Документооборот и его организация на предприятии
Документооборот — это упорядоченное перемещение документов с момента их создания (поступления) до завершения исполнения (отправки, передачи на оперативное хранение). Как известно, документооборот предприятия образуют входящие, исходящие и внутренние документы.
Порядок работы с входящими документами
Под входящим документом принято понимать документ, поступающий на предприятие от других юридических лиц, а также от общественных организаций и физических лиц, не имеющих отношения к предприятию. Документы на предприятие могут поступать по каналам почтовой и электрической связи либо с курьерами (экспедиторами) или непосредственно отправителями документов.
Работа с входящей документацией начинается с ее доставки. Доставка документов в рабочие дни из соответствующего почтового отделения производится курьером предприятия (как правило, до обеда). В нерабочее время доставка входящих традиционных документов производится курьерами отправителей либо непосредственно отправителями документов. Эти документы принимает дежурный администратор предприятия (либо лицо, выполняющее его функции). Прием традиционных документов производится:
от курьера (экспедитора) к делопроизводителю — по описи (реестру) под роспись указанных лиц;
от отправителей — под роспись с простановкой оттиска штампа службы ДОУ «Принято 00 месяца 0000 года» на экземпляре документа, остающегося на руках у отправителя.
Поступившие документы необходимо проверить на указание адресатов. Таким образом, конверт подлежит вскрытию при правильно адресованной почтовой корреспонденции. В том случае, если на конверте имеется отметка «Лично», конверт не вскрывается, а передается тому лицу, сведения о котором указаны на конверте.
Кроме того, не подлежат вскрытию конверты с отметками об ограничении доступа («Коммерческая тайна» и т. п.) — они передаются в группу обеспечения безопасности информации (либо уполномоченному должностному лицу).
Поступившие документы необходимо проверить на целостность упаковки, что гарантирует сохранность документов. Проверяется также целостность всех вложений. Если все же документ поступает в поврежденном виде, то для его приемки должен быть составлен акт. Помимо этого, в нижнем правом углу лицевой части первого листа поврежденного документа ставится штамп «Документ поступил в поврежденном виде» (см. ниже).
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя предприятия
подпись
И. О. Фамилия
дата
АКТ N
о выявлении повреждений документа
«___» ______________ 20__ г. г. Москва
Комиссией в составе:
Председатель:______________________________________________________________
члены: ____________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
составлен настоящий акт в том, что:
а) при осмотре конверта (упаковки), отправленного _________________________
___________________________________________________________________________
(указать, откуда (кем) именно)
обнаружены следующие повреждения: _________________________________________
___________________________________________________________________________
(указать, какие именно)
б) при вскрытии конверта (упаковки), отправленного ________________________
___________________________________________________________________________
(указать, откуда (кем) именно)
обнаружены следующие повреждения вложенных документов: ____________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(указать, какие именно)
В связи с изложенным не представляется возможным использование по
назначению следующих документов: __________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(указать, каких именно)
Настоящий акт составлен в двух одинаковых экземплярах, из которых первый помещен в дело N ___, а второй выслан для сведения в адрес отправителя недостающих документов (исх. N ___).
Председатель комиссии: подпись И. О. Фамилия
Члены комиссии: подпись И. О. Фамилия
подпись И. О. Фамилия
Возникают такие ситуации, когда внешне упаковка целая, но при вскрытии упаковки недостает каких-либо документов. В этом случае необходимо составить акт о выявлении недостающих вложений. Один экземпляр акта передается отправителю документов, другой хранится в службе ДОУ (см. ниже).
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя предприятия
подпись
И. О. Фамилия
дата
АКТ N
о выявлении недостающих вложений
«___» ______________ 20__ г. г. Москва
Комиссией в составе:
Председатель — ____________________________________________________________
члены:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
составлен настоящий акт в том, что при вскрытии конверта (упаковки),
отправленного _____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(указать, откуда (кем) именно)
а) не найдены следующие документы: ________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(указать в последовательности — номер по описи (номер приложения),
наименование документа, количество листов)
б) не найдены листы (страницы) следующих документов:_______________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(указать в последовательности — наименование документа, номера
отсутствующих листов (страниц))
В связи с изложенным не представляется возможным использование по
назначению следующих документов:___________________________________________
___________________________________________________________________________
(указать, каких именно)
Настоящий акт составлен в двух одинаковых экземплярах, из которых первый помещен в дело N ___, а второй выслан для сведения в адрес отправителя поврежденных документов (документов, поступивших в поврежденном конверте (упаковке)) (исх. N ___).
Председатель комиссии: подпись И. О. Фамилия
Члены комиссии: подпись И. О. Фамилия
подпись И. О. Фамилия
После того как документы были доставлены, необходимо произвести их обработку. В первую очередь необходимо произвести сортировку документов и зарегистрировать те документы, которые подлежат регистрации. Процесс регистрации представляет собой процедуру фиксации факта поступления документа на предприятии. Не подлежат регистрации документы:
— копии ранее поступивших документов, зарегистрированные в установленном порядке;
— статистические бюллетени, сборники, обзоры, пресс-дайджесты;
— приглашения: билеты, извещения, уведомления;
— поздравления: письма, открытки и телеграммы;
— книги, брошюры и периодические издания: газеты, журналы, альманахи;
— прейскуранты и каталоги;
— ведомственные (отраслевые) технические (научно-технические) издания;
— рекламные материалы;
— программы проведения мероприятий, поступившие вместе с приглашениями или в дополнение к ним;
— нормативно-технические документы общего назначения: федеральные, региональные, отраслевые и ведомственные стандарты, нормы, нормативы, условия;
— документы, адресованные сотрудникам предприятия с пометкой «Лично»;
— документы без подписи.
На документах, подлежащих регистрации, ставится номер и делается соответствующая запись в журнале регистрации входящих документов. Журнал ведется на бумажных носителях и в электронном виде. Нумерация поступающих документов в журнале проставляется по порядку, согласно поступлениям документов. Если документы поступают до 14 часов, то указывается фактическая дата поступления. Ну а если документы поступают после 14 часов, то датой регистрации будет следующий рабочий день. Тот же самый процесс регистрации ожидает документы, поступившие в нерабочий день, то есть документы будут регистрироваться на первый рабочий день после выходных.
На поступивших документах ставится штамп с входящим номером, который должен соответствовать номеру в журнале регистрации входящих документов.
Документы (в том числе не подлежащие регистрации) могут передаваться на предварительное рассмотрение. Поэтому документы можно рассортировать по двум группам:
— документы, требующие обязательного рассмотрения руководителем;
— документы, не требующие обязательного рассмотрения руководителем и направляемые непосредственно в структурные подразделения организации.
В случае поступления документов без указания конкретного адреса они должны поступать к руководителю для дальнейшего распределения по структурным подразделениям. Документы, адресованные непосредственно руководителю, готовятся к рассмотрению у секретаря директора.
Независимо от адресации на рассмотрение к руководителю поступают следующие документы:
— документы, поступившие из вышестоящих органов управления (власти);
— документы, содержащие информацию по важнейшим направлениям деятельности предприятия: финансовым, кадровым, экологическим и т. п.
— документы, требующие решения руководителя предприятия по иным причинам.
Если документ передается руководителю организации, то в журнале ставится соответствующая отметка. Если документы передаются структурным подразделениям, то в журнале лицо, получившее документ, ставит подпись.
После рассмотрения документы возвращаются в службу ДОУ с соответствующей резолюцией, которая вносится в журнал. Документ при этом либо передается на исполнение, либо помещается в дело.
В особом порядке регистрируются судебные акты (постановления, решения, запросы, исполнительные листы и т. д.), заявления или жалобы в суд, представления и протесты прокурора, документы иных надзирающих и контролирующих органов, полученные предприятием. Такие документы регистрируются в день поступления и незамедлительно должны быть переданы руководителю. Дальнейшая регистрация таких документов будет зависеть от заключения юриста предприятия, рассмотренного руководителем.
Документы, поступившие в электронном виде по каналам электронной почты, регистрируются в рабочее время на официальном электронном адресе.
Порядок работы с исходящими документами
Документы, направляемые предприятием за его пределы, являются исходящими документами. Документы могут направляться юридическим лицам, организациям, общественным организациям, а также физическим лицам, не имеющим отношения к предприятию.
Исходящие документы, так же как и входящие, подлежат регистрации в службе документационного обеспечения управления до 14 часов и должны отправляться по месту своего назначения. Если документы поступают для их передачи после 14 часов, то они подлежат регистрации не позднее следующего рабочего дня. Исходящие документы подлежат регистрации только после того, как они будут полностью оформлены. К исходящим документам предъявляется ряд требований:
— документы должны быть подписаны либо утверждены;
— документы должны быть зарегистрированы в необходимом количестве экземпляров;
— на документах должен быть указан почтовый адрес.
Только после проверки сотрудниками службы ДОУ документов на соответствие их установленным требованиям они могут быть зарегистрированы в журнале регистрации исходящих документов. Если при проверке установлено, что документы не соответствуют требованиям, они возвращаются исполнителю для устранения недостатков.
Написание адреса на конверте (упаковке) выполняется на основании сведений, указанных исполнителем (ответственным исполнителем). До укладки документов в конверты (упаковки) правильность указанных на них адресных сведений проверяется, выявленные при проверке ошибки исправляются.
Время на подготовку документов к отправке может быть сокращено с помощью их предварительной сортировки (по видам почтовых отправлений и адресам). Кроме того, в отдельную группу выделяются документы, подлежащие отправке с курьером (экспедитором).
Фальцовка документов производится так, чтобы при минимальном количестве перегибов размер почтового отправления в точности соответствовал размеру конверта (упаковки). Заклеивание конвертов (упаковок) и их маркировка (наклеивание знаков почтовой оплаты) производятся в целях обеспечения сохранности почтовых отправлений и их своевременной доставки к месту назначения (без взимания доплаты с адресата). Документы, подлежащие отправке с курьером (экспедитором), укладываются в транспортировочную тару. Отправка предприятием электронных документов производится с официального электронного почтового адреса или на автономных небумажных носителях, при этом электронный документ, отправляемый с официального электронного почтового адреса, «прикрепляется» к электронному сообщению, выполняющему функцию сопроводительного письма, а электронный документ на автономных небумажных носителях отправляется с сопроводительным письмом и, если требуется, вместе с распечаткой (сопроводительной документацией).
Порядок работы с внутренними документами
Если готовый документ не передается за пределы предприятия, он является внутренним документом. Проект внутреннего документа разрабатывает его исполнитель, на которого возлагается вся ответственность по документу:
— за сохранность документа и используемых при подготовке сведений в процессе работы с ним;
— за своевременную, полную и качественную подготовку проекта документа;
— за самоконтроль за подготовкой проекта документа;
— за предоставление по запросам уполномоченных лиц достоверных сведений о ходе подготовки проекта документа.
Помимо исполнителя, назначается ответственный исполнитель, который осуществляет общее руководство подготовкой проекта документа. Им зачастую может являться руководитель структурного подразделения. На ответственного руководителя возлагается ответственность:
— за рациональное распределение обязанностей между соисполнителями;
— за координацию работы соисполнителей;
— текущий контроль за надлежащей подготовкой проекта документа;
— за предоставление по запросам уполномоченных лиц достоверных сведений о ходе подготовки проекта документа;
— за достоверность, актуальность и полноту сведений, использованных при подготовке проекта документа.
При подготовке предварительного текста документа необходимо определиться с видом и темой документа, подобрать материал для документа, определиться со структурой документа и только потом составить предварительный вариант. Поскольку предварительный вариант может подлежать корректировке, то с целью сокращения времени на его составление корректировку можно делать параллельно. В первую очередь при составлении документа проверяется соответствие основного текста правилам грамматики русского языка. Все выявленные в процессе редактирования и корректирования ошибки (неточности) устраняются исполнителем документа. Затем уточненная версия основного текста документа в обязательном порядке копируется на автономный машинный носитель и распечатывается.
Подвергаются проверке приложения к проекту документа: определяется состав приложения, их количество, последовательность расположения. Подготовленные предварительные варианты приложения (приложений) редактируются и корректируются. После устранения исполнителем выявленных ошибок (неточностей) уточненная версия каждого приложения также копируется на автономный машинный носитель и распечатывается.
Проект документа распечатывается: первый лист документа — на бланке предприятия, последующие, а также приложения — на писчей бумаге. Затем проект документа согласовывается определенным кругом лиц. Если проект согласовывает не один человек, то необходимо определить последовательность согласования. В последнюю очередь подготовки проекта документа производится его уточнение по результатам согласования. Если между сторонами или исполнителями возникают разногласия, исполнитель документа докладывает об этом руководителю организации, который принимает решение о дальнейшем порядке подготовки проекта документа.
Подготовленный проект документа передается на рассмотрение уполномоченному лицу. Если уполномоченное лицо выявляет какие-либо недостатки в документах, то они возвращаются исполнительному листу на доработку. Вместе с проектом документа на рассмотрение могут быть представлены следующие документы:
— письменное обоснование необходимости рассмотрения проекта, включающее характеристику проекта, его целей и основных положений, места документа в системе документации предприятия;
— справка о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования со ссылкой на законодательные, нормативные правовые акты, локальные нормативные акты и организационно-распорядительные документы предприятия, в целях реализации и (или) в соответствии с которыми подготовлен проект документа;
— перечень действующих локальных нормативных актов и (или) организационно-распорядительных документов предприятия, отмена, изменение или дополнение которых (в целом или их отдельных положений) потребуются в связи с введением в действие документа, представленного на рассмотрение;
— финансово-экономическое обоснование — если это обусловлено видом и (или) функциональным назначением документа, представленного на рассмотрение;
— заключение юрисконсульта — если это обусловлено видом и (или) функциональным назначением документа, представленного на рассмотрение;
— проект сопроводительного письма — если это обусловлено видом и (или) функциональным назначением документа, представленного на рассмотрение.
Внутренние документы также подлежат регистрации в журнале регистрации внутренних документов, поэтому внутренним документам присваивается внутренний номер. Журнал ведется как в электронном виде, так и на бумажных носителях. Нумерация внутренних документов ведется в прямом возрастающем порядке в течение календарного года.
Копии внутренних документов рассылаются по структурным подразделениям в соответствии с их назначением.
График документооборота на предприятии
В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР от 29 июля 1983 г. N 105 (далее — Положение), движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.
График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Приведем пример графика документооборота по ООО «Аврора» (см. ниже).
График документооборота ООО «Аврора»
Утверждено
Приказом от 1 февраля 2012 г. N 86
Директор: Семенов А. Н.Семенов
| Наименование документа | Создание документа | Проверка документа | Обработка документа | Передача в архив | |||||||||
| Количество экземпляров | Ответственный за выписку | Ответственный за оформление | Ответственный за исполнение | Срок исполнения | Ответственный за проверку | Кто представляет документ | Порядок представления | Срок представления | Исполнитель | Срок исполнения | Исполнитель | Срок передачи | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
| Платежное поручение | 2 | бухгалтерия | бухгалтерия | бухгалтер | ежедневно | бухгалтерия | бухгалтерия | при перечислении денежных средств | ежедневно | бухгалтерия | ежедневно | бухгалтерия | по истечении отчетного года |
Таким образом заполняется график по всем документам, используемым на предприятии.
Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
Порядок контроля исполнения документов
Контроль исполнения документов предполагает совокупность действий, обеспечивающих своевременное, полное и качественное исполнение документов (предписываемых ими действий). Предварительно необходимо выявить документы, исполнение которых подлежит контролю. При осуществлении контроля необходимо:
— определить соответствие документов качеству и срокам исполнения;
— провести предварительную проверку и регулирование хода исполнения документа;
— произвести учет, обобщение и анализ хода и результата контроля;
— поставить в известность директора организации и всех заинтересованных лиц о результатах контроля.
Стоит отметить, что наиболее тщательному контролю подлежат следующие документы:
— поступившие на предприятие от территориальных (отраслевых) органов управления (власти), по отношению к которым предприятие занимает подчиненное положение;
— требующие срочного или оперативного исполнения;
— входящие и внутренние документы, отражающие приоритеты деятельности предприятия;
— иные документы — по решению руководителя предприятия (отдельные поручения, указания, приказы и распоряжения).
Для организации систематического контроля на предприятии руководителем назначается инспектор. Непосредственный контроль за исполнением документов осуществляют руководители структурных подразделений, а также ответственные исполнители (исполнители) соответствующих документов.
В случае принятия решения о постановке документа на контроль в верхней части лицевой стороны его первого листа (у правого поля, на свободном от текста месте) делается соответствующая отметка (штамп) «К» («Контроль»). Одновременно сведения о постановке документа на контроль исполнения фиксируются в соответствующем регистрационном журнале и электронной базе документов, поставленных на контроль. Сведения о ходе и результатах исполнения документов (с указанием даты каждого промежуточного контроля) отражаются в журналах и электронной базе документов.
При осуществлении предварительной проверки и регулирования хода исполнения основное внимание уделяется своевременности, полноте и качеству исполнения документа. Так, проверка своевременности исполнения документа предполагает установление соответствия срока его фактического исполнения установленному для данного документа сроку исполнения, исчисляемому в календарных днях и обозначаемому конечной датой.
Как говорилось ранее, при осуществлении проверки необходимо установить соответствие сроков исполнения документов предъявляемым требованиям. Если указан конкретный срок исполнения документа, то этот срок будет являться окончательным. Если срок не указан, но имеется пометка «срочно», то исполнить такой документ необходимо в трехдневной срок, документы с пометкой «оперативно» — в десятидневный срок. Если документ не имеет пометок, то срок исполнения не должен превышать 30 дней. Документы, подлежащие исполнению по поручениям органов власти (управления), в том числе поступившие от ответственных исполнителей указанных органов на согласование, — в срок не более 10 дней.
Документ признается полностью исполненным в том случае, если содержание фактических действий по его исполнению полностью соответствует предписанным для исполнения. Если принятый к рассмотрению проект документа не был по истечении трех рабочих дней возвращен исполнителю на доработку, он также считается полностью исполненным.
В процессе осуществления контроля необходимо установить соответствие проекта документа требованиям, предъявляемым к содержанию, структуре, стилю изложения и оформления, а также сущности поручения (резолюции), определяющих порядок исполнения документа. Изначально устанавливается степень соответствия проекта документа требованиям, предъявляемым к его содержанию и структуре, затем следует проверка соблюдения требований, предъявляемых к стилю изложения документа, и только потом — правильности оформления проекта документа и, если требуется, сопроводительных материалов к нему.
Документ снимается с контроля после фактического исполнения всех предусмотренных резолюцией (иным образом) заданий, поручений, запросов и (или) документированного подтверждения исполнения соответствующих действий по существу с обязательным сообщением результатов исполнения заинтересованным сторонам.
На основе сведений, зафиксированных в журнале и электронной базе документов по результатам предварительных и итоговых проверок, формируются данные о своевременности, полноте и качестве исполнения документов. Учет, обобщение и анализ хода и результатов контроля исполнения документов производятся группой контроля службы ДОУ путем формирования соответствующих справок и отчетов. Информирование руководителя предприятия (иных заинтересованных должностных лиц) о состоянии исполнительской дисциплины и мерах по обеспечению своевременного полного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, организуется посредством:
— ежемесячного представления справок и отчетов;
— исполнения (по мере поступления) запросов о состоянии отдельных документов;
— докладов на протокольных мероприятиях, в ходе которых рассматриваются вопросы исполнения документов.
Источник: hr-portal.ru
