Безбумажное делопроизводство
Сегодня модно говорить об информационных технологиях. Особенно в сфере образования. Информационные технологии, как правило, связывают с компьютерами, компакт-дисками, сетью Интернет и т.п. Действительно, компьютер в качестве нового технологического достижения открывает большие возможности работы с информацией, которая в итоге становится основой для получения знаний и принятия решений.
К сожалению, пока в образовательных учреждениях компьютер используется по преимуществу в качестве пишущей машинки. Это неизбежный переходный период, так сказать, привыкание к “телевизору”, на экране которого можно что-то писать, считать, рисовать картинки. Бесспорно, электронный документ, пока он находится на экране, имеет неоспоримое преимущество перед бумажным: прежде чем принять окончательный вид, он может быть многократно отредактирован многими людьми независимо от времени и местонахождения. Это обстоятельство и послужило повсеместной замене пишущих машинок на компьютеры. Кроме того, хранение, поиск и передача электронных документов требует гораздо меньше ресурсов, чем это необходимо для бумажных. Осталось сделать следующий шаг в этом направлении – оптимизировать процесс подготовки и движения документов за счет безбумажной технологии делопроизводства.
Недавно корпорация Microsoft выпустила программный продукт под названием Microsoft Outlook, ставший логическим завершением семейства Microsoft Office. Как известно, Office – это деловая среда, состоящая из группы приложений, обеспечивающих нужды делопроизводства: от подготовки докладной записки до сложных статистических расчетов и презентаций. Outlook –это программа “управления информацией”. Ее функция – приводить документы в движение с начала их создания до окончательного результата, принятия решения. В сетевом варианте этот продукт является своеобразным электронным секретарем, доставляющим документы посредством сервера от одного сотрудника другому вне зависимости от того, присутствует корреспондент в данный момент на месте или нет, назначающим встречи и совещания, отслеживающим деятельность руководителя и сотрудников, хранящим базы данных по адресам и т.д.
Разумеется, внедрение такого “электронного секретаря” не может полностью заменить человека и обычный бумажный документ, но поможет сделать последний более продуманным, четким и, главное, обеспечить его доставку в нужное время и место.
Источник: hr-portal.ru
