту) — до 14 календарных дней в году;
— родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, — до 14 календарных дней в году;
— работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году;
— работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до пяти календарных дней;
— в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами либо коллективным договором.
Наши комментарии. Во всех случаях получения денежной компенсации и дополнительных отпусков без сохранения заработной платы необходимо заявление работника, завизированное в отделе кадров и у юрисконсульта. Необходимость других виз (непосредственного руководителя, гл. бухгалтера и т.д.) определяется самой организацией.
Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. При этом не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 125 ТК РФ).
Только в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Кроме того, запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 124 ТК РФ).
При расторжении трудового договора <1> работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим расторжением трудового договора (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем расторжения трудового договора считается последний день отпуска (ст. 127 ТК РФ).
———————————
<1> В Трудовом кодексе РФ в соответствующих статьях употреблен термин «увольнение», «уволен». Однако редакция журнала полагает, что это как минимум некорректно по отношению к указанным случаям. Термин «увольнение» применим лишь к случаям наказания работника и действительно увольнения его — но в качестве «высшей меры» дисциплинарного взыскания (ст. 192 ТК РФ).
При прекращении трудового договора в связи с истечением его срока отпуск с последующим прекращением трудового договора может предоставляться и тогда, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока этого договора. В этом случае днем прекращения трудового договора также считается последний день отпуска. При предоставлении отпуска с последующим прекращением трудового договора, а также при расторжении трудового договора по инициативе работника этот работник имеет право отозвать (забрать) свое заявление о расторжении трудового договора до дня начала отпуска, если на его место до этого момента не приглашен другой работник переводом и это приглашение оформлено письменно.
Источник: hr-portal.ru
