Аудит трудовых книжек: общие вопросы
Безусловно, в ближайшее время отмены трудовых книжек, о которой так много говорят, не произойдет. Этому должен предшествовать определенный переходный период. Чтобы избежать нежелательных проблем с подтверждением трудового стажа в дальнейшем, рекомендуем кадровым работникам уже сегодня задуматься о необходимости проведения аудита трудовых книжек работников в компании.
Несмотря на то что согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, Правительство России неоднократно возвращается к вопросу об отмене трудовых книжек по причине нецелесообразности их дальнейшего ведения и утраты актуальности.
Примечание. Подробнее о покупке, учете и хранении трудовых книжек — на с. 28.
В этом случае возникает обоснованный вопрос: с чем связано такое мнение чиновников? Дело в том, что с введением в системе государственного пенсионного страхования персонифицированного учета трудовая книжка утратила свое основное предназначение — быть источником сведений о трудовом стаже, без которого в советское время невозможно было оформить трудовую пенсию.
Кроме того, с 2002 г. расчет трудовой пенсии производится исходя не из трудового стажа, а из периода, в течение которого на индивидуальный лицевой счет гражданина в Пенсионном фонде РФ поступали страховые взносы.
Вместе с тем на основании Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», утвержденного Постановлением Минтруда России и ПФР от 27.02.2002 N 16/19па, специалисты Пенсионного фонда РФ при оформлении трудовой пенсии в обязательном порядке запрашивают трудовую книжку.
Требование о предъявлении трудовых книжек при оформлении трудовых пенсий обосновано тем, что пенсионная реформа в России началась лишь в 1997 г. Первым ее шагом стало введение персонифицированного учета, предполагающего обязательную регистрацию граждан в Пенсионном фонде РФ в качестве застрахованных лиц в соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», в результате чего у всех застрахованных граждан сейчас есть лицевые счета, на которых фиксируется информация о стаже, заработной плате и размерах уплаченных страховых взносов.
Единственным источником сведений о трудовом стаже до 01.01.2002 является форма СЗВ-К <1>, представленная далеко не всеми работодателями и не на всех работников. Поэтому на основании п. 6 Постановления Правительства РФ от 24.07.2002 N 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» (далее — Постановление Правительства N 555) трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору.
———————————
<1> Форма утверждена Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению».
Процедура проверки действующих трудовых книжек
При работе с трудовыми книжками нужно руководствоваться следующими нормативными правовыми актами: ТК РФ, Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Постановление Правительства РФ N 225, Правила)) и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция).
При проверке трудовых книжек необходимо обратить внимание на следующие моменты:
— соответствие бланка трудовой книжки установленному образцу;
— порядок приобретения и учета организацией трудовых книжек и вкладышей к ним, условий хранения;
— наличие документов, подтверждающих страховой стаж работников;
— правильность расчета страхового стажа работников;
— соответствие сведений о Ф. И. О., дате рождения работников в трудовых книжках паспортным данным;
— соответствие записей в трудовых книжках формулировкам приказов (распоряжений). Наличие сведений о документах, на основании которых внесена каждая запись о работе, с указанием даты и номера. Правильность внесения сведений о награждениях;
— отсутствие помарок, неточностей, исправлений, не соответствующих установленным требованиям;
— оформление вкладышей в трудовую книжку (при их наличии) в соответствии с установленными требованиями;
— правильность внесения сведений об изменении наименования организации, реорганизации и т. п.;
— наличие оттисков печатей, удостоверяющих соответствующие записи и исправления в записях;
— правильность указания наименования должностей (работы), специальностей, профессий с указанием квалификации;
— наличие записей об увольнении при прекращении трудового договора со ссылкой на соответствующие статьи ТК РФ, иных федеральных законов.
При оформлении трудовых пенсий в Пенсионном фонде РФ трудовые книжки тщательно изучаются. В связи с этим наличие неточностей и ошибок в заполнении, отсутствие необходимых сведений и печатей зачастую служат причиной нехватки оснований для подтверждения стажа граждан, в результате чего возникает необходимость представления дополнительных документов.
Постановлением Правительства N 555 определено, что при отсутствии трудовой книжки, а также если в ней содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы для подтверждения периодов работы принимаются:
— письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения данных правоотношений;
— справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами;
— выписки из приказов;
— лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.
Кроме того, в качестве подтверждающих документов можно использовать иные документы (военный билет, выписку из индивидуального лицевого счета гражданина, предоставленную территориальным органом ПФР, и т. д.).
Однако, как показывает практика, нередки случаи, когда граждане не могут восстановить свои периоды работы дополнительными документами по различным причинам: утраты документов работодателями, ликвидации работодателей, отсутствия необходимых документов в архивных учреждениях. Поэтому крайне важной задачей сотрудников кадровых служб являются проверка трудовых книжек на соответствие их правилам нормативных правовых актов и исправление допущенных при заполнении ошибок.
Рассмотрим некоторые моменты процедуры проверки трудовых книжек подробнее.
Первое, что необходимо сделать, прежде чем приступить к самой проверке, — создать комиссию или назначить ответственного за проверку трудовых книжек. Поскольку унифицированной формы приказа или распоряжения законодательством не предусмотрено, составить его можно в произвольной форме (пример 1).
Пример 1. Образец приказа о создании комиссии по проверке трудовых книжек.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Общество с ограниченной ответственностью «Рассвет» │
│ │
│ ПРИКАЗ │
│ │
│ 13.01.2014 N 6/ок │
│ │
│ Москва │
│ │
│ О создании комиссии │
│ по проверке трудовых книжек │
│ │
│ В целях проверки соответствия бланков и записей трудовых книжек │
│ требованиям законодательства РФ и выявления возможных нарушений │
│ │
│ ПРИКАЗЫВАЮ: │
│ │
│ 1. Создать комиссию по проверке трудовых книжек работников ООО │
│ «Рассвет» в следующем составе: │
│ председатель комиссии: Иванов Иван Иванович — начальник отдела │
│ кадров; │
│ члены комиссии: Петрова Ольга Сергеевна — ведущий юрисконсульт; │
│ Степанова Марина Петровна — специалист по кадрам. │
│ 2. Комиссии по проверке трудовых книжек работников ООО «Рассвет»: │
│ 2.1. провести проверку трудовых книжек в полном объеме в срок до │
│ 31.03.2014, в том числе: │
│ — соответствие бланков трудовых книжек установленным образцам; │
│ — порядок приобретения и учета организацией трудовых книжек и │
│ вкладышей в них, условий хранения; │
│ — наличие документов кадрового делопроизводства ООО «Рассвет», │
│ подтверждающих страховой стаж работников; │
│ — правильность расчета страхового стажа работников; │
│ — соответствие сведений о Ф. И. О., дате рождения работников в │
│ трудовых книжках паспортным данным; │
│ — наличие сведений о документах, на основании которых внесена │
│ каждая запись о работе, с указанием даты и номера; │
│ — правильность внесения сведений о награждениях; │
│ — отсутствие помарок, неточностей, исправлений, не соответствующих │
│ установленным требованиям; │
│ — оформление вкладышей в трудовую книжку (при их наличии) в │
│ соответствии с установленными требованиями; │
│ — правильность внесения сведений об изменении наименования │
│ организации, реорганизации и т. п.; │
│ — наличие оттисков печатей, удостоверяющих соответствующие записи и │
│ исправления в записях; │
│ — правильность указания наименования должностей (работы), │
│ специальностей, профессий с указанием квалификации; │
│ — наличие записей об увольнении при прекращении трудового договора │
│ со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ или иного федерального │
│ закона. │
│ 2.2. Результаты проверки оформить протоколом. │
│ 2.3. В случае выявления в трудовых книжках нарушений или │
│ сомнительных для подтверждения страхового стажа периодов уведомить │
│ работников о необходимости исправлений или получения подтверждающих │
│ данный стаж документов. │
│ │
│ Директор Сидоров А. А. Сидоров │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Проверка бланков трудовых книжек
На основании п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку утвержден Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22.12.2003 N 117н.
Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки осуществляется уполномоченными распространителями на основании договора. Но на практике работодатели часто пренебрегают данным требованием, предлагая работникам самостоятельно приобретать трудовые книжки и вкладыши в них. Причем такие ситуации имеют место не только сейчас, они достаточно часто практиковались и в предыдущие годы. Поэтому проверка бланков трудовых книжек позволит выявить трудовые книжки не установленных нормативными правовыми актами форм.
Сейчас в обороте используются трудовые книжки образца 2003 г., форма которых утверждена Постановлением Правительства РФ N 225. Это книжки серого цвета с гербом России на титульном листе, изготовленные Объединением «ГОЗНАК» и имеющие защитные знаки. Каждая новая трудовая книжка и дубликат начиная с 2004 г. должны иметь серию ТК, а вкладыш к трудовой книжке — серию ВТ.
Самая первая форма трудовой книжки утверждена Постановлением СНК СССР от 20.12.1938 N 1320 «О введении трудовых книжек». У нее темно-фиолетовый цвет обложки, обратный порядок даты (год, месяц, день) и нет защитных знаков, серии и номера. Следует отметить, что печать работодателя и подпись ответственного лица на ее титульном листе не предусмотрены.
В 1973 г. Постановлением СМ СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» утвержден бланк трудовой книжки с обложкой зеленого цвета и голубым цветом листов, а в 1975 г. Постановлением СМ СССР от 21.04.1975 N 310 «О трудовых книжках колхозников» — бланк трудовой книжки колхозника. Обе формы имеют герб РСФСР, водяные знаки — змееподобные изогнутые линии, которые можно рассмотреть под светом, ведение записей предусмотрено на русском языке и языке республики. Различие в том, что одна форма использовалась для оформления рабочим и служащим, а другая — колхозникам.
Начиная с 1974 г. и заканчивая 2003 г. использовались трудовые книжки серии АТ с нумерацией латинскими цифрами от I до X, по которым определяется период выпуска трудовой книжки:
| АТ-I | 1974 — 1976 гг. |
| АТ-II | 1977 — 1979 гг. |
| АТ-III | 1980 — 1983 гг. |
| АТ-IV | 1984 — 1986 гг. |
| АТ-V | 1987 — 1989 гг. |
| АТ-VI | 1990 — 1992 гг. |
| АТ-VII | 1993 — 1997 гг. |
| АТ-VIII | 1998 — 2000 гг. |
| АТ-IX | 2001 — 2002 гг. |
| АТ-X | 2003 г. |
Вкладыши в трудовую книжку выпускались также с серией АТ и нумерацией от I до IV.
На что следует обратить внимание при проверке соответствия трудовой книжки установленному образцу? Во-первых, форма бланка должна соответствовать той форме, которая действовала на момент оформления трудовых отношений с работником. Во-вторых, бланк должен быть отпечатан в типографии. В-третьих, нумерация страниц не должна быть нарушена. В-четвертых, серия и номер должны быть одинаковыми на каждой странице.
Пример 2. При проверке трудовых книжек выяснилось, что трудовая книжка одного из работников оказалась неустановленного образца с явными признаками подделки.
Такая трудовая книжка не может считаться действительной, и этот сотрудник может быть уволен за представление при приеме на работу подложного документа (п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Хотя совсем не обязательно идти на крайние меры. Если бы данный факт был обнаружен на момент приема на работу, то, вернув трудовую книжку работнику, ему следовало по его письменному заявлению (с указанием причины — бланк неустановленного образца) оформить новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Однако, принимая во внимание то обстоятельство, что на момент приема на работу данный факт выявлен не был и работник определенный период времени уже работал по трудовой книжке неустановленного образца (новая трудовая книжка должна быть оформлена не позднее недельного срока со дня приема на работу — п. 8 Правил), в данной ситуации ему следует оформить дубликат. Обратите внимание: на основании имеющейся трудовой книжки дубликат оформлять нельзя, т. к. недействительная трудовая книжка не может служить основанием для подтверждения трудового стажа. Поэтому дубликат трудовой книжки может быть оформлен только на основании представленных работником подтверждающих документов с предыдущих мест работы.
Пример 3. При проверке трудовых книжек выяснилось, что на первом месте работы в 2004 г. одному из работников оформили трудовую книжку образца 1973 г. В этой ситуации трудовая книжка, оформленная на бланке старого образца, после 01.01.2004 будет считаться недействительной.
Сотруднику нужно объяснить, что трудовая книжка недействительна, и вернуть ему ее. Отправлять работника к предыдущему работодателю для оформления дубликата в данном случае неправомерно, так как трудовые отношения с этим работником уже оформлены.
На основании трудовой книжки недействующего образца дубликат оформить нельзя, т. к. трудовая книжка признана недействительной и юридической силы не имеет, поэтому оформление дубликата необходимо производить на основании подтверждающих документов.
Обратите внимание: в отношении вкладышей в трудовую книжку действуют те же правила, что и для трудовых книжек.
К сожалению, с момента введения в действие нового бланка трудовых книжек (с 01.01.2004) многие работодатели по различным причинам, не учитывая последствия своих действий, продолжали оформлять трудовые книжки образца 1973 г., в чем, безусловно, работники совершенно не виноваты, и отказывать им в приеме на работу по этой причине нельзя. Но проверять трудовые книжки на стадии приема на работу в любом случае не просто желательно, а даже необходимо как раз для обнаружения подобных несоответствий и исключения проблем в дальнейшем.
При выявлении несоответствия трудовой книжки установленной форме на момент приема на работу сотруднику можно оформить на основании его письменного заявления новую трудовую книжку или направить к предыдущему работодателю для оформления дубликата.
Оформляя новую трудовую книжку, в нее можно внести сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника суммарно, без уточнения работодателей, периодов и должностей, подтвержденных соответствующими документами. Такие действия рекомендованы Письмом Федеральной службы по труду и занятости от 30.04.2008 N 1026-6.
Отличие оформления новой трудовой книжки от дубликата
Нередко работники кадровых служб недопонимают, в чем отличие новой трудовой книжки от ее дубликата. В этом вопросе следует разобраться подробнее.
Когда гражданин впервые поступает на работу, работодатель оформляет ему трудовую книжку. Впоследствии при смене места работы работодатели продолжают вписывать в нее сведения о трудовом стаже и о награждениях.
Часть 5 ст. 65 ТК РФ регламентирует, что в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. В этом случае при оформлении трудовой пенсии работнику придется представить документы, подтверждающие его стаж, или подтверждать свой стаж в судебном порядке.
Правила предусматривают оформление дубликата трудовой книжки в следующих случаях:
— если она утеряна;
— пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
— в нее внесена недействительная запись об увольнении или переводе на другую работу.
Тогда в дубликат трудовой книжки вносятся сведения о трудовом стаже, подтвержденные соответствующими документами, оригиналы которых работникам необходимо хранить для представления специалистам Пенсионного фонда РФ при оформлении трудовой пенсии.
Без подтверждающих документов в дубликат трудовой книжки вносятся записи со старой трудовой книжки в ситуациях, когда:
— запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной по письменному заявлению работника о выдаче дубликата (переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной);
— трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.) — переносятся все сведения, доступные для прочтения. Сведения, не доступные для прочтения, должны быть восстановлены на основании подтверждающих документов.
Следовательно, при поступлении на работу, являющуюся не первым местом работы, сотрудник, не имеющий на руках трудовой книжки по причине ее утраты, повреждения или по иным причинам, вправе самостоятельно решить — завести ему новую трудовую книжку на новом месте работы или обратиться к последнему работодателю за оформлением дубликата.
Примечание. В следующем номере рассмотрим, на что обращать внимание при проверке титульного листа трудовой книжки, периодов работы, оттисков печатей и штампов, трудовых книжек иностранных государств и пр.
Источник: hr-portal.ru
