Чем облагается компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении работников

Руководствуясь законодательством, действующим в РФ, всем работающим предприятие обязано предоставить ежегодные отпуска, с сохранением должности (работы) и средней зарплаты. Именно в летний сезон, большинство работающих граждан уходят в отпуск.  Но специфика работы у некоторых предприятий такова, что, не все сотрудники могут полностью использовать ежегодный отпуск. Поэтому у некоторых неиспользованные дни накапливаются годами. При этом имеется отдельная категория сотрудников, которые намерено, копят отпускные дни, в расчете получить за них деньги. Поэтому, кадровики, учитывая обстоятельства, вынуждены решать такие задачи:

• Можно ли возмещать отпуск материальными выплатами?
• Как рассчитываются компенсационные средства за неиспользованный отпуск?
• Реально ли учитывать выплаты в форме данной компенсации при использовании УСНО?
• Чем облагается компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении?
• Какие именно налоги должны быть с нее уплачены и подлежит ли сотрудник обязательному страхованию ?

Законы РФ о календарном расчете отпускных дней

Согласно с. 139 ТК РФ,  среднюю зарплату определяют следующим образом. Суммируют зарплату за ближайшие двенадцать календарных месяцев, ближайшие к тому, в который сотрудник намерен взять расчет. Полученную сумму делят на 12, и на среднемесячное количество дней, – на 29,4. Результат вычислений – средний дневной доход. Для расчета компенсационной выплаты за отпуск, который не использован, эту величину нужно помножить на количество дней оставшихся неиспользованными.

Для расчета числа календарных дней, которые будут компенсировать, в соответствии со с. 423 ТК РФ, кадровик обращается к Правилам об очередных и дополнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30 04 1930 г.). В п. 28 настоящего документа указано, что сотруднику организации, отработавшему  полностью 11 месяцев, компенсация дается  за 28 дней. В прочих случаях предприятием компенсация выплачивается пропорционально. При этом в пересчете на все полные месяцы работы причитается по 2,33 календарных отпускных дня (т.е.12 мес. = 28 дней).

Полученное количество дней можно округлить до целого, но только, если такой порядок узаконен  коллективным договором (основание – письмо Минсоцздравразвития № 4334-17 от 7. 11. 2005 г.). В нем сказано, что закон не обязывает предприятие приводить количество неиспользованных отпускных дней к целому числу. Однако такое решение может приниматься фирмами самостоятельно. Причем это решение должно отражаться коллективным договором либо  Положением об оплате (если оно имеется у компании). Округляется сумма при этом без учета математических правил – то есть только в сторону увеличения (в пользу сотрудника).

Нормы законов РФ о предоставлении ежегодных отпусков

Следуя ст. 115 ТК РФ очередные основные (базовые) оплачиваемые отпуска предоставляются членам коллективов на 28 календарных дней. Каждый год основной отпуск, который продолжается более 28 дней (речь об продленных основных отпусках) предоставляется предприятием работнику, руководствуясь  ТК РФ или иными действующими федеральными законами.

Дополнительный предоставляемый ежегодно оплачиваемый отпуск предназначен работникам:

• занимающимся трудом, во вредных, сложных и  опасных условиях;
• имеющим особый (нетипичный) характер работы;
• тем, чей рабочий день четко не определен по времени – не нормирован;
• работающим на производствах Крайнего Севера, (или в областях, приравненных к ним),
• и в других случаях, которые описаны ТК РФ, прочими ФЗ.

Каждый работодатель, учитывая свои производственные реалии и финансовые возможности, имеет право самостоятельно определить сотруднику дополнительный отпуск для группы своих сотрудников (если нормативными документами не предусмотрено иное). Условия, порядок и алгоритм предоставления таких отпусков соотносятся с коллективными договорами или актами компании. Такие документы принимаются при участии профсоюзной организации компании.

Некоторым категориям граждан, чей труд связан со специфическими условиями выполняемой работы, каждый год дается дополнительный оплачиваемый отпуск. Его продолжительность связана с особенностями или характером выполняемой работы. Правительством РФ определяется список категорий граждан, которым такой отпуск может предлагаться, а также минимальная его продолжительность.

Сотрудникам, чей  день не нормирован, также предоставляется  дополнительный отпуск. Протяженность его определяется внутренними правилами компании работодателя, но он не бывает короче трех календарных дней. Когда в ТД (трудовом договоре), который подписывает сотрудник, режим работы характеризуется как не нормированный, он может рассчитывать как минимум на три дополнительных дня добавленных к отпуску.

Ежегодный отпуск – аспекты, на которые важно сделать акцент

• продолжительность или время ежегодных оплачиваемых отпусков (базового и дополнительного) высчитывается в календарных днях и может иметь максимального предела. Если на период основного и добавочного ежегодных отпусков приходится нерабочие дни и праздничные, в сумму календарных дней отпуска они не включаются. Продолжительность  оплачиваемых отпусков, суммируются;

• Каждому работнику оплачиваемый отпуск обязан быть предоставлен ежегодно. Уже на первый год работы, сотрудник получает право использовать его. Это право возникает после шести месяцев перманентной работы в компании. Такой отпуск разрешен сотруднику  до окончания шестимесячного периода – по соглашению с руководством;
• Очередность, в которой сотрудникам будут предоставлены оплачиваемые отпуска, определяется каждый год, путем составления отпускных расписаний;
• Ежегодный оплачиваемый отпуск передвигается или продлевается работодателем по письменной просьбе  сотрудника и с учетом его пожеланий. Отпуск обязан быть перенесен следующих случаях:
• если сотрудник оказывается временно нетрудоспособным;
• если в период отпуска сотрудник вынужден выполнять государственные обязанности (если в трудовом законодательстве оговаривается освобождение от труда на срок их исполнения)
• в прочих случаях, которые отражены  трудовым законодательством либо локальной нормативной базой.

Ежегодный отпуск должен быть своевременно оплачен. Если оплата работнику не поступила вовремя или он  предупрежден о начале своего отпуска позднее, чем 2 недели (14 суток) до его начала, сотрудник имеет право подать заявление о переносе сроков ежегодного оплачиваемого отпуска. Его начало в этом случае согласуется с руководством.

В тех исключительных обстоятельствах, когда предоставление отпуска персоналу в текущем году, повлечет за собой неблагоприятные результаты для деятельности организации (фирмы или ИП), он может быть отложен на следующий год.  Такой перенос допускается исключительно с согласия сотрудника. При этом использовать его нужно не позднее двенадцати месяцев после окончания прошедшего рабочего года.

Согласно ТК РФ, не предоставлять сотруднику ежегодный отпуск больше пары лет кряду запрещено. Лица которым не исполнилось восемнадцати лет и сотрудники, которые работают в небезопасных и сложных условиях, также подпадают под эту категорию, по нормам ст. 124.

Замена  отпуска компенсацией

Часть очередного оплачиваемого отпуска, превышающая 28  дней, по обращению сотрудника может быть заменена материальной компенсацией, если дирекции будет предоставлено письменное заявление работника. При суммировании ежегодных очередных отпусков или при перенесении их на последующий рабочий год, так может быть оплачена часть каждого отпуска, свыше двадцати восьми дней или же любое их количество из оставшейся части.

Важно акцентировать внимание на  ограничения в этом вопросе. Замена  компенсацией основного очередного отпуска или  оплачиваемых отпусков будущим матерям  и лицам, которым меньше 18 лет, противозаконна.  Следуя ст. 126 ТК РФ сотрудникам занятым на трудных работах или опасных предприятиях, дополнительный отпуск также не имеют права возмещать в денежном эквиваленте (это не касается выплаты денежных средств за неистребованные отпуска увольняемым). Если же работник подписал заявление об уходе, то исполняя ст 127 ТК РФ, ему обязаны компенсировать все неиспользованные дни.

p>Принцип расчета компенсации за невостребованные отпускные дни сформулирован в Письме Роструда № 164-6-1 от 04.03.2013,  и в Правилах об очередных и дополнительных отпусках, которые  утверждались НКТ СССР 30.04.1930 (в дальнейшем – Правила) (п. 28 и 29).Ввиду того, что эти правила не установлены в современном ТК РФ, указанными документами стоит руководствоваться, если возникает необходимость в пропорциональных выплатах компенсации.

Полную компенсацию согласно  Правил (пп. «а» п. 28) получают работники трудившиеся от пяти с половиной до одиннадцати полных месяцев, когда увольнение связано с ликвидацией предприятия, его отдельных частей, сокращением штатов либо работ, реорганизацией предприятия ( учреждения) или временной приостановкой деятельности.

За исключением обстоятельств указанных в пп. «а» – «д» п. 28 Правил, начисление компенсации сотрудникам происходит пропорционально. Так, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении может быть получена сотрудниками, проработавшими на предприятии соответствующее количество времени (5,5 – 11 месяцев), если  увольняются они по иным мотивам, не связанными с перечисленными выше, в т.ч.  по своему желанию. Компенсация получается всеми работниками, которые сотрудничали с фирмой менее 5,5 месяцев, причем причина увольнения не важна. Данным пунктом определен алгоритм выплат компенсации сотрудникам, проработавшим на фирме или предприятии менее года. За второй год средства оплачиваются пропорционально отработанному сроку.

При увольнении сотрудников, подлежащее материальной компенсации время рассчитывают, отталкиваясь от того, что отпуск полностью полагается только тем сотрудникам, которые отработали на предприятии целый год, то есть двенадцать месяцев с момента занятия вакансии (но не с 01.01, как исчисляется календарный год). Такое правило действует в течение семидесяти лет и не противоречит современному ТК РФ.

Как заявлено в п. 1 Правил,  отпуск предоставляют сотрудникам один раз за год работы у нанимателя. Он рассчитывается со дня зачисления человека на работу. Но если рабочий год не отработан целиком, дни отпуска, которые требуется компенсировать, рассчитываются пропорционально месяцам отработанным сотрудником на предприятии. Излишки, которые при этом возникают и составляют, менее 15 дней, в подсчете не участвуют, а излишки, насчитывающие более 15 дней, засчитывают, как полный месяц (основание – п. 35 Правил).

ВС РФ 01.12.2004 № ГКПИ04-1294 в Решении и от 15.02.2005 № КАС05-14 в Определении засвидетельствовал правомерность п. 28 Правил, обозначив, что ФЗ не регулируют вопрос о механизмах калькуляции компенсаций за отпуск, который не  использован работниками, трудившимися до увольнения не меньше одиннадцати месяцев. Тем более, что положения, которые бы воспрещали регулировать эту проблему именно таким образом,  ФЗ не включает.

Учитывая эти нормы, специалистам, проработавшим на конкретного нанимателя более 11 месяцев,  дающих право на полный и оплаченный отпуск, должна своевременно выплачиваться полная компенсация. Это Положениям не противоречит, ибо статьей 121 ТК РФ, это время, то есть отпуск, вливается в стаж, соответственно дающий право получить оплачиваемый основной отпуск (основание – Письмо Роструда от 18.декабря 2012 № 1519-6-1).Следовательно, компенсирует неиспользованный отпуск только работнику, который увольняется. Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, начиная с 29 календарного дня, по письменному заявлению сотрудника может быть заменена с компенсацией. Далее поговорим о том, как производится расчет компенсации и, облагается ли компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении налогами.

Как рассчитываются компенсации при увольнении

Как уже говорилось ранее, порядок начислений в этой области регулируется ст. 139 ТК РФ. Согласно с ней вычисляют средний дневной доход (зарплату) за минувший календарный год, деля эту сумму на 12 и на 29,4 (это число —  среднемесячное число дней). Средний дневной доход для оплаты отпусков, указывают в рабочих днях. Для случаев, оговоренных в ТК РФ, и для выплаты возмещения за неиспользованные отпуска вычисляют, разделив сумму начисленной зарплаты на число рабочих дней, в шестидневной рабочей неделе.

Занимаясь начислениями, во избежание ошибок следует обратить внимание  наследующие аспекты:

• коллективный договор, подписываемый сотрудниками, т. е локальный нормативный акт вполне может предусматривать и иные временные рамки для расчета средней зарплаты, конечно, если это не вредит положению работников;
• специфика порядка исчисления установлены ст. 139 НК РФ, и определены Правительством РФ в результате сотрудничества с Российской трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений.
• начисления производятся в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» оно описывает, как идет начисление средней зарплаты. Данный документ – настольная книга бухгалтера  по нему, рассчитываются и отпускные;

Суммы компенсации и налогообложение

Налогообложению подлежат все типы компенсационных выплат, которые установлены современными действующими законодательными базами РФ, законодательными нормами субъектов РФ, резолюциями органов местного самоуправления (в границах законодательных норм РФ), оговаривающих увольнение сотрудников, исключая компенсации за невостребованные отпускные дни (КНО). То естькомпенсация за неиспользованный отпуск при увольнении облагается  НДФЛв законном порядке. (норм. док. – Письмо Минфина РФ от 18.апреля.2012 № 03-04-05/9-526). 

Когда трудовые отношения прекращаются до окончания календарного месяца, в качестве даты фактического получения на руки налогоплательщиком дохода (оплаты за труд) принимается заключительный день работы, в который фактически был начислен доход (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Налоговыми агентами должны быть приняты меры для перечисления сумм НДФЛ (начисленного и удержанного), не позднее расчетного дня, когда они получат в банке сумму на выплату сотрудникам дохода. И того дня, когда с банковских счетов налоговых агентов, суммы перемещаются на счета плательщика или третьих лиц  соответственно его поручению (п. 6 ст. 226 НК РФ)

Из сказанного ясно, что НДФЛ удержанный с компенсационной суммы за невостребованный отпуск и суммы зарплаты за заключительный месяц, бухгалтер должен переместить в бюджет, соответственно:

• в день, когда получены деньги на окончательный расчет с сотрудником;
• в день перечисления суммы на его карту (счет);
• не позднее для увольнения работника.

Нужно помнить, что установленные государством выплаты, потерявшим работу, в отличие от КНО не облагаются отчислениями. Эта сумма не зависит от причины увольнения, и равняется к 3-м окладам, а для лиц имеющих северный стаж – шести. Но КНО облагается НДФЛ по ставке 13 %. Порядок расчета этой сумы можно рассмотреть на примере из бухгалтерской практики.

Вопрос:

Сотрудник уволен 17.10.2013.Зарплату он получил на руки вовремя. Но КНО ошибочно не начислили и НДФЛ соответственно не уплатили. Как поступить теперь?

Ответ:

Поскольку зарплата была начислена и выдана вам остается:

1. Начислить КНО;
2. Пересчитать НДФЛ: НДФЛ к выплате = з/п за 10.2013 +КНО – вычеты (если актуально) х 13%;
3. Узнать сумму выплаты = з/п за 10.2013 + КНО – НДФЛ;
4. Узнать разницу между суммой выплаченной 17.10. и суммой начисленной;
5. Оплатить эту разницу уволенному сотруднику;
6. Оплатить НДФЛ;
7. Оплатить компенсацию за промедление с выплатой КНО (ст. 236 ТК РФ). Начислять ее нужно так: каждый просроченный день – 1/300  ставки рефинансирования.

Начисление страховых взносов

Подробно о страховых взносах говорится в статье абз. «д» пп. 2 п. 1 ст. 9 ФЗ от 24.07.2009 № 212-ФЗ  – «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования». Следуя ему, обложению указными страховыми взносами не подвергаются все виды оговоренных законодательством РФ, актами субъектов РФ, актами органов местного самоуправления компенсационных выплат (согласующихся с законами РФ), связанных с расчетом и увольнением наемных работников, исключая компенсационные суммы за неиспользованный отпуск.

Именно так, этот закон отвечает на вопрос, который часто интересует собравшегося увольняться человека, а начисляется ли с компенсации отпуска при увольнении взнос в ФСС?Эта сумма в обязательном порядке подпадает под  страховку от временной нетрудоспособности,  в связи с будущим материнством,  от травматизма, включающего бытовой и профессиональных заболеваний.

Та же норма указана в пп. 2 п. 1 ст. 20.2 ФЗ от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Значит, на вопрос облагается ли компенсация отпуска при увольнении взносами на травматизм и профзаболевания (ред.ФЗ от 09.12.2010) тоже можно ответить положительно.

Как учитывается компенсация при УСНО

Налогоплательщики, работающие на основании  УСНО в соответствии с п. 2 ст. 346.16 НК РФ имеют основания при расчете налоговых сумм учитывать расходы, которые описаны п. 1 этой статьи. Перечень расходов, перечисленный в ней,  закрыт.

Руководствуясь пп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ специалисты, работающие по упрощенным методикам, при подсчетах налоговой базы имеют право уменьшать приобретенные доходы на расходы, направленные на  оплату, в порядке, оговоренном ст. 255 НК РФ. В пункте 8 ст. 255 НК РФ разъяснено, что к расходам, перечисляемым на оплату труда, нужно отнести также компенсации за невостребованные отпуска, то же указано в ТЗ РФ.

Это значит – расходы предприятия в виде компенсационных сумм за невостребованные в течение нескольких лет отпускные дни, которые выплачивают сотруднику решившему уволиться, должны быть внесены в расходы на вознаграждение его труда. Они добавляются при исчислении суммы налога с применением УСНО (обосн. – Письмо УФНС по г. Москве от 30.12.2010 № 16-15/135170).

Отвечая на вопрос облагается ли компенсация при увольнении взносами в ПФР, травматизм и т.д ,важно отметить, что если речь об увольнении сотрудника, с учетом УСНО, то все суммы компенсации (включая и аналогичные суммы за прошлые годы) налогообложению подлежат.

В этом случае,  речь может идти только о положении ст. 126 ТК РФ, точнее о замене денежной суммой части отпуска, начиная с 29-го календарного дня (письма Минфина РФ от 15.12.2010 № 03-03-06/2/212, УФНС по г. Москве от 20.05.2011 № 16-15/049788).

---

Источник: hr-portal.ru