Аутсорсинг – быть или не быть? Анализ процессов.

Мы сегодня продолжим говорить об аутсорсинге и продолжим знакомиться с хорошим описанием основных аспектов аутсорсинга, предложенным Смирновой Н.Ю.

В любом новом деле очень важно проанализировать все возможные риски и соотнести их с потенциальными выгодами, чтобы еще до внедрения нового проекта иметь четкое представление об ожидаемом результате — это я так витиевато «завернул» известную поговорку: Семь раз отмерь, один раз отрежь.

Как это делать с аутсорсингом рассмотрим ниже.

АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ ДЛЯ ПЕРЕДАЧИ НА АУТСОРСИНГ

Прежде чем передать часть процесса, процесс целиком или несколько процессов внешнему исполнителю, следует проанализировать целесообразность подобного решения.

Для этого нужно:

1. Определить основные цели создания бизнеса.

Для чего он создавался? Следует уделять внимание в самую первую очередь именно той деятельности, которая нацелена на достижение основных целей. А уже оставшееся время и иные ресурсы распределять между другими видами деятельности, в зависимости от их важности.

В рассматриваемом примере цель создания бизнеса – получение прибыли, как и в большинстве случаев.

2. Описать свою деятельность.

Вся деятельность на этом этапе описывается в виде отдельных блоков работ, либо бизнес-процессов. Далее описанные процессы разбиваются на те, которые нацелены на достижение основных целей создания бизнеса, и на все остальные — вспомогательные.

Так, в рассматриваемом случае именно адвокатская практика будет рассматриваться как основной вид деятельности, а все остальное, напрямую с ней не связанное, будет лишь вспомогательными операциями.

3. Оценка возможности передачи на аутсорсинг вспомогательных операций.

Оценка производится с использованием определенных критериев, в качестве которых можно использовать:

1)      Организационные аспекты передачи некоторых процессов внешним предпринимателям и организациям.

Организационные сложности обычно состоят из проблем взаимодействия с внешними исполнителями по поводу несогласованных времени, формата, объема полученных результатов работ.

Например, внешние специалисты по ИТ не всегда могут исправить выявленную ошибку в срок, что связано как с непониманием адвоката времени на исправление неисправности, так и незнанием специалистами по ИТ особенностей графика работы адвоката. Это приводит к срывам в основной деятельности адвоката;

2)      Финансовые аспекты.

Финансовые аспекты включают в себя оценку и сравнение эффективности выполнения работы внешним исполнителем. Иногда аутсорсинг позволяет сэкономить, а иногда – наоборот, выходит заказчику дороже, чем если бы выполнялся своими силами. В последнем случае при анализе целесообразности передачи процесса на аутсорсинг необходимо взвесить, насколько повышение качества выполненных работ будет соответствовать росту стоимости операций. Например, адвокат может самостоятельно разработать структуру базы данных по клиентам, либо привлечь квалифицированных специалистов, которые выполнят эту работу гораздо быстрее, но ее стоимость будет также весьма высокой. В этом случае адвокат должен будет взвесить, что ему важнее: сроки разработки базы данных и удобная ее структура, либо якобы сэкономленные средства.

3)      Психологические аспекты.

Психологические сложности использования аутсорсинга включают, чаще всего, недоверие внешним исполнителям и боязнь перемен. Так, адвокат, привыкший полагаться только на себя, вряд ли столь легко сможет допустить в свою квартиру домработницу, так как может опасаться за сохранность имущества.

4)      Иное.

Под иными сложностями имеются в виду специфические особенности, которые связаны с особыми знаниями, навыками, умениями, которых внешний специалист может не знать. Например, при создании базы данных ИТ-специалист может столкнуться со специфическими потребностями адвоката в структуре базы, и поэтому структура базы может впоследствии долго и многократно обсуждаться и изменяться, что будет приводить к временным затратам ИТ-специалиста и адвоката, а также к материальным затратам на работу ИТ-специалиста.

Каждый блок вспомогательных операций (вспомогательных бизнес-процессов) анализируется на наличие организационных, финансовых, психологических и иных сложностей, и в результате выбираются те из них, которые связаны с минимумом проблем. Надо сказать, что при анализе важно рассматривать все возможные проблемы в совокупности, а не порознь. Так, передача работ на аутсорсинг может принести существенную экономию, но предполагать столь значительные организационные или психологические сложности, что они сведут на «нет» весь экономический эффект. В случае с адвокатом минимальные проблемы были связаны с передачей следующих операций на аутсорсинг:

1) ИТ-обслуживание (компьютер, интернет и программное обеспечение);

2) web-дизайн;

3) разработка архитектуры баз данных.

Источник: ucg.in.ua