Три вопроса, которые нужно задать HR-менеджеру в собеседование

В любой организации, как правило, хранится большое количество документов, содержащих сведения о работниках. А значит, сотрудники, отвечающие за сохранность персональных данных, могут столкнуться с необходимостью передать эту информацию по запросам государственных органов, организаций и граждан. И наоборот, нередко появляется необходимость запросить информацию о своих сотрудниках в архиве или у другого работодателя. О том, как правильно запросить архивные документы или обработать запрос о выдаче таких документов, мы и поговорим.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит: государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставить пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ.

Основная работа по использованию архивных документов по личному составу состоит в подготовке архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов по запросам граждан.

ЗАПРОС НА ПОЛУЧЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Заявителями на получение архивной информации могут быть и граждане, и юридические лица.

Запрос заявителя может быть сформулирован при личном обращении, по телефону, прислан по почте, в том числе по электронной. Обратите внимание: запросы, присланные по электронной почте и принятые по телефону, распечатываются на бумаге и исполняются таким же образом, как запросы, присланные по почте или сформулированные при личном обращении.

Какие требования закон предъявляет к содержанию запроса?

Чтобы запрос был принят к исполнению, в нем должна быть указана следующая информация:

наименование юридического лица на бланке организации, для граждан — фамилия, имя, отчество;
почтовый и (или) электронный адрес заявителя;
тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
личная подпись гражданина или подпись должностного лица.

В этом году несколько наших работников будут оформлять пенсию. Отдел кадров помогает им в сборе необходимых документов. После консультации в Пенсионном фонде РФ выяснилось, что нужно запросить несколько справок в городском архиве. Подскажите, в каких случаях оформленный нами запрос в архиве могут не принять??

Запрос на получение архивных документов не принимается к исполнению, если:

не содержит наименования юридического лица, для гражданина – фамилии, имени, отчества; почтового и (или) электронного адреса заявителя;
не поддается прочтению. Об этом сообщается заявителю, направившему обращение, если его наименование (фамилию) и почтовый адрес можно прочитать;
ответ на запрос приведет к разглашению сведений, составляющих государственную, служебную, коммерческую или иную охраняемую федеральным законодательством тайну, на доступ к которым заявитель не имеет права;
в нем содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и в присланном повторном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства.

Уполномоченное на это лицо вправе принять решение о прекращении переписки. В этом случае заявителя письменно оповещают о принятом решении и его причинах.

Информация о том, что запрос не принят к исполнению по названным выше причинам, должна быть направлена заявителю в течение семи дней со времени получения запроса.

Обратите внимание: если от гражданина или организации поступает запрос о предоставлении конфиденциальных сведений о другом физическом лице при отсутствии права на получение такой информации, в ответе на запрос сообщается, что запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа и не может быть выдана, приводится ссылка на нормативный документ, обосновывающий отказ (Организация доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и пользования ими, утв. Росархивом в 2009 г.).

Так, конфиденциальные персональные данные могут быть выданы третьему лицу только при наличии письменного разрешения субъекта персональных данных или, в случае его смерти, его наследников.

При исполнении запроса социально-правового характера соблюдаются сроки, установленные федеральным законодательством и нормативными документами (Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19).

Так, исполнение запроса не должно превышать 30 дней с момента его регистрации. С разрешения руководства, курирующего исполнение запросов социально-правового характера, срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом заявителя. В таком случае заявителю в письменном виде направляется «промежуточный отчет», в котором сообщается о продлении срока исполнения и объясняются причины.

Как исполняется запрос, если архивные документы не содержат запрашиваемую информацию?

Словарь кадровика Использование архивных документов — применение информации, архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан (п. 2.3.3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»)

Запрос, требующий информацию, не содержащуюся в документах организации, в течение семи дней с момента его регистрации направляется в другую организацию или архив, где хранятся необходимые сведения, с уведомлением об этом заявителя. В том случае, когда местонахождение запрашиваемой информации неизвестно, заявитель должен быть извещен об этом в письменной форме.

Вне очереди в ускоренном порядке исполняются запросы:

поступившие из органов законодательной и исполнительной власти;
граждан, удостоенных звания Герой Советского Союза, Герой России, Герой Социалистического труда, и лиц, приравненных к ним;
граждан, достигших 80-летнего возраста;
участников Великой Отечественной войны и региональных военных конфликтов;
граждан, принимавших участие в ликвидации последствий Чернобыльской аварии;
по медицинским показателям;
в связи с утратой кормильца;
для оформления инвалидности при досрочном выходе на пенсию.

ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСА

Работа по исполнению запроса включает несколько этапов.

Этап 1Консультирование

Этот этап предшествует составлению/отправлению запроса, может осуществляться при личном обращении заявителя, по телефону, по почте или по электронной почте руководителем кадровой службы, руководителем архива или уполномоченным должностным лицом.

Если документы организации не позволяют подготовить положительный ответ на запрос, заявителю во время консультации разъясняют, в какой государственный орган, организацию или архив ему следует обратиться. Для этого используется научно-справочный аппарат канцелярии, кадровой службы, архива: описи, картотеки, базы данных о составе и содержании документов организации, телефонный справочник архивных учреждений, организаций городов и районов данного региона.

Этап 2Регистрация запроса

Как правило, она проводится в кадровой службе, архиве или в структурном подразделении организации, занимающемся исполнением запросов. Такое многообразие объясняется статусом организации, ее организационной структурой, распределением обязанностей, штатом сотрудников и т. д.

Если заявитель обращается лично, сотрудник, регистрирующий запрос, проверяет документы, удостоверяющие личность, и выясняет цель его обращения.

На каждом поступившем запросе в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп, в котором указываются регистрационный номер и дата поступления запроса. Если в ходе работы с запросом выясняется, что это повторный запрос, рядом указывается номер и дата первого запроса.

Состав регистрационного номера может включать несколько элементов в соответствии с принятой системой регистрации.

Элементами регистрационного номера могут быть: дата регистрации, делопроизводственный номер, первые буквы (или одна буква) фамилии заявителя, например: 02.02.2011/2-15/Пет.

Часто регистрационный номер запроса состоит из первой буквы фамилии лица, о котором запрашивается информация, и порядкового номера запроса.

Нумерация может вестись: в пределах каждой буквы, начиная с 1 января по 31 декабря каждого года в течение одного года; в порядке поступления запросов в течение одного года с 1 января по 31 декабря независимо от начальной буквы фамилии.

В 90-е годы на нашем заводе проходили крупные сокращения. В этом году мы получили уже несколько запросов о предоставлении информации об условиях труда уволенных тогда работников. Нужно ли эти запросы регистрировать, и если да, то какие сведения следует указать в регистрационной форме?

В регистрационных документах должен фиксироваться весь комплекс работ с запросом: от консультирования заявителя до выдачи ему лично или отправки по почте информационного документа (приложение 1).

В регистрационных документах указываются:

порядковый номер записи;
дата, итог предварительной консультации (если она проводилась);
дата поступления запроса;
регистрационный номер запроса;
название организации (полное и официальное сокращенное) или фамилия, имя, отчество (без сокращений) лица, от которого поступил запрос, адрес;
фамилия, имя, отчество (без сокращений) работника, на которого поступил запрос. Если он изменял фамилию, то в регистрационном документе сначала по паспортным данным указывается фамилия, которую работник носит в настоящее время, а затем в скобках указывается та фамилия, под которой работал сотрудник, указанный в запросе. Если гражданин, на которого поступил запрос, и гражданин, от которого поступил запрос, один и тот же, то в обеих графах регистрационного документа указывается одна и та же фамилия;
наличие документов, подтверждающих право на получение конфиденциальной информации у заявителя;
почтовый адрес и телефон заявителя;
краткое содержание запроса и хронологические рамки запрашиваемой информации;
фамилия, имя, отчество исполнителя;
данные об исполнении запроса: результат (положительный, отрицательный, адрес пересылки запроса (название организации, куда и когда переслали запрос) и вид подготовленного информационного документа (архивная справка, архивная копия и т.д.);
дата выдачи ответа или отправления его по почте;
примечание, где указывается любая другая информация, связанная с поступлением и исполнением запроса (например, отметка о способе поступления запроса (личный прием, почта, факс, электронная почта), отметка о постановке на контроль, срочности, условиях выдачи конфиденциальной информации, продлении срока исполнения запроса и его причинах, количество сделанных по просьбе заявителя ксерокопий, жалобе заявителя и др.).

Cовет Фиксируйте информацию о работе с запросами в электронном журнале. Возможности журнала на бумажной основе ограничены форматом

Документы, учитывающие работу с запросами, могут иметь электронную форму или вестись на бумажной основе. При этом электронный журнал регистрации должен регулярно распечатываться на бумаге. Периодичность распечатывания сведений о поступающих запросах и их исполнении зависит от количества поступающих запросов и определяется руководством кадровой службы, архива, соответствующего структурного подразделения.

Некоторые запросы при регистрации необходимо ставить на особый контроль, например запросы, пересланные или поступившие от органов государственной власти и судов. Если нужен такой контроль, в правом верхнем углу первого листа запроса делается отметка «Контроль».

Этап 3Передача запроса

Зарегистрированные запросы в день их регистрации передаются руководителю кадровой службы, архива или соответствующего структурного подразделения для направления конкретному исполнителю. Если исполнение запроса требует дополнительных сведений, определяется набор необходимой для уточнения информации и возможные пути ее поиска и сообщается об этом заявителю по телефону или в письме, написанном на бланке организации и подписанном уполномоченным должностным лицом.

Если приходит непрофильный письменный запрос, в том числе и по электронной почте, он пересылается с сопроводительным письмом в профильную организацию (государственный орган, организацию, архив), если она известна. Заявителю письменно сообщается об этом.

В прошлом году наша компания была разделена на две. В наш отдел кадров из суда поступил запрос о периоде работы одного сотрудника, который после реорганизации продолжил работу в другой организации. Получается, что мы в настоящее время располагаем не всей необходимой информацией о его работе. Как нам следует поступить с запросом?

Со своей стороны вы должны предоставить по этому запросу всю информацию, которой располагаете. Далее, в этой и подобной ситуациях, когда исполнение запроса относится к компетенции нескольких организаций, необходимо направить копию запроса с сопроводительным письмом в соответствующую организацию для исполнения. В сопроводительном письме указывается, куда следует направить подготовленный ответ.

Этап 4Исполнение запроса

Исполнение запроса начинается с проверки его на повторяемость, т. е. проверяется, не поступал ли такой же запрос и от того же автора ранее.

Порядок просмотра дел для подготовки ответа определяет, как правило, непосредственный исполнитель, просматривая описи. Просмотр описей следует начать на год раньше периода, указанного в запросе, так как в описи могут быть записаны дела, сформированные за два года.

ИТОГ РАБОТЫ С ЗАПРОСОМ

Итогом работы с запросом являются следующие информационные документы:

архивная справка;
архивная выписка;
архивная копия;
информационное письмо. Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.

Архивная справка

Текст в архивной справке излагается в хронологической последовательности событий (а не документов) с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах.

Обратите внимание! Архивная справка составляется на основании документов (подлинников, заверенных копий), хранящихся в кадровой службе, архиве организации

В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках. Например: «<(так в документе)».

Если в запросе и в документах при написании фамилии, имени, отчества лица встречается расхождение на одну букву, нужно проверить несколько записей в разных документах, в которых дополнительная информация позволяет установить, что речь идет об одном и том же человеке. Если установить это невозможно, в справке дается информация из текста документа с оговоркой в скобках: «(так в документе)». Если в документе указана только фамилия без инициалов или инициалы без расшифровки, в справке так информация и дается. В скобках может быть добавлено: «(так в документе)». Большую помощь заявителю окажет приведение в сопроводительном письме к архивной справке информации о том, что сведения о других работниках с аналогичной фамилией (если не указаны или есть разночтения в написании имени и отчества) или фамилией и именем (если разночтения в написании отчества) в документах организации не имеются.

Получили запрос от бывшего сотрудника: требуется подтвердить его работу во вредных условиях труда. Однако за 10 лет, что он у нас проработал, наша компания несколько раз была переименована. Как это отразить в ответе на запрос?

Если в течение запрашиваемого периода времени организация переименовывалась, то в архивной справке необходимо назвать все ее переименования в хронологической последовательности за запрашиваемый период, при этом вначале полностью указать последнее наименование организации.

Если организация переименовывалась более трех раз, то все переименования указываются в самостоятельной архивной справке, которая помещается в качестве приложения к основной архивной справке. Информация о переименовании дается на основании учредительных документов и приказов по основной деятельности организации.

Словарь кадровика

Архивная справка — документ архива (организации), составленный на бланке архива (организации), имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.Архивная выписка — документ архива (организации), составленный на бланке архива (организации), дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.Архивная копия — дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

Обратите внимание! В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка

В «Основании» архивной справки, после двоеточия приводятся поисковые данные документов, использованных для написания справки: архивные шифры (номера) дел и номера листов.

В «Примечании» к тексту архивной справки после двоеточия оговариваются особенности использованных текстов архивных документов: неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению из-за повреждения части текста документа. Например: «(в тексте неразборчиво)» или «(так в документе)».

Кроме того, в них оговаривается использование незаверенных документов, относящихся к запросу: «незаверенная копия», «подпись (печать) отсутствует».

Можно ли включать в архивную справку информацию, содержащуюся в незаверенных копиях документов, если нет ни подлинников, ни заверенных копий?

Как правило, архивная справка составляется на основании документов (подлинников, заверенных копий), хранящихся в кадровой службе, архиве организации. В случае, когда ни подлинников, ни заверенных копий нет, можно составить справку и на основании незаверенной копии, но при этом обязательно указать в «Примечании»: «незаверенная копия».

По просьбе заявителя к архивной справке могут прилагаться копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке. В таком случае под словом «Примечание» пишется «Приложение», ставится двоеточие и указываются названия документов, прилагаемых к архивной справке, если они не названы в тексте архивной справки, количество листов и экземпляров. Если документы в тексте архивной справки названы, после двоеточия указывается количество листов и экземпляров.

Текст архивной справки и «Основание» печатаются через полтора интервала. «Примечание» к архивной справке помещается через два-три интервала после «Основания», поскольку содержащиеся в нем сведения не входят в текст архивной справки, и печатается также через полтора интервала. «Приложение» печатается через два-три интервала после «Примечания».

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью организации.

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации или направляемая в зарубежные страны, подписывается руководством организации и заверяется печатью.

Архивная справка печатается в двух экземплярах. Второй экземпляр вместе с запросами хранится в архиве.

Архивная выписка

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

«Основание» и «Примечание» к тексту архивной выписки составляется таким же образом, как «Основание» и «Примечание» к тексту архивной справки.

Аутентичность архивной выписки удостоверяется подписью руководителя организации или уполномоченного должностного лица и печатью организации.

Архивная справка и архивная выписка оформляются на общем бланке организации с обозначением названия вида документа («архивная справка», «архивная выписка») машинописным способом на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297) в соответствии с требованиями на организационно-распорядительную документацию ГОСТ Р6.30-2003.

Архивная справка и архивная выписка выдаются или посылаются заявителю вместе с сопроводительным письмом, написанным на бланке письма архива и подписанным руководством архива. В том случае, когда архивная справка содержит не все сведения по запросу, в сопроводительном письме указывается, какие сведения и за какие годы в организации отсутствуют и почему, где можно получить недостающие сведения. В сопроводительное письмо к архивной справке включается и информация о наличии или отсутствии сведений по кодам видов оплаты труда и удержаний из заработной платы (и их расшифровке) за указанный в архивной справке период и о расшифровке кодов, если виды оплаты труда даны по кодам.

Архивная копия

Иногда заявитель обращается целенаправленно за архивными копиями. При исполнении запроса о предоставлении копий архивных документов на бланке организации составляется сопроводительное письмо, в котором указывается количество приложений (копий архивных документов) и их названия. Письмо подписывается руководителем организации или уполномоченным должностным лицом.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются поисковые данные документа: архивные шифры (номера) дел и номера листов архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью организации и подписью ее руководителя или уполномоченного должностного лица.

В адрес нашей организации поступил запрос из органов службы занятости о предоставлении копий документов одного из уволенных сотрудников. Однако запрашиваемых документов у нас нет. Как следует поступить в таком случае?

Если в кадровой службе или в архиве нет документов, необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, то исполнитель составляет информационное письмо заявителю. В письме указываются причины, по которым запрашиваемые сведения не были выявлены, и, по возможности, предлагается алгоритм дальнейшего поиска.

Исполненный запрос в электронном или бумажном виде поступает на проверку руководителю кадровой службы, архива или соответствующего структурного подразделения, который оценивает правильность его составления и полноту. После этого подготовленный документ возвращается для доработки или отправки.

ВЫДАЧА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Информационные документы архива высылаются по почте, как правило, простыми письмами, подлинные документы — ценными.

В архив нашей организации поступил запрос о выдаче документов от бывшего сотрудника, который теперь является гражданином иностранного государства. Каким образом выдать архивные документы, если запрос поступил из-за границы?

Архивная справка, архивная копия и архивная выписка, предназначенные для направления в государства — участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются по почте непосредственно по адресу заявителя.

Архивная справка, архивная копия и архивная выписка, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т. п.) направляются в МИД России.

В случае личного обращения гражданина в архив архивная справка, архивная выписка и архивная копия выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу гражданина — при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке, и документа, удостоверяющего личность доверенного лица.

Как оформляется выдача архивных документов?

Получатель архивной справки или архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

В отдел кадров обратилась супруга нашего бывшего сотрудника, который в свое время был направлен на курсы повышения квалификации, и при увольнении не забрал оригинал свидетельства. Оно так и хранится в его личном деле. Сотрудник переехал на новое место жительства, и сейчас ему требуется свидетельство, однако сам он за ним приехать не может. При каких условиях мы можем выдать оригинал свидетельства его жене?

Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек, не полученных в свое время владельцем.

Подлинные личные документы выдаются их владельцу по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, а его родственнику или доверенному лицу — при наличии у него нотариально заверенной доверенности на получение документов и документа, удостоверяющего его личность. Подлинные личные документы по договоренности с их владельцем могут быть высланы заявителю ценным письмом.

Словарь кадровика Личные документы — официальные документы, удостоверяющие личность их владельца, его права, обязанности и общественное положение

Изымать документы из архивных дел в определенных ситуациях могут органы правопорядка. При этом на место изъятого документа в дело помещается его копия и справка о выдаче подлинника документа. В учетных документах кадровой службы, архива делается отметка об изъятии документа, указывается номер, дата и название документа, на основании которого было произведено изъятие, и расписка получателя документа, если он был выдан при личной передаче.

Учет выданных архивных документов ведется в журнале регистрации выданных копий, выписок, справок, технических материалов (приложение 2)

Приложение 1

Форма журнала регистрации и исполнения запросов социально-правового характера

Приложение 2

Форма журнала регистрации выданных копий, выписок, справок, технических материалов

Журнал: Справочник кадровика, По состоянию на: 08.08.0012, Год: 2012, Номер: №9
Автор: Дегтярева И.А.

Источник: hr-portal.ru

Архивные документы