6 методов, чтобы превратить занятого сотрудника в эффективного
Управление эффективностью или Performance Management — то, чем стоит заниматься любому бизнесу, чтобы быстро и качественно развиваться. Ведь если грамотно выстроить рабочие процессы, сразу становится понятно, что оптимизировать, где сэкономить, в каком направлении лучше двигаться, а от чего отказаться. А еще это отличная возможность пересмотреть продуктивность сотрудников, оценить вклад в бизнес каждого из них и решить, что изменить, чтобы повысить показатели эффективности. С этим поможет внедрение принципов Performance Management.
Что такое Performance Management?
Performance Management — это система показателей, по которым можно определить уровень эффективности персонала. Это важно, чтобы помочь сотрудникам максимально раскрыть свой потенциал, а компании — найти новые решения для улучшения работы бизнеса, его рентабельности.
Полная система Performance Management состоит из 6 элементов, которые обязательно нужно подстроить под специфику и структуру своей организации.
Фидбек от управляющих менеджеров
Отзывы менеджеров о работе их подчиненных — то, чего не хватает более 56% сотрудников согласно исследованию SHRM.
Отсутствие фидбека намного хуже, чем негативный отзыв в сторону сотрудника.
Обратная связь, пусть даже не самая приятная — это самый простой способ узнать, что работник делает не так, где ему нужна помощь и что можно сделать, чтобы улучшить свой результат.
4 лучших формата для предоставления обратной связи:
- встреча с командой, цель которой — обсудить эффективность каждого сотрудника (часто проводится после того, как сотрудники пройдут тестирование на определение уровня эффективности);
- встречи 1:1 с теми, у кого низкий уровень продуктивности (цель — принять решение, что делать дальше, поставить цели, которую помогут устранить проблему);
- наставничество (когда менеджер становится ментором для сотрудников и помогает им стать лучше, продуктивнее, через индивидуальное сопровождение);
- неформальные разговоры во время обеда, за чашкой кофе, возле кулера.
Обзоры 360 градусов
Эта методика позволяет оценить сильные и слабые качества сотрудника, его навыки, умения. Ценность в том, что такую оценку могут дать люди с разными ролями в компании — как рядовые сотрудники, так и ТОП менеджмент, клиенты, партнеры.
Сначала проводится оценка, потом обсуждаются ее результаты — лично или группой сотрудников.
Планы повышения продуктивности
Это должны быть официальные документы, где четко прописаны желаемые результаты, ресурсы для их достижения, и показатели, по которым будут оценивать прогресс.
Такие планы можно делать как индивидуально, так и на весь отдел или даже компанию.
Постановка целей
Цели помогают персоналу не прокрастинировать, а быть в постоянном движении, вовлекаться в процессы. Но важно не просто в начале месяца поставить цели, а потом в конце оценить фактические результаты. Нужно регулярно их отслеживать, обсуждать, если нужно — помогать искать новые решения для достижения.
В постановке целей есть 2 важных момента:
- Они должны соответствовать общим целям компании.
- Их нужно устанавливать по методике SMART. Это когда цели конкретные, измеримые, достижимые, релевантные и ограничены во времени.
Награды, признания и другие инструменты нематериальной мотивации
Думаем, вы знаете, что деньги — далеко не единственный и эффективный способ мотивировать сотрудников. Им важно еще слышать признание их успехов, личную благодарность от начальника, получить дополнительный выходной и т.д.
В чем преимущества управления эффективностью?
Исследование Gallup показывает, что компании с высококвалифицированными сотрудниками имеют такие преимущества перед конкурентами:
- на 17% выше производительность;
- на 20% растут продажи;
- на 21% выше рентабельность;
- на 41% меньше прогулов;
- снижение оборота текучести на 24% (в организациях с высокой текучестью);
- снижение оборота текучести на 59% (в организациях с низким оборотом);
- на 70% меньше инцидентов, связанных с безопасностью сотрудников;
- на 40% меньше дефектов в продуктах.
Как улучшить план управления эффективностью персонала?
Для начала нужно оценить, какой план управления эффективностью сотрудников у вас сейчас. Если его еще нет, то стоит начать с малого — внедрять по 1 инструменту друг за другом. Так вы сможете отслеживать, что работает лучше именно в вашей команде, а что — хуже и требует доработки.
Вот некоторые идеи, которые помогут сформировать свой план по Performance Management.
№1. Организуйте постоянный индивидуальный фидбек для сотрудников
Выше мы писали идеи по лучшим форматам предоставления обратной связи работникам. Но если у вас нет культуры фидбеков, начните с личных отзывов на постоянной основе. Важно, чтобы это было легко организовать, на это не уходило много времени и всем было удобно. Например, раз в месяц или по запросу проводите встречи 1:1.
Также можно попробовать внедрить неформальные корпоративные чаты. Где сотрудники могут делиться тем, что у них происходит в жизни кроме работы.
Подумайте и о других вариантах предоставления обратной связи — полугодовых официальных проверках, ежеквартальных обзорах прогресса, ежемесячных индивидуальных проверках и еженедельных чек-инах.
№2. Грамотно составьте вопросы для оценки эффективности персонала
Сегодня все хуже работают вопросы в стиле «Насколько ценен этот сотрудник по шкале от одного до десяти?». Менеджеры не понимают, как правильно на них отвечать, что подразумевает под собой каждый балл от 1 до 10. Так итоговая оценка выходит очень субъективной.
Поэтому важно максимально точно ставить вопросы, чтобы на них можно было легко и быстро отвечать. Обязательно соотнесите их с целями компании, качествами сотрудников, которые наиболее важны для измерения продуктивности.
Еще одна рекомендация — ограничьте свои опросы на оценку производительности несколькими ключевыми вопросами. Часто длинный список необходимых вопросов — причина, по которой опросы заполняют либо как-нибудь, либо не завершают вообще.
№3. Отдельно оценивайте каждый показатель
Когда менеджеры по одному опросу пытаются оценить и эффективность работы сотрудников, и их зарплату, систему вознаграждения, это не приводит ни к чему хорошему. Потому что персонал начинает думать, что, возможно, по итогу теста им удастся повысить оплату труда, и выбирает те варианты ответов, которые этому способствуют. Как итог — результаты неправдивые, с ними нельзя работать.
№4. Обсуждайте с сотрудниками будущее компании
Часто эффективность зависит от того, понимает ли человек общую, глобальную цель, к которой он помогает прийти, или нет.
Gallup рекомендует использовать специальные встречи, чтобы обсуждать с сотрудниками, что происходит в компании сейчас сейчас, что должно произойти дальше и как туда добраться. Важно четко объяснить, каких результатов вы, как менеджер, ожидаете, какого поведения и как будете оценивать результат каждого работника.
Важно, чтобы это был не монолог, а диалог с активным вовлечением команды. Сотрудникам важно быть услышанными, получить ответы на свои вопросы. Дайте им это взамен на повышение эффективности.
№5. Подкрепляйте сильные стороны, конструктивно комментируйте слабые
ТОП менеджеры консалтингового агентства The Clemmer Group исследовали, что продуктивность сотрудников снижается на 27%, если их низкие, недостаточные показатели эффективности объясняют через слабые стороны. У них падает самооценка, появляется синдром самозванца и пропадает желание стараться дальше.
Достаточно изменить подход и найти решения для улучшения результатов работы через сильные стороны сотрудников. Как показало то же исследование, такое действие позволяет улучшить эффективность на 36%.
Важно — такой подход не означает, что нужно игнорировать слабые зоны сотрудников. Он означает, что лучше дать возможность развивать сильные. А о слабых лучше говорить конкретно, объективно, с аргументами и фактами.
№6. Помогайте сотрудникам профессионально расти
Исследование LinkedIn показывает, что 94% сотрудников готовы оставаться в компании дольше, если она дает возможности для профессионального развития. Поэтому важно говорить с командой, спрашивать каждого, какое обучение он хотел бы пройти, в каком направлении развиваться.
Можно организовать в компании что-то вроде менторства или просто программ профессионального развития в рамках организации за счет таких действий:
- ставить более серьезные, сложные, но достижимые цели;
- давать дополнительные обязанности, задачи;
- предлагать изменить роли в команде, дав возможность попробовать себя в чем-то новом каждому, кто этого хочет;
- позволить пройти обучение вне компании, оплатив какую-то часть.
№7. Улучшите программное обеспечение
Всегда есть процессы, которые можно упростить, доработать, оптимизировать, автоматизировать. Поэтому важно иметь хорошее программное обеспечение, которое поможет отследить, где и что улучшить, и позволит это сделать.
Какое есть современное решение для улучшения Performance Management?
Мы в PeopleForce сделали специальный, отдельный инструмент для измерения и управления эффективностью персонала — PeoplePerform.
С его помощью можно устанавливать цели для всей компании и для сотрудников индивидуально, ставить задачи при помощи OKR, проводить оценку персонала «360 градусов» онлайн, организовывать 1-на-1 встречи для вовлечения сотрудников.
Никаких таблиц, графиков, сложных схем и потребности в другом программном обеспечении. Все в одном месте и в связке с другими модулями — для управления персоналом, наймом, расходами, учетом времени и лояльностью персонала
Источник: peopleforce.io
