Что такое HR-dashboard и HR-отчет? Примеры, визуализации и советы как это сделать

Я сейчас активно занимаюсь автоматизацией HR-дашбордов и очень активно использую для этого Power BI. Очень интересно как осваивать этот инструмент, так и наблюдать за реакцией моих коллег, кто видит эти отчеты. Было интересно прочитать статью наших коллег с запада на ту же тему, да еще с использованием этого же инструмента . Уверенна, для многих читателей советы из этой статьи будут полезны, особенно тем, кто только начинает свой путь в этом направлении.
Собственно ниже перевод статьи:

HR-дашборды и HR-отчеты важные части в сфере управления человеческими ресурсами. Оба инструмента являются частью HR-отчетности и основой для принятия решений на основе данных. Почему? Потому что сложно принимать решения, когда HR бизнес-партнеры и другие заинтересованные стороны не имеют представления, что происходит внутри их собственной компании. Не бойтесь, HR-отчетность может решить эту проблему! Каким образом? Собственно статья именно об этом.
В ней мы изучим преимущества HR-отчетов, и конечно же, данные и метрики, которые необходимо в них включать. Я также покажу интерактивный отчет и несколько шаблонов HR-дашбордов, чтобы дать вам  некоторое практическое понимание  о том, как начать делать их самостоятельно.

3 функции HR-отчетов.

Отчетность по персоналу одна из неотъемлемых задач HR-подразделений. Сделанная правильно она предлагает три ключевых преимущества как для HR, так и для менеджмента:

• Наблюдения за HR (процессами и результатами). Регулярная отчетность дает возможность HR держать палец на пульсе организации за счет отслеживания ключевых метрик, связанных с трудовыми ресурсами. Новые тренды и возможности могут быть определены на ранней стадии, а появление проблем выявиться и решиться раньше, чем эти проблемы значительно повлияют на бизнес.
• Информирование менеджмента. HR-отчетность может помочь менеджерам делать их работу лучше. HR-отчеты информируют менеджеров о соответствующих событиях в их команде и департаменте. Например, когда департамент маркетинга борется с высокой текучестью и длительным временем найма, то вероятно, для руководителей следует сделать акцент на удержании сотрудников, осведомлять их о рисках более длительного времени, необходимого на замену уволенных.
• Отслеживание проблемных зон. HR-отчетность предлагает хороший способ для мониторинга ключевых проблемных областей в прозрачном режиме. Прозрачность в скорости текучести в разрезе менеджеров будет поощрять их обращать пристальное внимание на удержание персонала, так как их собственная репутация на кону. Отслеживая проблемные области, HR могут усиливать свои позиции на пути управления улучшениями/изменениями.

Как создать HR-отчет

Перед началом работы по созданию вашего HR-отчета необходимо озвучить несколько соображений на тему «как» и «когда».

Автоматическое формирование против ручного

Сейчас много организаций все еще работают с ad-hoc запросами. Например, когда менеджер или директор хотят знать что-то о сотрудниках в организации, они просят HR направить им отчет/ы. После подобного запроса, соответствующие сотрудники HR будут работать сверхурочно, чтобы сформировать отчет. Это пример реактивной (и неэффективной) отчетности. HR-отчеты должны внедряться проактивно и, таким образом, их следует автоматизировать.

Статика против интерактивности

Наряду с предыдущим пунктом, много организаций все еще работают с ручными/бумажными отчетами. Это необязательно плохо: когда информация не склонна к изменениям, бумажные отчеты могут быть довольно эффективны.В дополнение — письма, содержащие отчеты, вероятно можно рассматривать как редкие обновления HR-дашбордов. Попросту люди не будут использовать дашборды, которые не добавляют им ценности на постоянной основе, как David Creelman описал в своем блоге  Почему вы производите HR-дашборды, которые никто не использует.Дашборды предлагают возможность провалиться в свои данные (drill-down). Текучесть может быть интересной метрикой, но как много в этой текучести составляют потери, о которых мы сожалеем? Вы бы и глазом не моргнули, когда уволился низкоэффективный сотрудник. Но это словно выстрел себе в ногу, когда вас покидает высокоэффективный сотрудник и потенциальный кандидат в кадровый резерв. Интерактивные дашборды дают вам возможность сразу погрузиться в ваши данные и сделать подобные наблюдения. Вы можете либо предоставить всем доступ к преднастроенным дашбордам, либо обеспечить соответствующую детализацию, чтобы каждый смог это увидеть сам.Предыдущие примеры дашбордов предлагали возможность простого drill-down, но более продвинутые версии дают вам возможность предсказывать будущее, используя алгоритмы машинного обучения. Это дает понимание как сотрудники будут себя вести в будущем и, как пример, для кого из них высок риск увольнения. Эта информация потенциально может иметь большую стратегическую ценность.Заметка: в первом случае дашборды просто отображают информацию.  Прогнозы делаются с использованием специализированных аналитических инструментов.

Гигиенический фактор

Финальная заметка перед тем, как я покажу вам пример HR-отчетов: HR-отчетность часто рассматривается как гигиенический фактор. Это означает что, как и гигиена, надежная отчетность не ощущается в повседневной жизни. Однако, когда от кого-то плохо пахнет (в нашем случае речь может идти об ошибках, закравшихся в отчет) люди заметят это и пожалуются.Это подчеркивает важность надежной отчётности. Точная отчетность — это не приятно иметь, это надо иметь. Без нее HR быстро теряет доверие.INostix’ Luk Smeyer написал об этом применительно к HR-отчетности несколько лет назад. Я думаю следующая фраза хорошо выхватывает эти ощущения:

Конечно, каждый HR-департамент должен быть хорош на этом уровне «классической» отчетности. Без обсуждений. Без споров. Просто делайте это. В каждой организации этот уровень должен быть полностью автоматизирован, высокоэффективен, супер быстр, с возможностью детализации, легко читаемым, хорошо структурируемым, с функциональностью «просто кликни на кнопку».

Пока еще не каждая организация находится на этом высокоэффективном и супер быстром уровне. Однако, каждая организация может стать экстремально эффективна в формировании HR-отчетности.

Характерные особенности HR-отчетов.

Есть несколько HR-метрик, которые необходимо включать в HR-отчеты. Замечу, что многие из них — это верхнеуровневые метрики, обеспечивающие взгляд на организацию в целом. Мы уже публиковали на этом ресурсе многочисленные списки hr-метрик (ссылка на перевод), включающие в себя метрики для подбора (перевод тут), оценки эффективности (перевод тут). Они могут быть использованы на специализированных тематических дашбордах. Наиболее общие HR-метрики, которые можно использовать в отчетах, включают в себя следующие:

• Трудовой стаж
• Пол: распространенное признак, часто используемый для разнообразных целей (смотрите пример HR-дашборда ниже).
• Возраст: возраст становится все более и более важным при сегодняшнем старении трудовых ресурсов. Возраст часто ключевой фокус для организаций, желающих вводить новшества и проводить реорганизацию.
• Уровень образования: следует включать только когда данные по образованию доступны, когда они соответствуют глобальным целям организации. Иначе, появляется риск, что они станут бесполезными метриками в HR-отчетах.
• Тип функции: метрика, подобная типу или кластерам функций, помогает выделить различные группы внутри компании. Примерами таких групп могут быть: ТОП-менеджмент, менеджмент среднего звена, производственный и вспомогательный персонал.
• FTE: Full-Time Equivalent (эквивалент полного времени/полной занятости). Количество отработанных одним работником часов, деленное на основу, принимаемую за полное время. FTE часто меньше общего количества работников. Это особенно справедливо, когда в организации много сотрудников с частичной занятостью. FTE обеспечивает точное измерение общей нагрузки в организации. В дополнение, люди, которые работают менее чем на 1 FTE могут рассматриваться как работники с частичной занятостью.
• Активные сотрудники: метрика показывает количество сотрудников, работающих в организации.
• Текучесть: показывает количество или процент работников, покинувших компанию в предшествующий период
• Новые приемы: количество или процент новых работников, присоединившихся к компании за последний год.
• Отсутствия: средняя доля времени, которое сотрудники отсутствовали в предшествующем периоде. Другое представление этого числа – общее количество дней отсутствия на одного сотрудника.
• Стоимость отсутствий: это нестандартная метрика, но может сделать упомянутую в предыдущем пункте метрику более ощутимой, так как привязывается к финансовому результату.
• Стоимость рабочей силы: общее количество средств, выплачиваемое организацией своим работникам. Это число включает льготы и налоги на все выплаты. Расходы на сотрудников можно разделить на прямые и косвенные. Прямые расходы связаны с сотрудниками, которые делают вклад в основной производственный процесс (например работники конвейера). Косвенные расходы не могут быть сопоставлены с определенным уровнем производства (охранники на фабрике). 
• Стоимость обучения: общее количество средств, которое компания тратит на обучение новых и действующих сотрудников.
• Стоимость подбора: общие расходы на усилия рекрутмента, часто включают в себя стоимость кадровых агенств, рекламных объявлений и, иногда, потери продуктивности. Написаны целые книги, как правильно рассчитать эту величину. Прочитайте больше об этом тут. 
• Время найма (заполнения позиции): мы уже касались этой метрики.  Это количество дней между датой открытия вакансии и датой, когда кандидат согласился на ваши условия. Эта метрика значительно варьирует между типами позиций: гораздо сложнее найти разработчиков ПО, аналитиков больших данных и высококвалифицированных продажников в сравнении с начинающими маркетологами например.

Этот список далеко не полный. Сюда можно включить другие метрики, такие как:

Матрица движения персонала

Простое отображение количества присоединившихся новых сотрудников и количества уволившихся часто недостаточно для того, чтобы увидеть полную картинку. В данном случае решением может послужить матрица движения персонала. Такая матрица предлагает хороший способ представления информации о том, и как много людей пришло, и сколько получили повышение, и, увы, сколько покинули компанию. В такой матрице можно сразу увидеть, как эти цифры связаны между собой.

На первый взгляд таблица выглядит сложно, но это прекрасный пример матрицы движения персонала в компании. По строкам и столбцам представлены 4 категории персонала (A, B, C и D), а также изменения между 01.01.2017 и 01.01.2018. Например, в течение 2017 года 10 сотрудников из категории middle-management перешли на позиции ТОПов (обведены синим).Общее количество сотрудников на 01.01.2018 показано в самой нижней строке, тогда как общее количество сотрудников на 01.01.2017 приведено в крайней правой колонке. Количество уволенных и текучесть в скобках отражено в колонке с соответствующим названием «Текучесть», а внутренние перемещения показаны в самой матрице (на пересечении соответствующих строк и колонок).Такое отображение данных помогает визуализировать рост в компании, текучесть (у этой организации из примера низкая текучесть производственного персонала, но во всех других департаментах уровень текучести превышает 10%). В этой таблице также видно развитие (перемещение) персонала (заметьте – 10% роста для ТОП-менеджмента, с 45 на начало 2017 года до 50 к 01.01.2018).С одной стороны, таблица, представленная выше, обеспечивает хороший взгляд на компанию в целом, но с другой стороны она помогает идентифицировать ключевые проблемные зоны в компании.Note: the personnel flow is based on Evers, 2014.

Шаблоны HR-dashboard-ов и HR-отчетов.

В попытке найти некоторые шаблоны HR-отчетов, я прорыл ресурс Valuing Your Talent initiative. Он дает доступ к отличным ресурсам, включая case study on Capgemini. Этот пример был создан командой аналитиков из Capgemini и их отчет содержит некоторые превосходные примеры HR-dashboard-в (все данные конечно фикция, созданная для целей публикации)

А вот по этой ссылке дашборд, которым мы реально гордимся. Вы можете научиться создавать такие дашборды на нашем курсе HR analyst course (блин, в рамках  семинаров по HR-аналитике в России Эдуард Бабушкин и я тоже планируем  семинар по Power BI для HR, смотрите новости 😊 ) Частью нашего курса является обучение студентов, как создавать дашборды, используя Power BI.  На сайте автора отчет полностью интерактивный, но тут можно показать лишь статичную картинку (для публикации подобных отчетов в интернете надо знать специальный код внедрения, я как простой переводчик его не знаю. Обязательно перейдите сюда и оцените его реальные возможности!!!)

Подводные камни (ошибки) в HR-отчетности

Автоматизируйте вашу HR-отчетность: не пытайтесь сформировать каждый отчет вручную. Это не эффективно и в будущем истощит мощности вашего HR-подразделения. Все отчеты, описанные в этой статье, могут быть легко автоматизируемыми и воспроизводиться в режиме реального времени.Давайте только нужную информацию (только ту, которая действительно необходима пользователю). Не пытайтесь сделать всех счастливыми. Если вы сделаете 80% людей счастливыми, используя лишь 20% информации, это будет лучшим решением. Формирование чрезмерно сложных отчетов на не относящихся к делу данных может привести к низкой вовлеченности в отношении отчетов, и таким образом к низкому воздействию.Исправляйте ошибки: HR-данные грязные, и в ваших отчетах могут быть ошибки. Исправляйте эти ошибки в ваших системах – источниках данных и помогайте создавать процедуры/процессы, выгодные для вас с точки зрения ввода данных.HR-отчеты и аналитика часто камень преткновения для организаций, желающих двигаться в направлении HR-аналитики, и поэтому этот предмет так важен. В зависимости от вашей компании, вам будут полезны разные данные. 

Источник : edwvb.blogspot.com