Расчет численности как антикейс

Кейс — это описание решения задачи, с которой кто-то успешно справился.

В кейсе разбираются возникшие в процессе решения трудности и логика их преодоления.

Антикейс, как вы уже догадались, это когда все происходит с точностью до наоборот — задача не решена, неудачная попытка ее решить привела к негативным последствиям.

В жизни такое случается, но это не означает, что такой опыт не достоин внимания — учиться на чужих ошибках комфортно и полезно.

Героем антикейса про расчет численности стал руководитель отдела персонала, решавший задачу обоснования должностного состава и численности отдела персонала.

Похожих антикейсов в практике встречается немало, но  этот заслуживает особого внимания, так как допущенные ошибки понятны всем знакомым со спецификой работы отдела персонала.

Условия и решение

Численность предприятия — 200 сотрудников, сфера деятельности — услуги для бизнеса.

За предыдущий год принято 12 работников, уволено — 54, больше половины уволенных покинули компанию в результате реорганизации.

Работа предприятия имеет выраженный сезонный характер, большая часть нанимаемых сотрудников — выпускники профильных вузов.

Директор предприятия нанял руководителя отдела персонала на пустовавшую в течение полугода вакансию.

Руководитель  нанят, ему поставлена задача подготовить план работы отдела, спустя месяц после начала работы состоялось обсуждение плана работы с директором.

План возражений не вызвал, недоумение у директора вызвало предложение нанять для успешного решения стоящих перед отделом задач еще как минимум двух специалистов.

Ранее с имеющимся объемом работы без существенных замечаний вполне справлялся один сотрудник, поэтому предложение увеличить штат вызвало у директора сомнения в его обоснованности.

Продолжая сомневаться, директор запросил расчеты, которые подтвердили бы необходимость расширения штата, и уже к вечеру получил вот такую таблицу.

ДолжностьФункционалВремяЧастота/в неделюИтог
Начальник отделаСоставление и ведение  аналитической отчетности:
База Excel по больничным листам90190
База  Excel по посещаемости (контроль трудовой дисциплины)90190
База  Excel по использованию отпусков90190
Работа с начальниками отделов по:
Сокращение остатков ежегодных отпусков15345
Уходу от индивидуальных графиков работы1500
Непредоставлению длительных отпусков за с/с15115
Перемещению и ротации персонала1500
Повышения эффективности работы15115
Налаживание работы 1С в части правильности формирования отчетов и форм (ИТО, ЦА, бухгалтерия)1801180
Подготовка к аппаратным совещаниям30130
Участие в аппаратных совещаниях90190
Подготовка данных для презентации к совещаниям1201120
Участие в аппаратных совещаниях90190
Взаимодействие с ВУЗами
Коммуникации по вопросам производственной практики15115
Подготовка и участие в Дне карьеры2401240
Проверка и коррективка приказов по:
приему339
переводу313
увольнению313
надбавкам313
работе в выходные339
единовременных выплатах313
командировках служебных339
командировках полевых313
отпускам (с/с, очередной, дополнительный)32369
Ведение штатно-списочной численности20120
Проверка внешних отчетов305150
Ротация:
Согласование с руководителем2000
Согласование с сотрудником30260
Увольнение:
Прощальное интрвью2000
Оформление служебных записок15115
Оформление отчета по командировке40140
Ответ в электронном виде по почте2015300
Проверка заполения формы4 для 1 отдела15230
Совещание у директора1801180
Консультации с отделами экономики и финансов, бухгалтерией207140
Консультации с ЦА по изменениям и нововведениям15345
В перспективе:
Подбор персонала
Согласование договора интернет сайтов60160
Описание вакансии2000
Скрининг резюме12000
Приглашение кандидатов3000
Проведение собеседований72000
Согласование кандидата с руководителем2000
Согласование кандидата с ЦА1500
Согласование кандидата с 1 отделом2000
Ведущий специалистКДП (дополнение)
Консультация по заполению формы 4 для 1 отдела10330
Оформление приказа на отзыв из отпуска15115
Оформление приказа на отзыв из командировки20480
Оформление приказа на надбавки15230
Оформление приказа на работу в выходные15345
Оформление приказа о единовременных выплатах15115
Оформление приказа о премии15115
Оформление приказа об административных взысканиях1500
Оформление приказов о внесении изменений в Положения, ЛНА15115
Оформление приказов на основании распоряжений ЦА15230
Оформление приказа итоговые полевые18000
Оформление справок сотрудникам10220
Оформление архивных справок1201120
Ведение табеля по отделу10110
Оформление заявок в IT на пропуск5315
Консультации сотрудникам по остаткам отпусков51050
Согласовательные письма с ЦА:
О предоставлении длительного отпуска за с/с1500
О предоставлении материальной помощи15115
О примировании на юбилей15115
Об отпуске директора филиала1500
О согласовании перевода на другую должность15115
О награждении грамотой1500
Отчеты внешние:
Отчет в центр занятости20120
Отчет в Пенсионный фонд2401240
Отчет в отдел статистики6000
Отчет в ЦА по обучению30130
Отчет в ЦА по принятым/уволенным30130
Отчет в ЦА по статистическим данным40140
Составление письма по оформлению госслужащих25125
Проведение инвентаризации трудовых книжек6000
Предоставление данных по воинскому учету45145
Сканирование документов:
Об образовании5315
Трудовые книжки15345
Трудование договоры5315
Сертификаты по повышению квалификации5315
Сопроводительные письма к отчетам в ЦА15345
Поездки:
В центр занятости90190
В отдел статистики90190
В пенсионный фонд30130
Консультации с ЦА по изменениям и нововведениям10550
Взаимодействие с отделами по текущим вопросам101401400
Ознакомление со входщей документацией1020200
Отправка электронных писем1525375
2235
Специалист по кадрамСтандартное КДП:
Прием сотрудника
Оформление приказа в 1С10330
Заполнение  личной карточки Т220360
Оформление трудового договора30390
Заполение трудовой книжки15345
Заполнение журнала ведения трудовых книжек10330
Оформление направления на мед комиссию10220
Внесение информации в базу Access10330
Внесение информации в Штатно-списочное замещение5315
Ведение журнала трудовых договоров10330
Перевод сотрудника
Оформление приказа в 1С500
Заполнение  карточки Т21000
Подготовка доп. соглашения15230
Заполнение трудовой книжки10110
Внесение информации в базу Access5315
Внесение информации в Штатно-списочное замещение515
Увольнение сотрудника
Оформление приказа в 1С515
Заполнение  карточки Т210110
Внесение информации в базу Access515
Заполение трудовой книжки15115
Оформление записки-расчета20120
Оформление обходного листа15115
Внесение информации в Штатно-списочное замещение515
Отпуск за с/с
Оформление приказа в 1С5210
Заполнение  карточки Т210220
Отпуск за с/с длительный (более 14 к.д.)515
Составление согласовательного письма с ЦА1500
Оформление приказа в 1С5210
Внесение информации в базу Excel5210
Отпуск очередной1017170
Консультация сотрудников по остаткам отпусков51050
Проставление на заявлении оставшихся дней очередного отпуска51785
Оформление приказа в 1С51785
Внесение информации в базу Excel51785
Отпуск по уходу за ребенком
Оформление приказа в 1С1000
Внесение информации в Штатно-списочное замещение500
Внесение информации в базу Access500
Отпуск дополнительный полевикам
Оформление приказа в 1С5315
Внесение информации в базу Excel5315
Оформление командировок служебных
Оформление приказа в 1С5315
Оформление командировок полевых
Оформление приказа в 1С515
Оформление приказа по форме С.Ю.Митрофанова30260
Заполнение больничных листов10990
Заполение книги больничных листов5945
Прошивание личных дел и сдача в архив (не сданы дела с 2014 года — всего 96 дел)2000
Взаимодействие с отделами по текущим вопросам101051050
Ознакомление со входщей документацией1020200
Отправка электронных писем1515225

Разбор решение

Могу предположить, что автор документа ожидал, что детально описанный объем работы отдела персонала так впечатлит вышестоящего руководителя, что анализом документа  никто не заниматься не будет.

Вероятно, этим можно объяснить то, что проверка таблицы выявила несколько малоприятных моментов.

Момент 1. Трудозатраты на оформление документов при приеме на работу завышены в 36! раз

Поясню, откуда взялась цифра «36».

По данным из таблицы каждую неделю на работу будет приниматься 3 сотрудника, что за год составит 148 человек.

За предыдущий год принято 12 работников, расширение штата не планируется, но вместо 12 планируется нанять 148 работников, то есть ожидаемый объем работы по сравнению с прошлогодним завышен в 12 раз.

Трудоемкость оформления документов при приеме на работу одного работника в таблице завышена как минимум втрое (2,5 часа вместо 0,74 часа по «Межотраслевым нормативам времени на работы по комплектованию и учету кадров»).

Умножаем 12 на 3  — получаем завышение трудозатрат на прием на работу в 36 раз.

Момент 2.  60 рабочих часов состоят из приписок

Во впечатляющем разнообразии строк таблицы, детально описывающих операции, выполняемые сотрудниками, нашлась такая странная операция, как «взаимодействие с отделами по текущим вопросам», «съедающая» в общей сложности 40 часов — целую неделю рабочего времени.

Как видно из таблицы,  ведущий специалист, потратит на «взаимодействие» 23 рабочих часа в неделю, а специалист  17,5 часов.

Получается, что 40 рабочих часов специалисты отдела персонала заняты «взаимодействием с отделами по текущим вопросам».

А еще  специалист и ведущий специалист 10 часов в неделю потратят на «Ознакомление с входящей документацией» и на «Отправку электронных писем» — это отдельные виды работ, которые не относятся к «взаимодействию с отделами по текущим вопросам».

Даже если не разбираться с другими спорными статьями трудозатрат, ясно, что 60 часов рабочего времени растворяются во «взаимодействии», «ознакомлении» и «отправке электронных писем».

В практике нормирования труда, конечно, закладывается запас рабочего времени на выполнение «ненормируемых операций», но не в размере 75% рабочего времени.

Момент 3.  46 рабочих дней в году сотрудник отдела персонала будет находиться в пенсионном фонде

Согласно данным из таблицы, на подготовку отчетов и поездки в пенсионный фонд и центр занятости ведущий специалист отдела персонала тратит примерно 8,8 часов в неделю, что за год составит не менее 46!!  рабочих дней.

Без комментариев.

Итоги

Повторно демонстрировать навыки расчета численности руководителю отдела персонала не предлагали.

В ходе малоприятной беседы штатное расписание отдела персонала было «спущено сверху», а в качестве альтернативы жалобам на недостаток ресурсов было предложено увольнение.

На участии отдела персонала в решении задач оптимизации организационной структуры и штатного расписания был поставлен жирный крест.

Резюме

Для того  чтобы с определенной погрешностью рассчитать необходимое количество сотрудников в большинстве случаев достаточно здравого смысла, что очевидно из антикейса.

Справедливости ради могу сказать, что 99 %  руководителей при согласовании штатных расписаний не требуют никаких расчетов, а даже если их запрашивают, то не всегда проверяют.

Нередко бывает, что устное заявление «мы не справляемся, потому что людей не хватает»,  является достаточным аргументом для расширения штата.

Но если вы профессионал в сфере управления персоналом и не хотите оказаться в ситуации героя антикейса, найдите полчаса и прочитайте хотя бы по диагонали учебник по нормированию труда —  тогда вы точно не повторите ошибок, описанных в антикейсе.


Источник: hr-praktika.ru

Похожая запись

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *