Акты в кадровом делопроизводстве: составляем правильно
АКТЫ В КАДРОВОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ: СОСТАВЛЯЕМ ПРАВИЛЬНО
Иногда кадровикам требуется зафиксировать тот или иной факт или событие. Как это сделать? С помощью акта. О том, в каких ситуациях необходимо составлять акт, как правильно его оформить, на что обратить внимание при составлении, вы узнаете из статьи.
Правила составления акта
Акт — это документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий факты или события. Составление акта зависит от вида деятельности, которую требуется задокументировать (могут оформляться акты приемки-сдачи выполненных работ, испытаний образцов, ревизии и пр.). Отметим, что некоторые акты унифицированы, например форма акта о несчастном случае на производстве Н-1 утверждена Постановлением Минтруда России от 24.10.2002 N 73. Поэтому, прежде чем составлять какой-либо акт, необходимо проверить, нет ли для документирования данной ситуации унифицированной формы. Если таковой не нашлось, применяются общие правила составления актов.
Акты составляются коллегиально, иногда специальными комиссиями (например, при проведении аттестации акт составляет аттестационная комиссия), состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акт оформляется на бланке организации с обязательными реквизитами:
— название организации;
— наименование вида документа — «Акт»;
— дата и регистрационный номер документа (датой акта является дата его составления);
— текст акта, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. В конце текста может располагаться ссылка на приложения (при наличии). В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <1> приводятся следующие рекомендации: в документах, содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа, например: «Комиссия установила, что…». В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением;
— подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах.
Председатель комиссии Личная подпись /В. Д. Банасюкевич/
Члены комиссии Личная подпись /А. Н. Сокова/
Личная подпись /А. С. Красавин/
Личная подпись /О. И. Рысков/
———————————
<1> Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Теперь перейдем к ситуациям, требующим составления актов, и приведем конкретные примеры таких документов.
Дисциплинарный проступок
Это самая частая ситуация, которая требует оформления акта, — необходимо зафиксировать факт нарушения трудовой дисциплины. Начнем с прогула. Напомним, что под прогулом в соответствии с пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ понимается отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).
Поскольку прогул является грубым нарушением трудовой дисциплины, возможно расторжение трудового договора по инициативе работодателя. Отметим, что в случае возникновения спора о правомерности увольнения работника за прогул именно работодатель обязан представить доказательства того, что уволенный совершил одно из грубых нарушений трудовых обязанностей <2>. Для этого как раз и составляется акт, подтверждающий отсутствие работника. Приведем пример.
———————————
<2> Пункт 38 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».
Общество с ограниченной ответственностью «Дракон»
Акт N 2
об отсутствии работника на рабочем месте
15 февраля 2012 г. г. Норильск
Мной, начальником отдела кадров Моисеевой Р. Н., в присутствии секретаря Хохловой Р. В. и бухгалтера Петровой О. Д. составлен настоящий акт о том, что оператор ПК Переделкина Ирина Геннадьевна отсутствовала на своем рабочем месте (каб. N 105) 15 февраля 2012 г. с 9.00 до 13.30.
Моисеева
Начальник отдела кадров Моисеева Р. Н. ———
Хохлова
Секретарь Хохлова Р. В. ———
Петрова
Бухгалтер Петрова О. Д. ———
С актом ознакомлена. Переделкина И. Г.
Переделкина И. Г. от ознакомления с настоящим актом отказалась.
Моисеева
Начальник отдела кадров Моисеева Р. Н. ———
Хохлова
Секретарь Хохлова Р. В. ———
Петрова
Бухгалтер Петрова О. Д. ———
Следующее достаточно распространенное нарушение трудовой дисциплины — появление работника в состоянии алкогольного (наркотического или иного токсического) опьянения. Причем не важно, на своем рабочем месте или на территории работодателя работник находится пьяным. За это грубое нарушение трудовой дисциплины работодатель также имеет право расторгнуть трудовой договор в одностороннем порядке по пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Состояние алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения может быть подтверждено как медицинским заключением, так и другими доказательствами. Одним из них может стать соответствующий акт, оформленный надлежащим образом. Отметим, что при составлении акта необходимо максимально точно отразить состояние опьянения. Признаки алкогольного опьянения определить довольно легко: это запах алкоголя изо рта, неустойчивость позы, нарушение речи, поведение, не соответствующее обстановке, и другие признаки. Приведем пример документа.
Общество с ограниченной ответственностью «Решение»
Акт N 13
о нахождении работника на рабочем месте
в состоянии алкогольного опьянения
7 марта 2012 г. г. Ярославль
Мною, менеджером по персоналу Ивлиевой Н. К., в присутствии юрисконсульта Романовой О. Д. и начальника склада Парамонова И. Р. составлен настоящий акт о нижеследующем.
07.03.2012 в 10 ч 30 мин. кладовщик склада N 2 Орлов Дмитрий Семенович находился в состоянии алкогольного опьянения на рабочем месте, о чем свидетельствовали следующие признаки: запах алкоголя изо рта, неуверенная, шатающаяся походка, несвязная речь, неадекватное поведение.
Кладовщику Орлову Д. С. предложено пройти медицинское освидетельствование на предмет опьянения. От этого он отказался.
Ивлиева
Менеджер по персоналу Ивлиева Н. К. ———
Романова
Юрисконсульт Романова О. Д. ———
Парамонов
Начальник склада Парамонов И. Р. ———
Орлов Д. С. отказался от ознакомления с настоящим актом.
Ивлиева
Менеджер по персоналу Ивлиева Н. К. ———
Романова
Юрисконсульт Романова О. Д. ———
Парамонов
Начальник склада Парамонов И. Р. ———
Напомним, что кроме составления акта о нахождении работника в состоянии алкогольного опьянения необходимо его отстранить от работы. Этого требует ст. 76 ТК РФ.
По правилам ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. То есть при любом нарушении трудовой дисциплины (не только при совершении прогула или появлении в состоянии опьянения), зафиксированном актом или служебной запиской руководителя структурного подразделения, запрашиваются объяснения. Это необходимо, чтобы работодатель мог правильно избрать меру наказания работнику (а может быть, и простить его «на первый раз»). Если по истечении двух рабочих дней объяснений работник не дал, составляется соответствующий акт. Напомним, что непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Общество с ограниченной ответственностью «Дракон»
Акт N 3
об отказе от дачи объяснений
18 февраля 2012 г. г. Норильск
Мной, начальником отдела кадров Моисеевой Р. Н., в присутствии секретаря Хохловой Р. В. и бухгалтера Петровой О. Д. составлен настоящий акт о том, что 18.02.2012 оператор ПК Переделкина И. Г. отказалась давать объяснения о причинах отсутствия на рабочем месте 15.02.2012 с 9.00 до 13.30. Свой отказ мотивировала уважительной причиной, сообщать которую отказалась.
Содержание акта подтверждаем личными подписями:
Моисеева
Начальник отдела кадров Моисеева Р. Н. ————
Хохлова
Секретарь Хохлова Р. В. ————
Петрова
Бухгалтер Петрова О. Д. ————
Переделкина
С актом ознакомлена. Переделкина И. Г. ————
После всех необходимых процедур работодатель принимает решение — применять дисциплинарное взыскание или нет. Если он решил наказать нерадивого сотрудника, приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания объявляется последнему под роспись в течение трех рабочих дней со дня издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если тот отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, составляется соответствующий акт (ч. 6 ст. 193 ТК РФ). Приведем пример.
Общество с ограниченной ответственностью «Дракон»
Акт N 4
об отказе от дачи объяснений
28 февраля 2012 г. г. Норильск
Мной, начальником отдела кадров Моисеевой Р. Н., в присутствии секретаря Хохловой Р. В. и бухгалтера Петровой О. Д. составлен настоящий акт о том, что 28 февраля 2012 г. в 15.00 в кабинете отдела кадров оператору ПК Переделкиной И. Г. был предъявлен к ознакомлению приказ директора ООО «Дракон» от 27.02.2012 N 34-к о наложении на Переделкину И. Г. дисциплинарного взыскания в виде выговора за отсутствие на рабочем месте 15.02.2012 с 9.00 до 13.30 без уважительных причин.
Переделкина И. Г. отказалась ознакомиться с данным приказом без объяснения причин.
Моисеева
Начальник отдела кадров Моисеева Р. Н. ———
Хохлова
Секретарь Хохлова Р. В. ———
Петрова
Бухгалтер Петрова О. Д. ———
От ознакомления с актом Переделкина И. Г. отказалась.
Моисеева
Начальник отдела кадров Моисеева Р. Н. ———
Хохлова
Секретарь Хохлова Р. В. ———
Петрова
Бухгалтер Петрова О. Д. ———
Иные случаи составления актов
Подтверждение невыхода сотрудника в первый день на работу
На основании ст. 61 ТК РФ работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не определен день начала работы, то следует приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу. Если работник не приступил к работе в установленный день, то работодатель имеет право аннулировать трудовой договор. Аннулированный трудовой договор считается незаключенным. Отсутствие работника в первый рабочий день на работе оформляется актом.
Общество с ограниченной ответственностью «Дракон»
Акт N 25
о невыходе работника на работу
10 декабря 2011 г. г. Норильск
Время составления акта — 16 ч 45 мин.
Мной, начальником отдела кадров Моисеевой Р. Н., в присутствии секретаря Хохловой Р. В. и начальника отдела снабжения Иванова С. П. составлен настоящий акт о том, что 10 декабря 2011 г. менеджер отдела снабжения Жуков Владимир Васильевич не вышел на работу и не приступил к выполнению трудовых обязанностей в день начала работы — 10.12.2011, определенный трудовым договором от 02.12.2011 N 4/12. На момент составления акта информации о причинах отсутствия Жукова В. В. не имеется.
Моисеева
Начальник отдела кадров Моисеева Р. Н. ———
Хохлова
Секретарь Хохлова Р. В. ———
Иванов
Начальник отдела снабжения Иванов С. П. ———
Отказ работника от получения уведомления
о расторжении трудового договора или предложения о переводе
Некоторые случаи расторжения трудового договора требуют предварительного уведомления работника. Например, в силу ст. 71 ТК РФ при неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения испытательного срока расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Статьей 79 ТК РФ предусмотрено, что о прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения. А ст. 180 ТК РФ установлено, что при проведении мероприятий по сокращению численности или штата работников организации работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность). Кроме этого, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.
Достаточно часто работники злоупотребляют своим правом и, отказавшись получать уведомление, впоследствии требуют в суде восстановления на работе в связи с несоблюдением процедуры прекращения трудовых отношений. Поскольку суды довольно часто встают на сторону уволенных, необходимо запастись доказательствами того, что уведомление все же вручалось работнику. Таким доказательством может послужить акт.
Открытое акционерное общество «Прокат-М»
Акт N 12
об отказе работника от подписания уведомления
27 ноября 2011 г. г. Москва
Мною, начальником отдела кадров Моисеевой Р. Н., в присутствии секретаря Хохловой Р. В. и главного бухгалтера Зотовой А. Г. составлен настоящий акт о том, что в связи с осуществлением мероприятий по высвобождению работников, связанных с сокращением численности работников ОАО «Прокат-М», на основании приказа о внесении изменений в штатное расписание от 24.11.2011 N 67 и в соответствии с действующим законодательством инспектор отдела кадров Конева Н. В. персонально предупредила о предстоящем увольнении 01.02.2012 бухгалтера Филиппову Ларису Анатольевну за два месяца, предъявив ей под расписку уведомление об этом.
Подписать уведомление и получить его на руки Филиппова Л. А. отказалась.
В связи с этим содержание уведомления о предстоящем увольнении было объявлено Филипповой Л. А. устно мною, начальником отдела кадров Моисеевой Р. Н., в присутствии главного бухгалтера Зотовой А. Г. и секретаря Хохловой Р. В.
Подписи составивших акт:
Моисеева
Начальник отдела кадров Моисеева Р. Н. ———
Зотова
Главный бухгалтер Зотова А. Г. ———
Хохлова
Секретарь Хохлова Р. В. ———
Передача дел
Обычно передача дел осуществляется при смене работника. Соответствующий акт может оформляться при передаче дел как в отделе кадров, так и в любых других структурных подразделениях компании.
Общество с ограниченной ответственностью «Свет»
Акт N 5
приема-передачи кадровой документации
29.05.2011 Москва
Я, инспектор по кадрам Конева Н. В., передаю, а менеджер по персоналу Живихина Т. П. принимает следующую кадровую документацию:
| N п/п | Наименование документов и дел | Период времени (годы) | Количество документов и дел | Примечания |
| … | … | … | … | … |
| 5 | Личные дела | 2006 — 2010 | 123 | Утрачено личное дело Пусковой О. Е. |
| 6 | Личные карточки | 2006 | 106 | Не заполнены личные карточки Карташовой О. Д. и Сомовой Е. Р. |
| 7 | Должностные инструкции | 2006 — 2010 | 32 | Должностная инструкция кладовщика в ветхом состоянии — отсутствует предпоследняя страница |
| 8 | Приказы по личному составу | 2006 — 2010 | 6 | В деле N 02-04 отсутствуют Приказы N N 17-к, 64-к и 124-к |
| … | … | … | … | … |
Сдал: Принял:
инспектор отдела кадров Конева Н. В. менеджер по персоналу Живихина Т. П.
Конева, 29.05.2011 Живихина, 29.05.2011
Отметим, что по усмотрению руководства компании передачу кадровой документации можно осуществить при свидетелях. В таком случае необходимо указать в акте присутствующих при такой передаче и получить их подписи.
Уклонение от прохождения обязательного медицинского осмотра
На основании ст. 213 ТК РФ лица, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта, проходят обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические (для лиц в возрасте до 21 года — ежегодные) медицинские осмотры (обследования) для определения пригодности этих работников к выполнению поручаемой работы и предупреждения профессиональных заболеваний. В соответствии с медицинскими рекомендациями указанные работники проходят внеочередные медицинские осмотры (обследования).
Статьей 214 ТК РФ определена обязанность работника проходить медицинские осмотры в предписанных трудовым законодательством случаях.
Если работник не прошел в установленном порядке обязательный медицинский осмотр (обследование), обязательное психиатрическое освидетельствование в случаях, предусмотренных законодательством, работодатель обязан отстранить от работы (не допускать к работе) такого работника в силу ст. 76 ТК РФ.
Общество с ограниченной ответственностью «Декабрь»
Акт N 17
об уклонении работника от прохождения медицинского осмотра
10 сентября 2010 г. г. Рязань
Мной, начальником отдела кадров Моисеевой Р. Н., в присутствии секретаря Хохловой Р. В. и начальника литейного цеха Манохина О. П. составлен настоящий акт о том, что 10.09.2011 в 9.00 литейщик цветных металлов Руднев Н. Г. был направлен в городскую клиническую больницу N 1 для прохождения периодического медицинского осмотра на основании приказа от 01.09.2011 N 24 «О направлении работников ООО «Декабрь» на периодический медицинский осмотр». Но Руднев Н. Г. в течение всего рабочего дня находился на своем рабочем месте, а требование начальника литейного цеха об организованной поездке в названное медицинское учреждение проигнорировал.
Источник: hr-portal.ru
