Борьба за одеяло, или О превышении полномочий

Один из ваших сотрудников слишком много на себя берет. Он действует через вашу голову, принимает решения, которые лежат за рамками его компетенции. Вы пробовали поговорить с ним, но это не решило проблему. Что делать?

Лучше стремиться не допускать случаев превышения сотрудниками своих полномочий. Это является своего рода показателем уровня организации системы управления в компании. Если сотрудник сделал что-то, выходящее за рамки его компетенции, значит, зоны разделения полномочий и ответственности очерчены нечетко, а это может привести к большим проблемам в будущем. Естественно, время от времени такие ситуации случаются, потому что все предусмотреть заранее невозможно.

В любом случае, необходимо разобраться, почему сотрудник поступил именно так. Может быть, превышение полномочий было единственно возможным способом решить вопрос. Если так, то ответственность за случившееся лежит на руководителе, который не смог правильно организовать деятельность подчиненного, дабы не допустить возникновения самой ситуации.

Недавно один из сотрудников принял экономически необоснованное решение, которое обернулось для компании значительными потерями. Оказалось, что его непосредственный руководитель передал ему полномочия по решению этого вопроса, более того, вообще перестал его контролировать. В результате решение принимал человек, который не обладал необходимой компетенцией. Так кто виноват больше: подчиненный или его начальник?

Этот вопрос связан с системой определения служебных полномочий сотрудника. Часто бывает, что сотрудник в реальности занимается большим кругом вопросов и имеет больше полномочий, чем это прописано в его должностных обязанностях и трудовом контракте. Руководители «нагружают» способных сотрудников дополнительными обязанностями неформально, не включая их в «официальный перечень». Такая ситуация на первый взгляд выгодна и руководителю (он освободил свое время для других дел), и сотруднику, который формально не несет ответственности за деятельность в этой области (особенно если это сопровождается неким материальным поощрением). Но в случае возникновения критических моментов ситуация может выйти из-под контроля: начальник считает, что вопрос решен, а подчиненный совершает безответственные действия, поскольку знает о своей безнаказанности.

Кстати, это сейчас одна из наиболее часто встречающихся причин превышения полномочий, когда компания переживает процесс реорганизации, один из основных принципов которой —это делегирование полномочий вниз, на возможно минимальный уровень. Естественно, этот процесс в 100% случаев гладко проходить не может, поэтому, думаю, такие ошибки —необходимый, хотя и достаточно болезненный этап. Но без этого не будет инициативы и самостоятельности у работников, мы не сможем стать такими, какими мы хотим быть, — быстрыми и гибкими.

Принимая решение по тому или иному случаю, необходимо четко знать последствия такого «злоупотребления». Есть сам факт нарушения, но ведь проблема-то может быть решена в результате успешно! А если так, есть повод задуматься: возможно, у тебя в компании подрастает человек, который в перспективе может стать очень неплохим руководителем?

Разделите ответственность

Вполне возможно, что на руководителе замыкается уже слишком много вопросов, такое бывает, когда компания вырастает, а руководитель по привычке еще старается решать все вопросы лично, да и сотрудники привыкли при необходимости решения какого-либо вопроса или проблемы обращаться напрямую. В таких случаях бывает, что менеджер «из второго эшелона» начинает брать на себя большую ответственность, старается решить некоторые проблемы без участия руководителя. Налицо выигрыш: время руководителя экономится, оперативность работы повышается.

И если сотруднику удается с честью справляться с «дополнительным куском одеяла», то мудрый руководитель формализует ту дополнительную ответственность, которая самостоятельно легла на сотрудника: изменит должность, статус, пересмотрит должностные обязанности и т.п.

Другая ситуация, если сотрудник это делает за спиной у руководителя, старается подсидеть его, стремится контролировать большее количество вопросов, чтобы получить возможность большего влияния. Если он к тому же принимает неэффективные или неправильные решения, которые мешают нормальной работе коллектива или компании, то шаг номер один со стороны руководителя — предупредить сотрудника и напомнить о его полномочиях. Такого сотрудника нужно контролировать, и если ситуация повторяется, то с ним надо расставаться.

Источник: hr-portal.ru