Документооборот при подборе персонала
Современное управление персоналом требует грамотного подхода ко всем аспектам кадровой работы. Правильно организованный документооборот поможет эйчару справиться с «бумагоемким» процессом при подборе персонала.
Как и любая деятельность, подбор персонала требует эффективного управления, в том числе — стандартизации и унификации. Его нельзя воспринимать как ситуативный поиск подходящих людей для выполнения конкретных задач. Если действия рекрутера будут хаотичными, без четкого плана действий, то результаты их окажутся весьма скромными.
Чтобы процесс закрытия вакансий был успешным, нужно построить четкую систему подбора и подробно описать все ее этапы в инструкции. Излишний бюрократизм? Нет, описание процесса подбора персонала необходимо для каждой современной компании.
В первую очередь следует разработать Положение о подборе персонала. Как правило, его готовит HR-подразделение, однако к подготовке и согласованию документа целесообразно привлечь и других руководителей: юристов (вопросы трудового законодательства), финансистов (бюджетирование) и пр.
Безусловно, специфика организации, ее цели и особенности кадровой политики отражаются на общей схеме подбора персонала, в то же время есть основные моменты, которые должны быть обязательно зафиксированы:
- Механизм: как осуществляется подбор персонала?
- Ответственность: кто отвечает за подбор и сопровождение кандидата? кто принимает окончательное решение?
- Порядок, виды и методы подбора.
- Бюджетирование затрат на подбор персонала.
Кроме того, должны быть своевременно разработаны все необходимые документы: форма заявки на подбор специалиста, анкета соискателя, бланк оценки результатов собеседования и т. д. Чтобы все эти документы приобрели статус корпоративного стандарта работы внутреннего рекрутера, они должны быть утверждены в качестве приложений к Положению о подборе персонала.
Как и любой документ, Положение о подборе персонала должно быть согласовано с другими подразделениями, утверждено руководителем компании и доведено до сведения всех участников этого процесса (в таблице 1 приведена примерная структура всего документа, а в таблице 2 — структура раздела «Технология подбора персонала»).
Табл. 1. Примерная структура Положения о подборе персонала
| Раздел | Содержание |
| Общие положения | Указываются: • назначение документа • основные цели (например, привлечение специалистов высокой квалификации) • решаемые задачи (оценка, отбор кандидатов и др.) |
| Технология подбора персонала | Перечисляются все элементы процедуры заполнения вакансии: от поступления в службу персонала заявки на подбор сотрудника до принятия решения о найме. Указываются этапы, используемые процедуры и сроки подбора*. Обязательным условием является наличие регламентов по данной процедуре |
| Должности сотрудников, ответственных за подбор персонала | Подбор персонала осуществляется, как правило, при взаимодействии: • внутреннего рекрутера • руководителей структурных подразделений, где имеются вакансии • сотрудников службы безопасности • психолога (если такая должность предусмотрена). Каждый из них отвечает за определенный этап работы в рамках своей компетенции |
| Контроль и ответственность | Общий контроль и ответственность за соблюдение предусмотренных положением процедур поиска и отбора несет директор по персоналу |
| * Например: оценка потребности в персонале (получение заявки) >> разработка комплекса требований к кандидату на должность >> размещение объявления о вакансии >> проведение тендера среди рекрутинговых и кадровых агентств >> работа с внутренним кадровым резервом >> первичный отбор (анкета, резюме) >> собеседование кандидата с менеджером по подбору персонала >> собеседование кандидата с линейным руководителем >> принятие решения о найме. |
Табл. 2. Примерная структура раздела «Технология подбора персонала» Положения о подборе персонала
| Разделы Положения | Содержание | |
| Раздел 1 | Подбор персонала | Подготовка и согласование заявки на поиск кандидата |
| Описание рабочего места и компетенций, необходимых для занятия вакантной должности | ||
| Источники поиска кандидатов | ||
| Процесс отбора кандидатов | ||
| Раздел 2 | Прием на работу | |
| Оформление приема на работу | ||
| Личное дело сотрудника | ||
| Раздел 3 | Адаптация | |
| Раздел 4 | Ротация персонала | |
| Раздел 5 | Увольнение сотрудника | |
| Приложения | Формы, бланки, шаблоны документов |
Весь процесс подбора персонала должен быть увязан с общей стратегией развития компании. Результаты работы внутренних рекрутеров будут содействовать достижению корпоративных целей, только если в организации выработана четкая HR-концепция,
Так, в компании «Киевская Инвестиционная Группа» по инициативе департамента персонала и при поддержке руководства в стандарты бизнес-планирования были внесены изменения и дополнения, касающиеся планирования численности персонала, изменения организационной структуры и бюджета затрат (на ФОТ, и, соответственно, на подбор персонала). В итоге планирование подбора персонала включено в общий долгосрочный стратегический план холдинга — как по отдельным проектам, так и по компании в целом. «План подбора персонала» (табл. 3) формируется исходя из потребностей в людях всех структурных подразделений «КИГ». Горизонт планирования — один год.
Табл. 3. Шаблон плана подбора персонала
| «Утверждаю» Генеральный директор «____» ___________ 200__ годаДепартамент управления и развития персонала |
План подбора персонала на 200___ год
| Вакансия | Дата подачи заявки | План работы | Срок выполнения |
| Название вакансии | Первичный отбор кандидатов, соответствующих квалификационным требованиям | ||
| Анализ анкетных данных, собеседование, передача пакета документов кандидатов, участвующих в финальном отборе, ответственным лицам (руководителям структурных подразделений) | |||
| Итоговое собеседование с руководителем | |||
| Принятие решения о приеме на работу/отказе кандидату | |||
| Каналы поиска | объявление на специализированных сайтах, в СМИ |
Разработка Плана подбора на период в один год дает возможность менеджеру по персоналу заранее сориентироваться в категориях сотрудников, которые будут востребованы в разных подразделениях компании. Этот документ обязательно учитывается при формировании сводного бюджета отдела подбора персонала. Пример одного из разделов бюджета (укрупненно — основные статьи) приведен в таблице 4.
Табл. 4. Бюджет департамента управления и подбора персонала
| № п/п | Наименование статьи расходов | Кварталы | Итого | Комментарии | |||
| I | II | III | IV | ||||
| 1 | Подбор персонала: | ||||||
| 1.1 | через рекрутинговые и кадровые агентства | ||||||
| 1.2 | реклама в СМИ (в том числе ТВ) | ||||||
| 1.3 | услуги специализированных интернет-сайтов | ||||||
| 1.4 | работа с кадровым резервом | ||||||
| 1.5 | посещение ярмарок карьеры | ||||||
| 1.6 | приглашение выпускников вузов на тестирование | ||||||
| … | |||||||
| Итого по статье 1 | |||||||
| 2 | … | ||||||
| Директор департамента управления и подбора персонала | Ф.И.О., подпись | ||||||
| Дата |
Приоритеты развития современного бизнеса меняются очень динамично, поэтому мы рекомендуем детализировать план подбора персонала поквартально или помесячно и регулярно его корректировать (особенно если оплата труда специалиста по подбору персонала жестко привязана к выполнению календарного плана). Подробная детализация помогает внутреннему рекрутеру пошагово разрабатывать и осуществлять конкретные мероприятия, четко понимая, какими временными и денежными ресурсами он располагает.
Конечно, зарубежные разработчики программного обеспечения для эйчаров давно предлагают автоматизированные рабочие места для внутренних специалистов по подбору персонала. Как правило, подобные программы поддерживают такие функции, как ведение и обработка баз данных, расчет статистических показателей, формирование различных отчетов и т. д. Менеджер по подбору может использовать готовые шаблоны документов или создавать собственные — в зависимости от особенностей работы и требований руководства.
Если у компании нет возможности приобрести специализированное ПО, то лучше разработать специальные шаблоны документов. Предлагаем коллегам несколько шаблонов, которые облегчат им работу при подборе персонала. Например, график собеседований удобно вести в программах Excel или Access — по аналогии с базой кандидатов (табл. 5).
Табл. 5. График проведения собеседований
| № п/п | Дата проведения собеседования | Время встречи | Ф.И.О. кандидата | Должность | Источник поиска | Положительные моменты | Отрицательные моменты | Результат встречи | Телефон | Адрес |
| 1 | ||||||||||
| 2 | ||||||||||
| … |
Зачастую специалисту по подбору сложно припомнить уже приходившего ранее на собеседование кандидата, ведь ежедневно перед его глазами проходит множество документов и людей. Лист собеседования, в котором отмечаются позитивные и негативные качества кандидата, поможет при необходимости освежить в памяти собеседование годичной давности. Огромный объем информации сложно (да и не нужно!) удерживать в памяти.
Отчетность — еще одно поле для стандартизации базовых документов: шаблоны отчетов позволят рекрутеру в любой момент представить требуемые сведения руководству. В своей практике мы используем следующие виды документов:
1. Достижения периода. Например:
- Еженедельный отчет о работе HR-специалиста, представляющий собой перечень кандидатов, проходивших собеседование, с пометкой о результативности встреч (табл. 6).
Табл. 6. Еженедельный отчет о проведенных собеседованиях
| № п/п | Дата | Ф.И.О. кандидата | Вакансия | Результат |
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| … | ||||
| Исполнитель | Ф.И.О., дата |
- Ежемесячный отчет о работе над закрытием вакансий (табл. 7).
Табл. 7. Ежемесячный отчет о работе над закрытием вакансий
| Список вакансий открытых в период с … по … | ||||||
| № п/п | Должность | Размер з/п | Ответственный за закрытие вакансии | Управляющая компания/филиал | Дата поступления заявки в службу персонала | Примечание |
| 1 | ||||||
| 2 | ||||||
| … | ||||||
| Результат работы по заявкам | ||||||
| № п/п | Должность | Размер з/п | Ответственный за закрытие вакансии | Управляющая компания/филиал | Дата поступления заявки в службу персонала | Примечание |
| 1 | ||||||
| 2 | ||||||
| … | ||||||
| Исполнитель | Дата |
2. Комментарии и рекомендации. В эту группу мы включаем:
- Отчет о состоянии вакансии. Здесь отражается работа внутреннего рекрутера над конкретной вакансией (табл. 8). Отчет может быть представлен руководителю в виде служебной записки, включающей: описание проделанной за отчетный период работы, причины невыполнения поставленных задач, предложения и рекомендации для дальнейших действий.
Табл. 8. Отчет о состоянии работы по вакансии ________________________
| Дата поступления заявки | |||
| Заказчик (структурное подразделение) | |||
| Проделана работа | |||
| Ф.И.О. кандидата | Дата встречи | Контактный телефон | Результат |
| Переданы заказчику | |||
| Ф.И.О. кандидата | Дата передачи резюме | Результат | |
| Рекомендации | |||
| Исполнитель | Дата |
- Отчет о принятых на работу сотрудниках. В нем представляется список кандидатов, прошедших все этапы согласования, а также указываются даты, когда они выходят на работу (табл. 9).
Табл. 9. Отчет о кандидатах, принятых на работу
| № п/п | Ф.И.О. | Должность | Дата выхода на работу | Структурное подразделение |
| Исполнитель | Дата |
- Отчет по увольнениям: ежеквартальный отчет о количестве уволившихся, включая детальную информацию о причинах их ухода из компании (табл. 10).
Табл. 10. Отчет об уволившихся сотрудниках
| № п/п | Ф.И.О. | Должность |
| 1 | ||
| 2 | ||
| … | ||
| Причина увольнения | Количество человек | |
| Низкая з/п | ||
| Более выгодное предложение | ||
| Несоответствие оплаты рабочей нагрузке | ||
| Семейные обстоятельства | ||
| … |
Финансовые отчеты. Важные показатели работы службы управления персоналом содержатся в следующих документах:
- Отчет о затратах на подбор персонала за определенный период (за неделю, месяц, квартал, полугодие, год — в зависимости от требований руководства). Пример шаблона для этого отчета приведен в таблице 11.
Табл. 11. Отчет о финансовых затратах за _________ 200__ год по статьям подбора персонала
| № п/п | Статья затрат | Сумма, грн. | Примечания |
| 1 | |||
| 2 | |||
| … |
Любой отчет обязательно подписывает подготовивший его сотрудник, указывая свою фамилию и должность, а также дату составления.
Порядок в отчетных документах позволяет руководителю HR-подразделения постоянно контролировать работу специалиста по подбору персоналу, своевременно оценивать результаты и эффективность его деятельности.
Опыт нашей работы свидетельствует, что затраченное на подготовку отчетов время позволяет оптимизировать работу всей HR-службы. Имея ясную картину ситуации с обеспечением компании человеческими ресурсами, эйчар сможет стать стратегическим партнером собственника бизнеса.
Источник : hrliga.com
