Автоматизация в управлении персоналом

Автоматизация управления персоналом — вопрос, который рано или поздно встает перед любым руководителем предприятия. Вопрос этот могут инициировать: менеджер по персоналу, бухгалтер, менеджеры среднего звена, высшее руководство. Как сделать правильный выбор и принять решение о внедрении той или иной системы, кто является заинтересованной стороной, какие возможности появятся у руководства и пользователей системы после внедрения?

Для начала надо определить, какой именно вид управления людьми присутствует и необходим на вашем предприятии, то есть ответить на вопрос: какая часть добавленной стоимости конечного продукта создается непосредственно за счет сотрудников. От ответа на этот вопрос будет зависеть, какой набор функций по управлению людьми вам нужен.

Следует отметить, что инвестиции в систему, предлагающую автоматизацию несоответствующего уровня управления людьми, в результате могут оказаться малоэффективными. Так как при вложении денег в более сложную, чем требуется, систему происходит замораживание средств, а при недостаточном уровне автоматизации с развитием бизнеса в скором времени встанет вопрос замены системы — то есть двойных расходов.

При принятии решения важным также является наличие стратегических планов развития предприятия. Поскольку при планировании расширения и усложнения бизнеса важно понимать, какое масштабирование от автоматизированной системы управления людьми понадобится в будущем.

Что представляют собой различные системы автоматизации в интересующей нас сфере? Если говорить просто, то это сочетание набора некоторых справочников1 и логики взаимосвязи между этими справочниками.

Наличие такой системы — это возможность держать в одном месте большое количество информации, связанной с персоналом, фиксировать взаимосвязь между различными видами этой информации, осуществлять анализ тех или иных тенденций и состояний. Безусловно, на любом уровне автоматизации это хорошее подспорье для менеджера по персоналу и других вспомогательных подразделений, так как позволяет существенно снизить количество «ручных» операций, чем опять же сэкономить деньги компании, выраженные в суммарной стоимости рабочего времени сотрудников, связанных с этой работой.

Для чего это необходимо? Прежде всего для поддержки принятия управленческих решений. В приведенной таблице можно увидеть, что чем больше бизнес «завязан» на людей, тем на более высоком уровне востребована такая система. Поскольку информация о состоянии персонала компании, качественная и количественная оценка кадрового состава, возможность финансовой оценки нефинансовых активов (людей) становятся востребованными только тогда, когда существенная часть капитала компании размещается в головах людей.

История развития автоматизированных систем управления персоналом началась с создания больших ЭВМ в 60-х годах XX столетия. Основными задачами на тот момент являлся расчет заработной платы и учет кадрового состава. Сегодня на Западе существуют сотни различных систем для автоматизации управления кадрами и управления персоналом . Однако автоматизация управления человеческими ресурсами не может рассматриваться как задача, отдельная от автоматизации управления ресурсами предприятия в целом . Поэтому верхний уровень — HRMS (human resource management system) — возможен только в случае комплексной автоматизации с помощью таких крупных ERP2 систем, как R/3, Axapta, Oracle Application.

Говорить о преимуществах той или иной системы можно только по отношению к конкретным задачам и возможностям предприятия. Общим недостатком отечественных систем для нашего предприятия является несоответствие уровня требуемой для нас функциональности и возможностей системы. Некоторые отечественные и российские системы приближаются к функциональности управления персоналом, но в основном то, что можно найти на украинском рынке, соответствует уровню управления кадрами. Очевидно, что с развитием бизнеса и увеличением конкуренции компании будут искать возможности повышения эффективности управления бизнесом, и количество внедрений и уровень различных систем будут неуклонно расти. Соответственно ИТ-компании — провайдеры подобных систем — будут наращивать свое предложение рынку.

Как правильно выбрать такую систему? Для принятия корректного решения система должна выбираться рабочей группой, состоящей из представителей как минимум двух служб: управления персоналом и информационных технологий. Не лишним будет привлечение финансиста для помощи в просчете наиболее выгодных решений. При этом необходимо обратить внимание на:

• поддержку провайдером соответствия требованиям законодательства в части кадрового делопроизводства;
• наличие или возможность создания необходимых справочников с соответствующими свойствами согласно требуемому уровню функциональности;
• возможность создания необходимых взаимосвязей данных и интеграции с уже существующими на предприятии системами;
• глобальное соответствие возможностей системы ожидаемой функциональности по управлению персоналом;
• возможность развития и масштабирования системы;
• принцип организации работы — одно- или многопользовательский;
• возможность распределенной работы в системе;
• стандартный процесс, организацию, сроки и стоимость внедрения системы на предприятии;
• необходимые затраты на компьютерное и телекоммуникационное оборудование при внедрении системы;
• уровень необходимой технической поддержки на предприятии;
• наличие и стоимость абонентского обслуживания и поддержки со стороны провайдера;
• технологическую совместимость рассматриваемых систем с уже существующими на предприятии;
• наличие успешных внедрений.

Если есть возможность, то обязательно следует познакомиться с представителями какого-либо предприятия, на котором внедрена рассматриваемая система, и попросить поделиться впечатлениями о ее работе как представителя ИТ-службы, так и службы персонала.

В общем, процесс внедрения и работы автоматизированных систем управления персоналом, как правило, напоминает процесс обучения плаванию. Первая реакция всех участников — опасение и неприятие, но после обучения и выработки навыка жизнь без воды кажется просто невозможной.

Источник: hr-portal.ru