Аутбрейнинг: как нанять на работу лучших и при этом сэкономить

Сегодня дистанционная занятость вышла за рамки специфических требований, с которыми приходят устраиваться на работу миллениалы. Для 40% работающих американцев удаленная занятость или использование мобильных средств стали естественным образом жизни, а для бизнеса — возможностью пересмотреть традиционное представление об офисе как единственном варианте рабочей среды. Если десять лет назад цифровой офис казался недостижимой мечтой для специалистов и неэффективным форматом для бизнеса, сегодня преимущества для компаний и сотрудников очевидны и могут быть выражены в цифрах.

Ключевым драйвером перехода к цифровому офису стало формирование концепции аутбрейнинга. Термин произошел от английского глагола to outbrain. Наиболее точный вариант перевода — «превзойти в умственных способностях», однако в контексте бизнес-процессов значение термина гораздо шире.

Аутбрейнинг подразумевает, что любой специалист независимо от места нахождения может предложить компании свои услуги, поскольку критериями его востребованности выступают только знания, опыт, способность решать поставленные задачи и возможность быть онлайн. Отдавая приоритет опыту и знаниям, а не географической доступности сотрудников, компании наращивают свой интеллектуальный потенциал, превосходя конкурентов по этому важному критерию.

История концепции

Концепцию аутбрейнинга впервые реализовала на практике австралийская компания Servcorp в 1980 году. В течение следующего десятилетия популярность концепции постепенно росла. Чтобы интегрировать аутбрейнинг в свои процессы, бизнесу пришлось пересмотреть подход к оценке эффективности, ставя во главу угла результат, а не время, проведенное сотрудниками в офисе.

Возможность реализовать концепцию в полной мере представилась в 1990-е годы, с развитием цифровых технологий коммуникации и снижением их стоимости для компаний в пересчете на час рабочего времени специалиста.

Сегодня общая доля удаленных работников в странах Евросоюза составляет уже 17%, а в США, Японии, Финляндии, Швеции по отдельным отраслям доходит до 40–60%. В России эта цифра пока значительно скромнее, всего 5–6%.

Преимущества аутбрейнинга для бизнеса

По данным Forbes, работодатели в США теряют до $1,8 трлн в год из-за снижения производительности. Главный источник потерь продуктивности в офисе — отвлекающие факторы, начиная от разговоров у кулера до продолжительных поездок на работу.

Немаловажную роль в снижении финансовой эффективности играет ежегодный рост уровня оплаты труда, арендных ставок и эксплуатационных расходов, а также стоимости найма, обучения и удержания талантов. По нашим оценкам, внедрение аутбрейнинга позволяет компаниям сокращать расходы на персонал и физический офис до 70% в год.

Какой эффект дает аутбрейнинг

• снижение расходов на Фонд оплаты труда (разница в уровне оплаты труда в различных регионах России достигает 70%);
• снижение затрат на аренду и обслуживание офисов;
• увеличение потока кандидатов, снижение стоимости их найма и обучения;
• оптимизация процессов найма, развития и удержания сотрудников;
• увеличение производительности работы и скорости решения задач за счет гибкого графика работы удаленных команд, возможность обеспечить функционирование департаментов практически в графике 24/7 не только без роста, но и с сокращением расходов;
• возможность обслуживания клиентов 24/7, что в итоге ведет к повышению их лояльности.

Преимущества аутбрейнинга для сотрудников

Согласно отчету компании Workfront, которая занимается разработкой программного обеспечения по производительности труда, 65% сотрудников, работающих полный день, считают, что аутбрейнинг положительно скажется на эффективности их работы. Работа вне офиса снижает влияние традиционных отвлекающих факторов — посторонних разговоров, шума от телефонных звонков и других. Работая вне офиса, сотрудник получает возможность больше времени отдавать процессу и одновременно может более гибко использовать личное время. Это приводит к улучшению физического и психологического здоровья сотрудников, что в свою очередь также положительно сказывается на продуктивности.

В отчете, опубликованном Королевским обществом здравоохранения Великобритании, утверждается, что 55% сотрудников испытывают стресс от ежедневных поездок на работу. Тот же фактор влияет на снижение культуры питания и, как следствие, на состояние здоровья. Результаты исследовании PGi 2014 года говорят о том, что 80% сотрудников заявляют об улучшении психологического здоровья при переходе на дистанционную форму занятости, 82% говорят о снижении стресса и 69% — о сокращении времени, проведенного на больничном.

Каким компаниям не подходит концепция аутбрейнинга

Концепция аутбрейнинга релевантна практически для всех компаний из любого сектора экономики. Главный критерий: наличие штата, чей основной инструмент выполнения задач — персональный компьютер.

Основные ограничения скрыты в характере деятельности компании. Так, аутбрейнинг не подходит для производственных компаний, где основная масса персонала занята физическим трудом. Даже при высоком уровне автоматизации роль специалиста, осуществляющего наблюдение за оборудованием, остается критически важной для предотвращения аварийных ситуаций. Также невозможно реализовать аутбрейнинг в торговых сетях с большим количеством офлайн-площадок. Отдельную группу составляют компании и организации, в которых сотрудники имеют дело с конфиденциальной информацией или государственной тайной, так как удаленный доступ к информации для большого количества сотрудников повышает риск утечки.

Без использования правильных инструментов цифровизации работы при внедрении аутбрейнинга у компании могут возникнуть проблемы.

В частности, в начале десятилетия с трудностями столкнулась американская компания Yahoo! Интернет-компания не применяла платформенные технологии при построении цифрового офиса. В результате не смогла обеспечить необходимый уровень коммуникации, совместной работы и контроля сотрудников. Марисса Майер, которая на тот момент руководила компанией, заявила, что в результате удаленной работы падает производительность и скорость сотрудников. В итоге с 2013 года Yahoo! запретила всем своим сотрудникам работать удаленно. Дистанционная работа без соответствующей технологической базы, как правило, не эффективна.

Порядок внедрения цифрового офиса

Внедрение аутбрейнинга делится на четыре этапа.

Первый этап — диагностика.

На этом этапе проводятся консультации с провайдерами решений, такими как Bambee или ADP, позволяющие определить возможность и необходимость внедрения цифрового офиса.

Второй этап — создание комплекса ИТ-решений, облегчающих и повышающих эффективность удаленной работы.

Технологические решения направлены на организацию взаимодействия между сотрудниками, системы управления проектами, отслеживания рабочего времени. В число провайдеров таких решений входят Miro, Trello, Time Doctor, Totalent.

Третий этап — набор удаленных сотрудников.

Четвертый этап — вывод действующих сотрудников за штат или оформление в штат компании-партнера.

За рубежом провайдерами решений в этом сегменте выступают такие компании, как Justworks, Workplaceless и Upflex. В России на вывод за штат сотрудников влияют правовые ограничения.

Мы используем аутбрейнинг с 2018 года. Число удаленных сотрудников в компании сегодня в три раза превышает число персонала фронт-офиса, работающего в режиме офлайн. Благодаря внедрению аутбрейнинга удалось сократить расходы на одного сотрудника более чем в три раза.

В частности, за девять месяцев мы начали работать по технологии аутбрейнинга более чем со 150 сотрудниками. Cреди них:

• HR-специалисты,
• аналитики и координаторы,
• ИТ-специалисты,
• программисты,
• делопроизводители,
• бухгалтеры,
• юристы,
• дизайнеры.

Чек-лист. Что необходимо сделать при переходе на технологию аутбрейнинга

1. Провести первичную диагностику: определить позиции для перехода к аутбрейнингу и возможности реализации его на практике.
2. Подготовиться к найму: адаптировать или разработать требования к найму и тестированию сотрудников; уточнить нюансы процесса найма с учетом специфики организации.
3. Нанять сотрудников и интегрировать их в соответствующие функциональные подразделения.
4. Интегрировать цифровую платформу.

Источник: hr-portal.ru