Базовые документы кадрового агентства
С чего начинается кадровое агентство? Думаете, с того, что двое встречаются где-нибудь в кафе или на кухне и договариваются открыть совместный бизнес? Не совсем. Можно считать, что агентство появилось только тогда, когда появились документы, регламентирующие его деятельность. Базовые документы.
И первым из этих документов мы назовем
Договор на оказание услуг по подбору персонала
Договор регулирует отношения агентства и заказчика. Кто и что делает, кто, кому, когда и за что платит. Отдельно — должны быть прописаны вопросы гарантий и ответственности. Отдельно — вопросы конфиденциальности и урегулирования споров. В общем, чем подробнее расписана процедура взаимодействия сторон в договоре — тем меньше будет проблем в этом взаимодействии.
Как-то так повелось, что договоры большинства КА пишутся самими агентствами «на коленке». А если вдруг дело доходит до арбитражного суда (напр. — в попытке заставить заказчика заплатить за оказанные ему услуги), в договоре вдруг открывается бездна «дырок», которыми юристы заказчика с удовольствием пользуются. Поэтому, если вы все-таки пишете договор самостоятельно, обязательно покажите итоговый вариант юристу, а лучше — двум-трем. И спать будете гораздо спокойнее.
Заявка на подбор
Это такая кучка листочков, на которые вписываются требования заказчика к кандидату и общие условия труда. Тоже очень важный документ и тоже чем подробнее, тем лучше. Потому как заявка имеет две функции:
- во-первых, это памятка. Заглянув в заявку, вы всегда можете освежить в памяти возраст кандидата, или размеры отдела, в котором он будет работать, или еще что-то.
- во-вторых, это аргумент в общении с заказчиком. Например, заказчик говорит — мы увольняем вашего кандидата, он отказывается переезжать в новый офис. Ищите нам бесплатно другого. А вы в ответ — извините, вот у нас ваша заявочка, у вас тут указано «офис в центре города». Так что ничего мы вам не должны, мы искали человека на работу в центр. Так что, если нужно чего — обращайтесь, всегда будем рады помочь. За деньги.
Соответственно, на бумаге для заявки экономить не нужно, а так же обязательно скреплять ее печатями и подписями сторон, как и договор. Чтобы было это настоящим документом. Кстати, удобнее и проще всего подписывать один договор, к которому потом подписывать нужное количество заявок-приложений, где фиксировать все обстоятельства по конкретной вакансии.
Анкета для соискателя
Бывает так, что у соискателя нет резюме. Как быть? Очень просто — даете ему анкету и пусть трудится, заполняет. А вы потом это обработаете и внесете в базу данных. Или сразу в мусорку…
Формы отчетности менеджеров кадрового агентства
Кому нужна отчетность рекрутеров? Вроде бы, все и так очевидно — закрылась вакансия или нет. Но вот почему достигается тот или иной результат — непонятно. А если брать у менеджеров отчеты по вакансиям/собеседованиям/выходу и пр., еженедельно и ежемесячно — структура их работы будет как на ладони. И сразу станет ясно, что нужно сделать, чтобы эффективность работы по вакансиям была выше.
Управленческая отчетность по деятельности кадрового агентства
Отдельный большой разговор. Конечно, можно пытаться управлять компанией «не приходя в сознание», но гораздо эффективнее все-таки вести специальные отчеты по работе агентства. Самому вести и самому же потом читать. Или давать читать партнерам. Эти отчеты:
- «Еженедельная управленческая отчетность» (показатели процесса и результаты);
- «Ежемесячная отчетность по работе менеджеров агентства» (показатели процесса и результаты);
- «Ежемесячная отчетность по вакансиям, находящимся в работе» (закрываемость, статистика);
- «Ежемесячная финансовая отчетность» (прибыли, убытки)
- «Ежемесячная отчетность по расходам на рекламу (реклама вакансий и реклама агентства)» (расходы, отдача, эффективность)
Ведение этих отчетов позволяет гораздо точнее контролировать процесс работы компании, и оперативно реагировать на появляющиеся тенденции (увольнять и нанимать рекрутеров, прекращать сотрудничество с отдельными клиентами, проводить обучение, сокращать или увеличивать объем рекламы, отказываться от неэффективных рекламоносителей и пр.)
Трудовой договор с менеджером кадрового агентства
Как и договор с заказчиком, тоже очень важная составляющая процесса. Конечно, не везде у нас все делается по трудовому кодексу, но стремиться к этому нужно. В конце концов, это ваше конкурентное преимущество — чем «белее» ваша организация, тем охотнее в нее потянутся качественные специалисты! Поэтому договор нужен, причем опять же — договор подробный и детальный. Ну и законный, разумеется.
Должностная инструкция менеджера по подбору персонала
Тут вы подробно прописываете все те функции, которыми вы нагрузите своего работника. Не экономьте бумагу, пишите подробно. Чтобы при необходимости было на что ссылаться, когда вздумаете поругать его за безделье.
Стандарт резюме
Когда вы направляете резюме кандидата заказчику, ни в коем случае не «перекидывайте» то резюме, с которым он пришел. Оформите его по своему стандарту, с шапкой, красивыми заголовками, «причешите» содержание, уберите контактные данные, и только потом отправляйте. И, соответственно, вам нужен шаблон документа, в который вы все это будете забивать.
Структура заключения по результатам собеседования
Некоторые заказчики требуют не просто резюме кандидата, а резюме с подробным заключением по этому кандидату. В котором нужно описать, почему он вам понравился, почему вы его рекомендуете и так далее. Соответственно, чтобы не изобретать каждый раз велосипеда, нужен шаблон такого заключения, по которому вы его и будете делать.
Вот такой набор и составляет основу деятельности КА. С него и начинается жизнь агентства, и он же делает эту жизнь гораздо успешнее.
Источник: hr-portal.ru
