Адаптация нового сотрудника
Адаптация одинаково важна как для предприятия, так и для самого работника. Безусловно, для любого предприятия персонал является основой успешного функционирования: от эффективности рабочих показателей каждого зависит качество производимой продукции, экономические показатели компании в целом и, как следствие, прибыль. В свою очередь для работника, проводящего на работе, как правило, большую часть своего времени, значение имеют насыщенность рабочего процесса, психологический комфорт и удовлетворенность условиями труда в целом (как материальными, так и не материальными его составляющими). О том, как правильно построить процесс адаптации работника на вашем предприятии, пойдет речь в статье.
Органичное взаимодействие между новопринятым работником и компанией — залог эффективности их дальнейшей совместной деятельности. Чем быстрее новичок овладеет принципами работы на новом месте работы, наладит взаимоотношения с коллегами и ознакомится со спецификой организации внутренних процессов, тем быстрее он начнет приносить прибыль компании и ощутит удовлетворение от работы.
К сожалению, на сегодняшний день как в Украине, так и в других постсоветских странах доминирующее количество компаний не уделяет должного внимания процессу адаптации новых сотрудников. В некоторых организациях об адаптации даже не слышали, в других — имеют лишь смутное представление о существовании такой программы. И лишь в некоторых компаниях адаптация — не только формализованная процедура, состоящая из нескольких отдельных этапов, но и процесс, важность которого понимают как сотрудники HR-службы, так и руководители.
Конечной целью тщательно и правильно организованной программы адаптации является получение сотрудником полной информации о компании, своей должности, обязанностях и требованиях, а также четкое понимание стоящих перед ним задач и целей. Сюда же необходимо отнести гармоничное «вливание» в коллектив и, как следствие всего вышеперечисленного, удовлетворенность выбором работодателя.
Составляя программу адаптации, следует учитывать особенности организационной структуры предприятия — численность персонала, иерархическую подчиненность, принятые нормы внутреннего взаимодействия между членами коллектива, контакты с внешними клиентами. Нельзя забывать и о нюансах составления программы для топ-менеджеров — обычная процедура, применимая для рядовых сотрудников, в данном случае будет малоэффективна.
Составление данной программы и четкое соблюдение всех этапов не является обязанностью исключительно HR-службы. Поэтому, прежде чем разрабатывать процедуру, необходимо заручиться поддержкой первого лица компании и топ-менеджеров, разъяснив им (в случае необходимости) целесообразность ее внедрения.
Как правило, самый сложный этап процесса адаптации совпадает с периодом испытательного срока (далее — ИС), который в большинстве компаний составляет 2–3 месяца.
Но следует помнить, что процесс адаптации будущего сотрудника начинается еще до приема его на работу. Уже на этапе переговоров с потенциальным кандидатом и формирования предложения о работе работодатель должен дать понять специалисту, что его прихода ожидают, на его профессиональный вклад в работу рассчитывают. И первый шаг, которым не стоит пренебрегать, — отправка кандидату предложения о работе (Job Offer, приложение 1), оформленного в виде письма. В нем должны быть указаны: должность, отдел, непосредственный руководитель, а также кратко — функциональные обязанности и составляющие его компенсационного и социального пакетов.
| Приложение 1 |
Пример предложения о работеДата _________________________ Компания ____________________ Адрес ________________________ Ответственное лицо ____________ Уважаемый(-ая) ___________________________!Наша компания с радостью и надеждой на дальнейшее плодотворное сотрудничество делает Вам предложение о работе на должности ______________________.Целью данного документа является не только уведомление о том, что мы сделали выбор в пользу Вашей кандидатуры, но и желание уточнить и согласовать предложенные нами условия работы в нашей компании.Должность ______________________ является руководящей и предполагает наличие в подчинении персонала на позициях:____________________________________________В прямые обязанности входит: ____________________________________________. На собеседовании мы обсуждали следующие условия:Испытательный срок для данной позиции ______ месяцаЗаработная плата на данной должности составляет ______ в течение испытательного срока и ______ после его окончания. Заработная плата выплачивается в гривнах.Компенсационный пакет на данный момент включает в себя:предоставление мобильной связи;оплачиваемые отпуск и больничный;обучение за счет компании на корпоративных тренингах;предоставление медицинской страховки по истечении полугода работы на должности;предоставление оплаты транспортных расходов по мере возникновения производственной необходимости.В дальнейшем, в зависимости от результатов Вашей работы и количества эффективно отработанного в компании времени, возможны дополнения к Вашему компенсационному пакету.Отпуск составляет 24 календарных дня и делится на 2 периода (один период — не более 2-х недель).Карьерный и профессиональный рост: руководством компании приветствуется и поощряется стремление сотрудника к развитию. Компания предоставляет возможность обучения сотрудника, а также условия, способствующие его карьерному и профессиональному росту.В случае если у Вас возникли какие-либо вопросы, мы с удовольствием ответим на них. Ожидаем Вашего ответа в кратчайшие сроки.С уважением, ____________________________С условиями согласен(-на), (имя, компания) ______________________ |
Далее (не позднее, чем за несколько дней до выхода на работу) следует приступить к подготовке рабочего места будущего сотрудника. В крупных и средних компаниях уместно отправить письмо по внутренней электронной почте (это может сделать как руководитель, так и HR-менеджер) адресатам, принимающим участие в подготовке рабочего места: системному администратору, секретарю, менеджеру по закупкам. В письме, помимо даты выхода на работу нового сотрудника, должен содержаться перечень всего необходимого по комплектации рабочего места — мебель, техника, канцтовары и т. д.
В день выхода новичка на работу следует разослать всем работникам соответствующее сообщение, содержащее краткие сведения о нем (Ф. И. О., должность, отдел, внутренний номер телефона, корпоративный электронный адрес).
В первый день работы происходит первое знакомство нового сотрудника с компанией. Для этого менеджер по персоналу знакомит его с миссией, традициями, историей создания и развития компании, продукцией и ее потребителями, направлениями деятельности, корпоративной культурой, кадровой политикой.
Ознакомление может происходить в устной форме — индивидуальная беседа или адаптационное занятие (в случае приема на работу нескольких человек) с демонстрацией видеоролика о компании, либо возможен вариант самостоятельного изучения сотрудником корпоративного буклета.
Кроме того, менеджер по персоналу информирует нового работника о правилах внутреннего трудового распорядка, режиме работы, организационной структуре компании, выдает сотруднику должностную инструкцию (если есть — экземпляр «Справочника для новичков») и проводит экскурсию по офисным помещениям. В случае необходимости оформляет пропуск на территорию компании.
Далее к процессу адаптации подключается непосредственный руководитель. Он представляет новичка коллективу, подробно знакомит его с должностной инструкцией, структурой, функциями и ролью подразделения, а также назначает (по желанию) куратора. Последний — это своего рода наставник, который не только разъяснит специфику работы отдела и проконсультирует по текущим вопросам, но и будет координировать работу нового сотрудника, оказывать необходимую поддержку в течение испытательного срока.
В небольшой компании менеджер по персоналу или сам руководитель может лично познакомить новичка с каждым сотрудником, вкратце рассказав о функциях отделов.
Следующим звеном в процессе адаптации является постановка сотруднику целей и задач на период испытательного срока, которая происходит во время индивидуальной беседы с руководителем. Задачи излагаются в специальном бланке (приложение 2), в нем же проставляется оценка выполнения каждой из них.
| Приложение 2 |
План задач и оценка сотрудника в период прохождения испытательного срока (заполняется непосредственным руководителем)Ф. И. О. работника: ________________________________________________ Должность: _______________________ Отдел: _________________________ Дата приема на работу: _________________________ ИС: __________месяцевЗадачиКритерии выполненияСрокиОценкаКомментарии Оценка сотрудника за период с ________________ по ________________Примечание. В качестве оценки использовать 5-балльную шкалу:Задача не выполнена.Задача выполнена не полностью.Задача выполнена с задержкой сроков, есть замечания.Задача выполнена, есть небольшие замечания.Задача выполнена отлично, замечаний нет.В конце каждого месяца ИС сотрудник обязан предоставить письменный отчет о проделанной работе, в котором в произвольной форме должно быть зафиксировано количество выполненных задач, объем их выполнения, в случае невыполнения — причины.Оценка выполнения требований к работеПоказательОценкаНеудовлетворительноУдовлетворительноХорошоОчень хорошоРезультативность работы Знания и навыки по профилю должности Отношение к работе, работоспособность Инициативность, креативность Дисциплинированность, исполнительность Взаимоотношения с коллективом Оценка по каждому показателю должна быть обоснована.Решение: (выделить номер решения)ИС успешно прошел.Принять на работу после окончания ИС.Уволить как не прошедшего ИС.Причина увольнения ______________________________________Общие выводы:Замечания ________________________________________________ _________________________________________________________Необходимо обратить внимание на ___________________________ __________________________________________________________Есть необходимость в дополнительном обучении _______________ __________________________________________________________Должность непосредственного руководителяПодписьИнициалы, фамилияДата |
Оценку деятельности нового работника целесообразно производить по окончании каждого месяца ИС. Таким образом устанавливается обратная связь с непосредственным руководителем. Кроме того, работник может лично оценить свою работу, обсудить впечатления и задать интересующие вопросы.
Перед встречей он пишет отчет о проделанной работе, в котором описывает статус каждой из стоявших перед ним задач (выполнена, не выполнена), делает акцент на успехах, описывает возникшие в процессе выполнения сложности.
На основании отчета работника, сведений, полученных от его куратора, и собственных заключений руководитель оценивает прохождение работником ИС и принимает решение об:
- окончании ИС;
- увольнении сотрудника как не прошедшего ИС.
Кроме того, каждую неделю менеджер по персоналу проводит индивидуальную беседу с новым работником с целью получения информации о том, насколько он удовлетворен работой, как складываются его взаимоотношения с коллективом, нет ли трудностей в общении с руководством.
Особое внимание в процессе адаптации следует уделить профессиональному аспекту. В зависимости от деятельности компании, уровня подготовленности сотрудника, его будущих обязанностей (соответствие требованиям к должности) и притока персонала (массовый набор на стажировку, комплектация отделов сразу несколькими специалистами одного уровня) можно выделить несколько подходов к этому звену адаптации.
Профессиональная адаптация представляет собой постепенную доработку профессиональных знаний и навыков сотрудника до определенного уровня, необходимого для выполнения им своих обязанностей.
В зависимости от перечисленных выше факторов работник может пройти необходимое обучение в учебном центре компании, ознакомиться со спецификой будущей работы с помощью наставника, либо непосредственный руководитель сам введет его в должность.
Вариант «пусть работник сам разберется» заведомо проигрышный для обеих сторон. Во-первых, он может или не овладеть необходимыми навыками в полном объеме, или овладеть, но затратить на это больше времени, чем было бы потрачено на его обучение. Во-вторых, компания получит работника, профессиональный уровень которого оставляет желать лучшего. Соответственно, польза от его работы будет прямопропорциональна затраченным на введение его в должность усилиям.
За неделю до окончания ИС необходимо провести заключительный этап — итоговую беседу с сотрудником, в ходе которой подвести итоги его работы на основании суммарной оценки, полученной за весь ИС.
В некоторых компаниях для принятия окончательного решения о приеме в штат проводится круговая оценка методом «360 градусов», когда работник оценивается с разных уровней — руководителем подразделения, наставником, коллегами, подчиненными, клиентами (если они есть) и самим новичком.
Безусловно, проанализировать деятельность работника, принять соответствующее решение и составить приблизительный план предстоящего разговора руководитель обязан заранее. Решение о заключении долговременного сотрудничества либо увольнении должно быть взвешенным и тщательно продуманным.
Во время итоговой беседы, которая может проходить совместно с куратором, анализируются сильные и слабые профессиональные стороны сотрудника, отмечаются его успехи и неудачи, выслушиваются замечания и предложения, а также обсуждаются перспективы его работы в компании (в случае положительного решения).
После принятия окончательного решения о приеме на работу сотруднику предлагается заполнить анкету адаптации , которая поможет не только уточнить степень его удовлетворенности существующими условиями труда, но и будет способствовать выявлению «узких мест» в программе адаптации с целью ее усовершенствования.
В заключение следует отметить, что созданию процедуры адаптации обязательно должен предшествовать анализ уровня профессионализма персонала компании. Его результаты позволят определить существующие потребности в профессиональной подготовке будущих работников, выявить слабые места и спланировать предстоящую работу по разработке процедуры адаптации, а также определить ее объем. Не секрет, что любая процедура может быть эффективна только в случае оптимального сочетания временных и материальных затрат на ее проведение, доступности и очевидности будущей пользы.
Источник : hrliga.com
