Автомобиль сотрудника: аренда с экипажем и без

Если работник фирмы использует свой автомобиль для служебных поездок, фирма может выплачивать ему за это компенсацию. Однако размер ее ничтожен (посудите сами — 1200 или 1500 руб. в зависимости от мощности двигателя автомобиля). Мало того, эта сумма уже учитывает стоимость ГСМ, израсходованных на деловые поездки. Поэтому с работником выгоднее оформить отношения по-другому, а именно взять его автомобиль в аренду.

Виды аренды

Автомобиль можно взять в аренду с экипажем (то есть когда сам работник будет управлять автомобилем) либо без экипажа. Сравним, какие обязанности несут стороны — арендатор и арендодатель при каждом виде аренды (см. таблицу).

Обязанности сторон при аренде автомобиля с экипажем

и без экипажа

Арендная плата

Размер арендной платы устанавливается по соглашению сторон и фиксируется в договоре аренды.

В бухгалтерском учете фирмы расходы, связанные с выплатой работнику арендной платы, будут относиться к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н). А в налоговом учете — к прочим расходам (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если фирма применяет «упрощенку», то арендные платежи за автомобиль также будут уменьшать ее налогооблагаемый доход (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

«Зарплатные» налоги при аренде с экипажем

Налог на доходы физических лиц

Выплачивая работнику арендную плату, фирма должна удержать с этой суммы НДФЛ но ставке 13 процентов, выступая в роли налогового агента (п. 1 ст. 226 НК РФ). Ведь такая выплата — доход работника в денежной форме.

Отметим: ставка налога в размере 13 процентов применяется, если работник является резидентом РФ, то есть находится в нашей стране более 183 календарных дней в течение 12 последних месяцев.

Единый социальный налог

В соответствии с п. 1 ст. 236 Налогового кодекса объектом обложения ЕСН признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по авторским договорам.

При этом налог не начисляется с выплат, производимых по гражданско-правовым договорам, предметом которых является переход права собственности или иных вещественных прав на имущество, а также договорам, связанным с передачей в пользование имущества. К ним могут быть отнесены договоры аренды транспортного средства без экипажа. Поэтому арендная плата, причитающаяся сотруднику за аренду транспортного средства без экипажа, и возмещение расходов по его эксплуатации не облагаются ЕСН.

А вот выплаты по договору аренды автомобиля с экипажем в части сумм, связанных с оказанием работником услуг по управлению автомобилем и его технической эксплуатации, будут облагаться ЕСН (ст. 236 НК РФ). Поэтому в договоре нужно указать отдельно, какую сумму составляет арендная плата, а какую — плата за управление автомобилем.

Содержание автомобиля

В данном разделе статьи мы поговорим о том, как фирме учитывать в целях налогообложения расходы на покупку ГСМ, на страхование автомобиля и его ремонт, если эти расходы возложены на нее по условиям договора аренды.

Страхование

В соответствии со ст. 1 Федерального закона от 25 апреля 2002 г. N 40-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств» лицо, владеющее транспортным средством, в том числе и на праве аренды, признается его владельцем. Правда, обязанность по страхованию гражданской ответственности не распространяется на владельца транспортного средства, риск ответственности которого застрахован иным лицом (страхователем). Поэтому при аренде автомобиля следует обратить внимание, застраховал ли арендодатель свою гражданскую ответственность.

Когда фирма арендует автомобиль у работника (физического лица), ей следует ознакомиться с условиями страхования. Если в страховом полисе указано, что автомобиль может водить только его владелец, то в случае аренды автомобиля без экипажа арендодателю нужно обратиться в страховую компанию, чтобы она внесла изменения в страховой полис, так как в нем нужно указать всех, кто будет водить автомобиль.

Итак, если фирме пришлось заплатить за страховку, как учесть эти расходы в целях налогообложения?

Их можно включить в состав прочих расходов в целях исчисления налога на прибыль. Правда, речь идет лишь об оплате страховки в пределах тарифов, утвержденных законодательством (п. 2 ст. 263 НК РФ). Напомним, что Тарифы по страхованию автогражданской ответственности утверждены Постановлением Правительства РФ от 8 декабря 2005 г. N 739.

Фирма также может учесть в целях исчисления налога на прибыль и оплату добровольного страхования по полису каско.

А вот если фирма работает на «упрощенке», то на расходы для целей налогообложения можно отнести затраты только на обязательное страхование имущества (пп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Иначе говоря, только оплату «автогражданки». Расходы на страхование автомобиля по полису каско при «упрощенке» не учитываются (Письмо Минфина России от 10 мая 2007 г. N 03-11-04/2/119).

Оплата «горючки»

Расходы на оплату ГСМ и масел по арендованному автомобилю фирма может включить в расходы в целях налогообложения прибыли по пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. При «упрощенке» — по пп. 12 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ.

Ремонт

Фирма может оплачивать текущий или капитальный ремонт автомобиля (или оба вида ремонта). При этом расходы по ремонту, оговоренные в договоре аренды, фирма вправе учитывать в целях налогообложения прибыли (ст. 260 НК РФ). То же правило справедливо и для субъектов «упрощенки» (пп. 3 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).

Источник: hr-portal.ru