7 базовых принципов расчета численности персонала
Правда ли, что расчет численности персонала очень сложен.
Для специалистов — несложен, у тех, кто не изучал экономику труда, может вызвать некоторые трудности.
Если такая формула
вас не пугает, то вы сильны и в математике, и в экономике труда.
Можете почитать учебник по нормированию труда и будете знать о расчете численности столько же, сколько экономист по труду — вот ссылка на скачивание.
Если же вы не готовы осваивать непростую профессию нормировщика, но расчет численности — необходимая вам компетенция, то вам стоит узнать о том, чем руководствуются профессионалы в решении таких задач.
Расчет численности персонала можно выполнять самостоятельно, руководствуясь несколькими принципами, о которых я сейчас расскажу.
Принцип 1. Любая работа измеряется в единицах времени
Дизайнер и программист, бухгалтер и инженер, токарь и электрик, грузчик и кладовщик, менеджер по продажам и секретарь тратят на выполнение операций рабочее время.
Работодатель доволен работой сотрудника тогда, когда последний справляется с тем объемом работы, который считается нормальным и выполнимым в течение рабочего дня (смены).
Чаще всего нормы времени на выполнение определенных работ устанавливаются интуитивно или опытным путем.
Если подходить к расчету численности и оценке загрузки работника серьезно, то ключом к решению задачи расчета численности персонала является описание рабочих операций и определение для них норм времени.
Трудности с определением норм времени могут возникать у представителей «творческих» профессий — дизайнеров, программистов, инженеров и маркетологов, но и с ними можно справиться.
Например, разбивая работы по решению определенных задач на этапы с временным шагом 1-2 часа или объединяя «дробные» задачи в группы и устанавливая нормы рабочего времени для групп.
Принцип 2. Расчет численности персонала предполагает использование усредненных норм
Работники выполняют работу с разной скоростью — кто-то быстрее, кто-то медленнее.
Устанавливать норму по лучшему или по худшему некорректно.
Поэтому для расчета нормы времени на выполнение определенной операции берется среднее арифметическое по итогам наблюдений за ее выполнением разными работниками и/или в разное время и в разных условиях.
В нормировании труда есть несложные правила, по которым определяется нужное для статистики количество наблюдений и достоверность данных на основании сравнения худшего и лучшего результатов.
Этот показатель достоверности данных называется «коэффициент устойчивости хроноряда» и оценивается по таблице, в которой указано допустимое отношение худшего/лучшего результатов.
Если серьезно займетесь расчетом норм — почитайте про него.
Принцип 3. Не все рабочее время тратится на выполнение работы
Рабочее время тратится и на подготовку рабочего места и получение задания, и на выполнение случайной и непроизводительной работы — исправление ошибок, сбор недостающей информации, и на предусмотренные режимом работы перерывы, и на нерегламентированные перерывы в работе (простой в ожидании задания, опоздания, кофе-паузы, разговоры и т. д.)
Соответственно, рассчитывать численность персонала нужно с учетом того, каким фондом рабочего времени располагает работник за вычетом всех плановых и неплановых потерь.
Например, вы рассчитали, что один оператор колл-центра, работающий 8 часов в день, может принять 300 звонков.
Но при анализе рабочего времени оказалось, что прием звонков занимает у него лишь 50% рабочего времени — остальное время занимают другие виды работ и перерывы.
В этом случае для приема звонков вам будут нужные две штатные единицы.
Ниже — иллюстрации на тему того, на что и как может расходоваться рабочее время.
Принцип 4. Численность персонала определяется отношением «объем работы/норма на одного сотрудника»
Ничего сложного.
Если в колл-центр приходит 900 звонков, то для того, чтобы их принять, нужно 6 операторов, если по нашим нормам и на основании анализа рабочего времени оказалось, что каждый из них может принять 150 звонков.
Другое дело, что мы можем оптимизировать бизнес-процессы и увеличить производительность, но это тема уже для другой статьи.
Принцип 5. Численность персонала рассчитывается на определенный объем работы
Несмотря на то, что это следует из принципа 4, сделаю на этом акцент.
Если объем работы отличается ввиду сезонности, по сменам (ночная-дневная) или даже по дням недели (пятница — затишье, понедельник — аврал) это должно быть обязательно учтено в расчете.
Принцип 6. Нормальной можно считать нагрузку, не превышающую 15% от нормы
Объем работы может колебаться.
Рассчитывать численность на максимальный объем работы бессмысленно, потому что при снижении объема работы сотрудники будут простаивать.
Расчет по минимуму приведет к тому, что они хронически не будут справляться с работой.
Типовым решением этой задачи является расчет численности на объем работы, составляющий 85% от максимального.
Тогда максимальная загрузка работника не превысит 15% от нормы, что вполне допустимо.
Принцип 7. Точность расчета численности персонала определяется задачей, которую нужно решить
Если вам нужно рассчитать численность подразделения, в котором трудится несколько сотен работников, возможно, имеет смысл тратить ресурсы на серьезную разработку норм, используя хронометраж и фотографию рабочего дня.
Это длительная и сложная работа, которая займет несколько месяцев и окупится только после внедрения норм.
Если же вам нужно обосновать перед руководством предприятия численность подразделения, в котором всего несколько человек, достаточно представить расчет, в котором будут использоваться нормы, полученные статистическим путем или методом экспертной оценки.
В заключение
Если вы освоили этот материал, такая задача, как расчет численности персонала, вам уже не страшна.
Здравый смысл и простейшие навыки работы в MS Excel позволят вам самостоятельно создать калькулятор для расчета численности.
Если же у вас нет на это времени, читайте наши материалы — в них мы расскажем, как разрабатывать калькуляторы для расчета численности и как ими пользоваться.
Но это уже техническая реализация тех принципов, о которых я рассказал выше.
Источник: hr-portal.ru
