Бюджет времени: изучение и использование

Проблема, которой посвящена эта статья, отнюдь не может считаться новой. Время нельзя ни ускорить, ни уплотнить, ни остановить. Ускоряются и уплотняются дела человека. Ускоряется не время, а наша работа. А работы так много, каждый день открываются такие ее огромные новые области, что времени не хватает, и вопрос о нем становится в центре человеческого труда. Еще К. Маркс писал, что все виды экономии в обществе сводятся в конечном счете к экономии времени.

Речь пойдет о специальных правилах экономии времени управленца, о способах и технике наиболее рациональной организации личного труда. Время является важнейшим инструментом в руках каждого управленца. Подход к нему должен быть конкретным и плановым. Фактор времени — это ресурс, и чем менее эффективно его используем, тем дороже нам обходится.

С экономией времени дело обстоит так же, как и с экономией денег: первый шаг — наладить тщательный учет каждой траты. Исследования по проблемам управления показывают, что 72–75% руководителей не могут найти для себя достаточного количества времени для обдумывания задач и планирования. Кто же в этом виноват? Разве управленец не может контролировать использование своего времени? Возникает вопрос: у кого еще из персонала организации может быть столько возможностей и влияния для того, чтобы высвободить время. Время, необходимое для своей основной работы — планирования деятельности организации или подразделения.

В чем же причина? Оказывается, многие управленцы просто не хотят использовать свое рабочее время на планирование. Они с легкостью приступают к работе, которая в данный момент кажется им неотложной. Чем больше накапливается на их рабочем столе всевозможных бумаг, тем с большей жадностью они набрасываются на любую рутинную работу.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся проблемы, связанные с использованием времени.

Причины дефицита времени

Постоянная спешка. Ее кульминацией становиться такое положение, когда времени хватает только на то, чтобы успеть расположить дела в порядке их срочности и важности. Постоянно спешащий человек не может сосредоточиться, остановиться и глубоко вникнуть в стоящую перед ним задачу. Некоторым пребывание в постоянной спешке даже нравится. Им кажется, что надо все время спешить, стремительно идти вперед. Такой стиль работы очень часто возникает как защита, бегство от нерешенных личностных проблем.

Переутомление. При достаточно долгом влиянии на человека спешка вызывает умственное переутомление. Возникает стресс. Люди переносят стрессовые состояния по-разному. Многочисленными исследованиями доказано, что небольшая доза стресса не представляет опасности, а наоборот, даже приносит пользу. Однако при длительной работе в условиях нехватки времени может возникнуть опасность умственного переутомления со всеми негативными последствиями: плохим настроением, недовольством собой и окружением.

Нагромождение работ. Когда мы не знаем, как правильно распределить рабочее время, происходит завал работы. Практика показывает, что многие живут в этих условиях постоянно, всегда отстают и неизменно опаздывают. При этом качество труда зачастую страдает, а некоторые важные работы остаются невыполненными в срок. В таких ситуациях мы просто начинаем разгребать завалы. Очередность выполнения работ начинает определяться не целесообразностью, а спешкой. Исследования показывают, что людям, которые в течение длительного времени работали аврально, очень трудно остановится и заняться разработкой и анализом ключевых, перспективных вопросов. Значение их такими людьми преуменьшается, так как они буквально рвутся расчищать завалы, не видя важных задач.

Суетливость. К ней часто приводит неумение правильно использовать время. Ее последствия могут быть весьма неприятными. Суетливый руководитель дезорганизует работу всей группы. Беспланово работающим подразделением руководит обычно нервный, неорганизованный человек. Его порывистые действия нарушают ритмичность функционирования всей организации.

Постоянные доработки дома. Нехватка времени в рамках нормального рабочего дня приводит к тому, что руководителю приходиться продолжать работать дома. Для рядовых работников эта проблема существует, как правило, в виде постоянных сверхурочных работ. При частом повторении подобная ситуация выливается в умственную и физическую усталость. Невозможно эффективно работать даже в течении нормального рабочего времени, если на отдых оно сокращается.

Основная причина плохого использования времени: «Я сам!». Очень часто руководитель старается сам выполнять все виды работ и погрязает в текучке мелких каждодневных дел. Рассмотрим подробнее проблему делегирования и распределения заданий.

Делегирование означает поручение выполнения определенных заданий подчиненным. Преимуществами делегирования являются:

• расширение объема выполняемых организацией заданий;
• высвобождение управленца для выполнения наиболее важных работ;
• развитие у подчиненных инициативности, умения и навыков, профессиональной компетентности;
• расширение уровня принятия решений.
• Типичные препятствия делегированию:
• отсутствие у руководителя организаторских способностей;
• неумение делегировать ответственность при распределении заданий;
• уверенность руководителя в том, что он сам сможет выполнить данное задание лучше подчиненного;
• отсутствие опыта работы и, главное, делегирования;
• неуверенность в себе;
• боязнь попасть в разряд нелюбимых руководителей;
• позиция недопущения ошибки;
• недоверие к подчиненным;
• нежелание развивать своих подчиненных.

Оцените себя с позиции умения делегировать с помощью следующих вопросов:

Источник: hr-portal.ru