Документы, предъявляемые государственному инспектору труда при проверке организации
Документы, предъявляемые государственному инспектору труда при проверке организации
Государственный инспектор по труду может прийти в любую организацию, независимо от ее численности и специфики деятельности, в любое время суток, без уведомления и потребовать предъявить ему более 40 различных документов, предусмотренных трудовым законодательством. Быть готовым к этому визиту вам поможет публикуемый материал.
Проверки организаций по вопросам соблюдения трудового законодательства, проводимые Государственной инспекцией труда, бывают: плановые и повторные; целевые, комплексные и тематические; совместные. Планы проверок составляет как сама инспекция, так и лично каждый инспектор. Попасть в них может любая организация, находящаяся на подведомственной инспекции территории. Чаще всего для плановых посещений инспекторы выбирают организации, где произошел несчастный случай на производстве или ранее были выявлены нарушения.
О предстоящей проверке инспекторы обычно предупреждают заранее по телефону.
Обнаружив нарушения, трудовики выписывают предписание их устранить. Чтобы проверить, как оно выполнено, инспекторы могут прийти повторно. Такую проверку называют контрольной или повторной.
Повторную проверку можно предотвратить, если государственным инспекторам заранее (до срока, установленного в предписании) будут представлены документы, подтверждающие, что предписание выполнено.
Пример. В ходе плановой проверки ООО «Пассив» трудовой инспектор обнаружил, что организация нарушила ст. 67 Трудового кодекса РФ: не оформила трудовые договоры с некоторыми работниками. Инспектор оштрафовал руководителя организации на 1500 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) и вынес предписание за месяц нарушение устранить. Однако уже через две недели начальник отдела кадров ООО «Пассив» представил в трудовую инспекцию оформленные трудовые договоры. Повторную проверку инспектор проводить не стал.
Плановые проверки могут проводиться не чаще одного раза в два года (так сказано в Федеральном законе от 8 августа 2001 г. N 134-ФЗ (ст. 7)). Это требование не относится к проверкам по жалобам — целевым проверкам. Целевые проверки — это проверки по жалобам работников. Как правило, любая жалоба (за исключением анонимных) влечет за собой визит инспекторов. Ограничений по периодичности для них нет.
Пример. На прием в инспекцию пришла мама несовершеннолетнего работника. Она пожаловалась, что в ООО «Пассив» нарушаются права ее сына. Директор организации отказывается предоставить ему отпуск в летнее время. Чтобы проверить информацию по жалобе, была назначена целевая внеплановая проверка этой организации.
Если работник просит, чтобы его жалоба осталась в тайне, инспекторы проведут тематическую проверку. При этом тему они определят исходя из заявления жалобщика и разделов Трудового кодекса РФ: трудовой договор; рабочее время и время отдыха; труд женщин и несовершеннолетних; оплата труда; гарантии и компенсации и т.д.
Тематической может быть не только проверка по жалобе, но и плановая проверка.
Чтобы проверить, как фирма соблюдает трудовое законодательство в целом, инспекторы проведут комплексную проверку. Чаще всего она бывает плановой.
Совместные проверки проводятся в том случае, если информация о нарушениях трудового законодательства поступила в инспекцию из других контролирующих ведомств, трудовики могут провести проверку вместе с ними.
Пример. В инспекцию из ГУВД Москвы поступила информация о том, что ООО «Пассив» незаконно привлекает к работе иностранцев. Было решено провести совместную проверку. В ней участвовали инспектор труда, инспектор ОВИР, инспектор Управления по делам миграции ГУВД Москвы.
Максимальный срок проверки ГИТ — один месяц.
Государственный инспектор по труду может прийти в любую организацию, независимо от ее численности и специфики деятельности, в любое время суток, без уведомления и потребовать предъявить ему более 40 различных документов, предусмотренных трудовым законодательством (схема 1).
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Состав кадровой документации, которая должна быть на предприятии│
└───────────────────────────────────┬────────────────────────────┘
┌───────────────────┴────────────────────┐
\│/ \│/
┌────────────────────┴────────────────┐ ┌───────────────────┴───────────┐
│Локальные нормативные акты, связанные│ │ Документы по кадровым │
│ с управлением персоналом │ │ функциям │
└────────────────────┬────────────────┘ └──────┬──────┬─────┬───────────┘
┌───────────┴────────┐ ┌──────┼──────┼─────┼─────┐
\│/ \│/ \│/ │ \│/ │ \│/
┌────────┴──────┐┌────────────┴─────┐ ┌───┴─────┐│┌─────┴────┐│┌────┴─────┐
│Предусмотренные││Не предусмотренные│ │Основания│││ Приказы │││ Первичные│
│ ТК РФ ││ ТК РФ │ │ к │││по личному│││ учетные │
└────────┬──────┘└────────────┬─────┘ │ приказам│││ составу │││ документы│
┌───┴───────────┐ │ └─────────┘│└──────────┘│└──────────┘
\│/ \│/ \│/ \│/ \│/
┌────┴───────┐┌──────┴─────┐┌─┴───────────────┐┌─┴────────┐┌──┴───────────┐
│Обязательные││Обязательные││ Документы ││ Личные ││Информационно-│
│ для всех ││ с учетом ││ для управления ││ документы││ справочные │
└────────────┘│ специфики ││ персоналом ││ граждан ││ документы │
│ организации││ и кадровым │└──────────┘└──────────────┘
└────────────┘│делопроизводством│
└─────────────────┘
Схема 1
Локальные нормативные акты нужны для того, чтобы адаптировать трудовое законодательство к особенностям конкретной организации. Они разрабатываются непосредственно в организации, касаются в целом трудового коллектива и необходимы для последующей индивидуальной работы с каждым сотрудником.
Документация по кадровым функциям (документация по личному составу) всегда привязана к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т.п. Такими документами являются основания к приказам и приказы по личному составу, первичные учетные документы, личные документы граждан, информационно-справочные документы.
Список документов, предъявляемых государственному
инспектору труда
| N п/п | Наименование документа | Нормативный акт, обосновывающий необходимость наличия документа |
| 1. | Правила и инструкции по охране труда | Статьи 212, 217 ТК РФ |
| 2. | Комплект всех нормативных правовых актов по охране труде, применимых к предприятию работодателя | Статья 212 ТК РФ. Федеральный закон от 17.07.1999 N 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации» |
| 3. | Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом работодателя | Статьи 189, 190 ТК РФ |
| 4. | Положение об оплате труда | Статья 135 ТК РФ |
| 5. | Положение о премировании | Статья 144 ТК РФ |
| 6. | Положение о персональных данных работников или другие документы, регулирующие порядок использования персональных данных работников на предприятии | Статья 87 ТК РФ |
| 7. | Трудовые договоры со всеми работниками (срочные договоры, с указанием основания (причины) для заключения договора на определенный срок) | Статьи 67, 59 ТК РФ |
| 8. | Приказы о приеме на работу | Статья 68 ТК РФ, форма приказа Т-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 |
| 9. | Документы работников, требуемые законодательством: — документы об образовании; — документ о квалификации; — документ о наличии специальных знаний; — документы воинского учета (военный билет, приписное свидетельство и др.); — документ о прохождении медицинских осмотров (предварительных и периодических) | Статья 65 ТК РФ |
| 10. | Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами работодателя при приеме на работу (или соответствующие расписки работников) | Статья 68 ТК РФ |
| 11. | Документы, подтверждающие прохождение работниками предварительных и периодических медицинских осмотров (в определенных случаях) | Статьи 69, 266, 328, 331 ТК РФ |
| 12. | Приказы о переводе на другую работу | Статья 72 ТК РФ, формы Т-5, Т-5а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 |
| 13. | Трудовые книжки (оформленные должным образом) | Статья 65 ТК РФ |
| 14. | Приказы о привлечении работников к сверхурочной работе | Статья 99 ТК РФ |
| 15. | Письменные согласия работников на выполнение сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни и др. | Статья 99 ТК РФ |
| 16. | Персональные уведомления, врученные работникам под расписку, об их праве отказаться от сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни (для определенных категорий работников, включая женщин с детьми до трех лет, работников до 18 лет и др.) | Статьи 99, 113 ТК РФ |
| 17. | Листки временной нетрудоспособности | Статья 183 ТК РФ |
| 18. | Форма расчетного листка при выплате заработной платы | Статья 136 ТК РФ |
| 19. | График отпусков на календарный год | Статья 123 ТК РФ, форма Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 |
| 20. | Личные заявления о предоставлении отпуска, о перенесении времени отпуска, о разделении отпуска на части | Статьи 124, 125 ТК РФ |
| 21. | Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска | Статья 123 ТК РФ |
| 22. | Документы, подтверждающие оплату отпускных (платежные ведомости, расписки работников, банковские платежные документы и т.п.) | Статья 136 ТК РФ |
| 23. | Приказы и иные документы, связанные с наложением дисциплинарных взысканий (докладные записки, объяснительные записки, иные документы, касающиеся проведения дисциплинарного расследования) | Статья 193 ТК РФ |
| 24. | Документы, подтверждающие основание увольнения (заявления об увольнении по собственному желанию, соглашения о прекращении трудовых отношений и др.) | Статьи 77 — 84 ТК РФ |
| 25. | Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.) и подтверждения о получении таких уведомлений | Статьи 71, 79, 180 ТК РФ |
| 26. | Приказы о прекращении действия трудового договора | Статья 58 ТК РФ, формы Т-8, Т-8а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 |
| 27. | Договоры о полной материальной ответственности с определенными категориями работников | Статьи 243, 244 ТК РФ |
| 28. | Акты о приемке работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы | Форма Т-73, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 |
| 29. | Штатное расписание, утвержденное приказом работодателя | Форма Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 |
| 30. | Личные карточки работников | Форма Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 |
| 31. | Книга учета движения трудовых книжек (пронумерованная и прошнурованная) | Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 N 162) |
| 32. | Табели учета использования рабочего времени | Формы Т-12, Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 |
| 33. | Ведомости выплаты заработной платы и иных выплат, связанных с трудовыми отношениями | Формы Т-49, Т-51, Т-53, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 |
| 34. | Журнал учета листков временной нетрудоспособности | |
| 35. | Справки о выплате заработной платы (в том числе под расчет с уволенными работниками, об оплате отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск, оплате листков временной нетрудоспособности, пособий, выходных пособий и других выплат при увольнении по сокращению численности или штатов и др.) | |
| 36. | Приказы о предоставлении отпуска | Формы Т-6, Т-6а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 |
| 37. | Записка-расчет о предоставлении отпуска | Форма Т-60, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 |
| 38. | Приказы о направлении работников в командировку | Формы Т-9, Т-9а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 |
| 39. | Командировочные удостоверения работников | Форма Т-10, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 |
| 40. | Служебные задания для направления в командировку и отчеты об их выполнении | Форма Т-10а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 |
| 41. | Должностные инструкции работников, утвержденные работодателем, если трудовая функция не прописана в трудовом договоре | Статьи 57, 68 ТК РФ |
| 42. | Журнал учета приказов и распоряжений работодателя | Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) |
| 43. | Положения/соглашения о коммерческой тайне | Статья 57 ТК РФ |
| 44. | Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, утвержденный работодателем | |
| 45. | Положение об аттестации, утвержденное приказом работодателя | Статья 81 ТК РФ |
| 46. | Приказ о назначении аттестационной комиссии | В соответствии с положением об аттестации |
| 47. | Иные документы, касающиеся проведения аттестации, предусмотренные положением об аттестации | В соответствии с положением об аттестации |
| 48. | Приказы о поощрении работников | Формы Т-11, Т-11а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 |
| 49. | Книга учета бланков трудовых книжек | |
| 50. | Журнал учета мероприятий по контролю |
Источник: hr-portal.ru
