Было открыто обособленное подразделение в другом городе. В декабре 2010 г. обособленное подразделение прекратит деятельность. Как быть с трудовыми и книгой учета движения трудовых книжек?

Было открыто обособленное подразделение в другом городе. Ввиду территориальной удаленности ему была передана часть функций по ведению кадрового учета, в том числе и хранение трудовых книжек принимаемых в подразделение работников. В декабре 2010 г. обособленное подразделение прекратит деятельность, часть работников будут уволены по сокращению, часть – будут переводиться в головную организацию. Как быть с трудовыми и книгой учета движения трудовых книжек?

Ведение Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — Книга учета) предусмотрено п. 40 Правил. Форма Книги учета утверждена постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

В Книге учета, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Отметим, что законодательством прямо не предусмотрена возможность одновременного ведения двух Книг учета в головной организации и обособленном подразделении. Однако в случае, если головная организация делегировала обособленному подразделению права на заключение трудовых договоров и сопутствующее ему право на ведение кадрового учета работников обособленного подразделения, а также право на хранение трудовых книжек работников и ведение книги учета движения трудовых книжек, на наш взгляд, ведение Книги учета в обособленном подразделении возможно.

Трудовые книжки сотрудников в случае перевода из подразделения должны быть переданы в головную организацию и зарегистрированы в Книге учета.

Книга учета хранится 75 лет, она должна быть передана в головную организацию поскольку организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе, по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, принимаемыми уполномоченными органами исполнительной власти (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

Учитывая, что данный документ ведется именно с целью учета трудовых книжек, на наш взгляд, в ней должны содержаться сведения о любом движении трудовых книжек, в том числе и информация о передаче трудовых книжек переводимых сотрудников в головную организацию.

Источник: hr-portal.ru