Ценное — в архив!
Подготовка дел для последующего хранения и использования — завершающий этап работы с документами в делопроизводстве. Документы организации либо содержатся в архиве в течение длительного времени, либо сохраняются на короткий срок, а затем выделяются к уничтожению.
В структурных подразделениях документы находятся в оперативной работе еще год после окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми из них завершается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения сдаются в архив организации (если он есть). Готовятся они в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями. Этот процесс включает в себя проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.
Решение о хранении или уничтожении документов принимается по результатам экспертизы их ценности. Она проводится экспертной комиссией (ЭК), действующей постоянно. ЭК создается приказом руководителя и состоит из наиболее квалифицированных сотрудников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующих канцелярией и ведомственным архивом, руководителя кадровой службы и бухгалтерии. Основными задачами ЭК являются:
— рассмотрение проектов номенклатур дел организации и ее структурных подразделений;
— рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек;
— организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение.
Основанием для отбора документов на постоянное и долговременное хранение является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.
Постоянному хранению подлежат:
— документы (доклады, справки, сводки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами (ст. 333);
— личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) руководителя организации, членов руководящих, исполнительных и контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания (ст. 337);
— протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность (ст. 344);
— список (штатно-списочный состав) работников (ст. 349);
— списки (ст. 350) отдельных категорий работников;
— примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые) по месту разработки (ст. 370);
— учебные планы, программы по месту разработки (ст. 371);
— учебно-методические пособия по месту разработки (ст. 372).
На долговременное хранение (75 лет) сдаются следующие категории дел:
— личные дела работников (ст. 337);
— трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел (ст. 338);
— записки, заменяющие приказы по личному составу (ст. 336);
— личные карточки работников, в том числе временных (ст. 339);
— характеристики работников, не имеющих личных дел (ст. 340);
— документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел (ст. 345);
— списки работников организации (ст. 350);
— карточки, указатели к приказам по личному составу (ст. 357);
— книги, журналы, карточки учета (ст. 358) приема, перемещения (перевода), увольнения работников, личных дел, личных карточек, трудовых договоров.
Если по какой-либо причине подлинники документов постоянного и долговременного хранения отсутствуют, в архиве оставляют их заверенные копии.
Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и присланная для сведения в службу кадров) подлежит уничтожению. Однако такие документы следует сохранить, если на них есть какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлинниках, либо подлинники находятся в плохом состоянии. Поглощенные документы сдаются в архив в том случае, когда их содержание не нашло должного отражения в сводных документах.
Конкретные сроки хранения устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов, в том числе кадровых.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Документация постоянного срока хранения отбирается на основании номенклатуры дел с обязательным полистным просмотром. Изъятию подлежат дублирующие документы, черновики, копии и документы с временным сроком хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшим сроком. По результатам данной экспертизы составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения (до 10 лет включительно), которые рассматриваются на заседании ЭК организации и согласовываются с ведомственным архивом.
Дела временного хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации. На поданную в архив документацию составляются отдельные описи (по унифицированной форме).
Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным сроком хранения по истечении установленного срока включаются в акт о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полного истечения срока их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт.
Завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в архив. Этот процесс включает в себя две процедуры: оформление и описание.
Оформление дел
Оформление дела проводит ответственный за это работник кадровой службы. В зависимости от ценности документов и срока их хранения оно может быть полным или частичным (упрощенным).
Дела временного хранения для экономии средств и времени подлежат упрощенному оформлению. Прежде всего выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел. В делах проверяется правильность формирования (не осталось ли там документов с постоянным сроком хранения), они остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и в этом же порядке перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив. Особое внимание стоит уделить делам постоянного, долговременного хранения и документам по личному составу. Их следует оформлять полностью, включая:
— подшивку или переплет дела;
— нумерацию листов;
— составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;
— составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
— оформление всех реквизитов обложки дела.
Прежде чем подшить дела, из них удаляют металлические скрепления. В конце каждого обязательно вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи и в тех случаях, когда к делу будет составлена внутренняя опись, — бланки форм внутренней описи.
Все листы дела для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруют черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если в деле несколько томов, каждый из них нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется цифрой, следующей за номером конверта. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов на них ставятся номера предыдущих листов с прибавлением букв «а», «б», «в» и т. д., то же самое делают, если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой. Все эти исправления отмечаются в конце дела в заверительной надписи. Если при нумерации листов было допущено много ошибок, номера зачеркиваются и все дело нумеруется заново. В конце дела для учета количества листов на отдельном листе-заверителе дела составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и приводятся все особенности нумерации и физического состояния документов: литерные и пропущенные номера листов, номера листов с наклеенными документами, номера листов с конвертами и вложениями в них, номера крупноформатных листов, карт, рисунков и т. д. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.
Для дел с особо ценными документами, прежде всего личных, судебных и следственных, дел о присуждении ученых степеней и званий и т. п. при подготовке к сдаче в архив составляется, если она велась в течение года, внутренняя опись документов. Рекомендуется сопровождать ею и дела, заголовки которых неполно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчит поиск необходимой информации. Если дело, к которому составляется внутренняя опись, уже переплетено или подшито, она подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. В конце ее составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись, и количества листов описи.
Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) в четыре прокола или переплетаются. При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда он очень близко подходит к краю листа и может быть задет, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и подшивается. Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечить долговременную сохранность. Для обложек дел, сдаваемых в государственный архив, применяется бескислотный картон.
Описание дела
Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации. Ее элементы определяет ГОСТ 17914-72. На обложке дела постоянного и временного хранения указываются: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.
Заголовок дела должен быть перенесен на обложку в начале года из номенклатуры дел. Он нуждается в обязательной проверке и часто в уточнении путем полистного просмотра документов. При этом факты и события, отраженные в документации, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке указывают вид дела (дело, переписка, документы, журнал) или вид документов (протоколы, доклады, приказы, отчеты, акты), затем — автора или корреспондента (если это переписка) и, наконец, вопрос, отражающий содержание документов. Если в деле имеются особо ценные документы, документы — приложения к основному документу, документы, отражающие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, или документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку, к нему составляется аннотация. В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера этих документов. Подлинность документов дела в заголовке специально не оговаривается, она подразумевается. Копийность документов в заголовке указывается.
Проставляя крайние даты дела, указывают начальную (дату самого раннего документа в деле) и конечную дату (дату самого позднего документа в деле). Если в деле имеются документы (например, приложения, справки, обзоры), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой дела с новой строки делается запись: «В деле имеются документы за… год». Если имеются особо ценные документы и невостребованные личные документы (аттестаты, дипломы, паспорта), их вкладывают в конверт, который затем подшивается в дело.
Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный к началу делопроизводственного года, в соответствии с номенклатурой может быть уточнен по решению ЭК. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.
Составление описей
Опись закрепляет систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера, раскрывает в заголовке дела его состав и содержание (приложение 1). Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, располагают в строго определенном порядке. На дела постоянного, временного хранения и дела по личному составу описи составляют раздельно.
Дела относятся к тому году, в котором они начаты. Дело, открытое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством.
Дела, относящиеся к одной группе по году, располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов примерно по такой схеме:
— приказы, распоряжения, указания вышестоящих организаций, относящиеся к основной деятельности;
— приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;
— планы, сметы;
— отчеты, балансы;
— доклады, переписка и т. д.
Дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или алфавиту, при этом можно использовать номенклатуру дел. Дела по личному составу систематизируются отдельно, т. к. на них опись составляется самостоятельно (приложение 2).
Справка. Подлинник документа — первый или единичный экземпляр официального документа.
Дублетный документ — один из экземпляров копии документа.
Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организациях, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Опись дел — архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
Описание каждого дела включает:
— порядковый номер;
— индекс дела;
— заголовок дела (в том числе аннотацию);
— дату;
— количество листов;
— примечания.
В описи дела со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется дополнительная графа — срок хранения дела. Все эти данные переписываются с обложки. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое из них получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложке. Если дело состоит из нескольких томов, каждый из них включается в опись под самостоятельным номером. Если в опись вносятся подряд дела с однотипным содержанием и одинаковыми заголовками, разрешается указать полностью заголовок первого дела, а все остальные обозначить словами «то же». При этом все различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.
Опись дел кадровой службы подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы и утверждается руководителем службы кадров. Если служба кадров представляет собой крупное подразделение и в ней есть ЭК, то опись до ее утверждения рассматривается и одобряется ЭК. Опись дел составляется в двух (при наличии ЭК — в трех) экземплярах. Один экземпляр остается в делах службы кадров, второй передается в архив вместе с делами, а третий подшивается к протоколу ЭК.
Сдача дел в архив
Сдача дел из структурных подразделений в архив организации, если он есть, проводится по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений. Эта работа проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, по личному составу и со сроком хранения свыше 10 лет сдаются в архив по описям.
Обработанные дела принимаются работником архива в присутствии сотрудника кадровой службы. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи проставляется заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера соответствующих дел, если таковые будут. Под заверительной надписью ставятся дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.
Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешком на обе стороны. Дела в архив доставляются сотрудниками кадровой службы.
Дела временного хранения передаются в архив по номенклатуре дел (приложения 3 и 4). Разрешено держать их в структурном подразделении до истечения срока хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке. Дела постоянного срока хранения в установленном порядке передаются в государственные архивы.
Приложение 1
Образец оформления описи дел
Открытое акционерное общество «Прогресс» (ОАО «Прогресс»)
——————————————————————
(Наименование организации)
Отдел кадров
——————————————————————
(Наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Начальник отдела кадров
Кротов В. И. Кротов
26.01.2007
ОПИСЬ N 04сп/2005
дел по личному составу отдела кадров за 2005 год
——————————————————————
| N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Срок хранения | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 <*> | 7 |
| Название раздела | ||||||
| 01 | 04-03 | Приказы по личному составу за 2005 г. | 10.01.2005 27.12.2005 | 105 | 75 лет | |
| … | … | … | … | … | … | … |
| 05 | 04-05 | Личное дело уволенного работника — Анисимова Николая Ивановича | 01.04.2000 15.10.2005 | 18 | 75 лет | |
| 06 | 04-05 | Личное дело уволенного работника — Кузнецовой Юлии Ивановны | 04.05.2002 13.12.2005 | 12 | 75 лет | |
| … | … | … | … | … | … | … |
| 08 | 04-07 | Трудовые договоры с уволенными работниками | 2005 | 64 | 75 лет | Не вошедшие в состав личных дел |
8 (восемь) 01
В данную опись внесено ———————— ед. хр. с N ——-
(цифрами и прописью)
08
по N —————————, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________
Инспектор по кадрам Семенова М. В. Семенова
25.01.2007
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <**>
Начальник отдела кадров Протокол ЭК структурного
подразделения
Рюмина И. Д. Рюмина от ______________ N _______
25.01.2007
———————————
<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
<**> При наличии ЭК структурного подразделения.
Приложение 2
Образец оформления описи дел по личному составу
Закрытое акционерное общество
«Форум» (ЗАО «Форум»)
Фонд N ________ УТВЕРЖДАЮ
05ок/2006
ОПИСЬ N ——— Директор ЗАО «Форум»
дел по личному составу
2006
за ———- год Соколов Р. В. Соколов
28.01.2007
| Отдел кадров | |||||
| N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Примеча — ние |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| … | … | … | … | … | … |
| 3 | 05-03 | Приказы по личному составу | 10.01.2006 27.12.2006 | 158 | |
| … | … | … | … | … | … |
В данный раздел описи внесено ___________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с N ________________________ по N __________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________
Инспектор по кадрам Круглова Ю. И. Круглова
27.01.2007
Начальник отдела кадров
Егорова А. Е. Егорова
27.01.2007
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК (название архивного учреждения)
25.01.2007 3 20.01.2007 15
от ———- N — от ———- N —
Приложение 3
Образец оформления номенклатуры дел
Закрытое акционерное общество
«Форум» (ЗАО «Форум»)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
24.12.2006 1
———- N — Директор ЗАО «Форум»
Москва
2007 Соколов Р. В. Соколов
На —- год
24.12.2006
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во ед. хр. | Срок хранения и N статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| … | … | … | … | … |
| 05. Отдел кадров | ||||
| 05-01 | Положение об отделе кадров | Пост., ст. 16 | ||
| 05-02 | Должностные инструкции работников | 75 лет <*> ЭПК, ст. 35 «а» | <*> В составе личных дел | |
| 05-03 | Приказы по личному составу | 75 лет ЭПК, ст. 336 | ||
| 05-04 | Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, взысканиях, краткосрочных командировках | 5 лет ЭПК, ст. 336 | ||
| … | … | … | … | … |
| 05-10 | Книга учета трудовых договоров | 75 лет ЭПК, ст. 358 «д» | ||
| … | … | … | … | … |
| 05-14 | Протоколы заседания аттестационной комиссии | 15 лет ЭПК, ст. 359 | ||
| … | … | … | … | … |
| 05-18 | Графики предоставления отпусков | 1 год, ст. 356 | ||
| 05-19 | Табели учета рабочего времени | 1 год, ст. 281 | ||
| … | … | … | … | … |
Зав. канцелярией Никонова З. П. Никонова
22.12.2006
Зав. архивом
Мудрова В. Д. Мудрова
22.12.2006
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК (название архивного учреждения)
21.12.2006 2 15.12.2006 15
от ———- N — от ———- N —
Приложение 4
Образец оформления итоговой записи к номенклатуре дел
2006
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в —- году
в ЗАО «Форум»
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | 85 | ||
| Временного (свыше 10 лет) | 117 | 39 | |
| Временного (до 10 лет включительно) | 223 | 72 | |
| ИТОГО: | 425 | 39 | 72 |
Зав. канцелярией Никонова З. П. Никонова
22.01.2007
Итоговые сведения переданы в архив.
Зав. канцелярией Никонова З. П. Никонова
22.01.2007
В. И.Андреева
К. и. н.,
профессор
кафедры трудового права
и права социального обеспечения
Российской академии правосудия,
член Комитета
по трудовому законодательству
Национального союза кадровиков
Подписано в печать
Источник: hr-portal.ru
