Должностная инструкция: для кого, зачем и как?
Должностная инструкция — для некоторых работодателей это всего лишь словосочетание, а для некоторых серьезный документ, устанавливающий права и обязанности работника. Однако даже те, кто понимает, что этот документ должен быть в организации, иногда относятся к нему формально и просто скачивают шаблон с какого-либо сайта. Зачастую такой подход может сыграть с работодателем злую шутку, например, когда работник перестает справляться со своей работой, а предъявить-то претензии и не получается. Возникают сложности при оценке персонала, установлении размеров оплаты труда, увольнении нерадивых сотрудников. Сегодня рассмотрим, что собой представляет должностная инструкция и зачем она нужна, и поможем составить ее.
Что такое должностная инструкция?
Ответ на данный вопрос дал Роструд в Письме от 09.08.2007 N 3042-6-0: это документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. То есть именно в должностной инструкции работодатель определяет обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего конкретную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Отметим, что круг прав и обязанностей руководителя организации (директора, генерального директора, президента и т. п.) и его заместителей определяется уставом, а руководителей подразделений — специальными положениями. Такой порядок позволяет работодателю эффективно распределить обязанности между работниками.
Если работодатель не зафиксирует документально права, обязанности и границы ответственности работника четко и в полном объеме, возможны конфликтные ситуации, ведущие к применению необоснованных взысканий, что невыгодно ни работнику, ни работодателю.
Должностная инструкция — это локальный нормативный акт. Статья 8 ТК РФ позволяет работодателям (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.
Нужна ли должностная инструкция?
Оснований достаточно, чтобы любой работодатель сказал «да». Начнем с того, что этот документ устанавливает требования для занятия определенной должности (профессионально-квалификационные качества работника — машинописная скорость, знание иностранного языка, уровень образования, стаж работы и т. д.). Поскольку деловые качества, необходимые для поступления на работу на определенную должность, будут зафиксированы в документе, это значительно облегчит составление отказа в приеме на работу, если кандидат не подходит работодателю и не обладает нужными качествами.
Должностная инструкция может помочь при составлении штатного расписания и иных локальных нормативных актов по оплате труда. Как? Просто. В соответствии со ст. 132 ТК РФ зарплата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. Если в организации предусмотрено несколько кадровых единиц с одинаковыми названиями должностей, то и оклады им должны быть установлены одинаковые. Но не все выполняют одинаковые функции, несут одинаковую нагрузку. Должностная инструкция — выход из данной ситуации. Устанавливая оклады, надбавки, коэффициенты, работодатель учитывает сложность работ, квалификацию работника, наличие материальной ответственности, а все это содержится в должностной инструкции. Если она составлена грамотно, два сотрудника с разным набором функций не будут получать одинаковую заработную плату.
Работодатели, не использующие должностные инструкции, вспоминают о них лишь тогда, когда какой-либо работник перестает справляться со своими должностными обязанностями. Так, трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работодателя, если работник без уважительных причин неоднократно не исполняет трудовые обязанности при наличии дисциплинарного взыскания, — п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Конечно, можно обратиться к ст. 21 ТК РФ, которой установлены основные обязанности работника:
— добросовестно исполнять трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором;
— соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и трудовую дисциплину;
— выполнять установленные нормы труда;
— соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;
— бережно относиться к имуществу работодателя; и пр., —
но это лишь обобщенный перечень, а реальный объем обязанностей работника прописывается в трудовом договоре или должностной инструкции. Привлечение к дисциплинарной ответственности, а также увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ без четкого определения круга прав и обязанностей работника проблематично. Ведь, если возникнет трудовой спор, работодатель должен будет предъявить доказательство того, что работника уволили действительно за невыполнение того, что входило в его обязанности. И, если работодатель не представит должностную инструкцию или представит, но не докажет факта ознакомления с ней работника, суд того восстановит.
Разберем следующую ситуацию. Работникам поручено выполнение какого-либо задания, выходящего за рамки привычной для них деятельности, а они отказываются его выполнять, так как считают, что от них требуют больше, чем положено. Действительно, ст. 60 ТК РФ запрещено требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. Однако обычно непосредственные трудовые обязанности, которые составляют трудовую функцию работника, не включаются в трудовой договор, так как это значительно увеличивает его объем и затрудняет понимание, а прописываются в должностной инструкции. Она как раз и поможет предотвратить споры с работником и избежать претензий со стороны контролирующих органов.
Кроме этого, должностная инструкция пригодится в спорах с налоговой инспекцией, например, для обоснования затрат на привлечение сторонних специалистов. Всем известны случаи, когда налоговые органы при контрольных мероприятиях штрафуют работодателя за неправомерное уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль в связи с оплатой услуг сторонних специалистов, считая, что в штате уже имеется необходимый работник.
Пример 1. ООО «Мир» воспользовалось услугами стороннего юриста, имея при этом в штате своего. Затраты на оплату данных услуг ООО «Мир» учло при расчете налога на прибыль. Налоговые органы, не разделяя такую позицию, обратились в суд, ссылаясь на то, что вышеуказанные расходы экономически необоснованны.
Суду была представлена должностная инструкция, содержание которой помогло доказать, что сторонний специалист выполнял задания, не входящие в компетенцию штатного юриста. Стало ясно, что спорные затраты являются обоснованными.
Нормативная база для составления инструкций
Приступая к разработке должностной инструкции, следует внимательно изучить учредительные документы организации, квалификационные справочники и требования нормативных актов к конкретному виду деятельности или должности. Например, при разработке инструкции для охранников помимо прочего необходимо учитывать требования Приказа МВД России от 22.08.2011 N 960 «Об утверждении Типовых требований к должностной инструкции частного охранника на объекте охраны».
Основным нормативным актом, конечно, будет Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее — Справочник), утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37. Так, в соответствии с п. 4 данного Постановления квалификационные характеристики могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов — должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.
Квалификационная характеристика каждой должности, содержащейся в справочнике, имеет три раздела:
1. Должностные обязанности. Здесь установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность, с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.
2. Должен знать. Раздел содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.
3. Требования к квалификации. Данным разделом устанавливаются уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы.
Примечание. Каждый работник должен быть наделен правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.
Отметим, что Справочник постоянно дорабатывается в соответствии с условиями развивающейся экономики. Так, в 2008 г. была введена квалификационная характеристика директора по связям с общественностью, а в 2011-м — специалиста по оценке соответствия лифтов требованиям безопасности.
Следующий нормативный акт, без которого не обойтись при разработке инструкции, — это Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих <1>. Он также содержит квалификационные характеристики и поделен на выпуски, каждый из которых посвящен отдельной отрасли. Так, квалификационные требования утверждены Минтрудом для организаций электроэнергетики (Постановление от 29.01.2004 N 4), а также Минздравсоцразвития для:
— специалистов, осуществляющих комплекс работ в области правовой охраны результатов интеллектуальной деятельности и средств индивидуализации (Приказ от 23.07.2008 N 347);
— организаций воздушного транспорта (Приказ от 29.01.2009 N 32);
— организаций дорожного хозяйства (Приказ от 16.02.2009 N 47);
— специалистов по обеспечению безопасности информации в ключевых системах информационной инфраструктуры, противодействию техническим разведкам и технической защите информации (Приказ от 22.04.2009 N 205);
— организаций атомной энергетики (Приказ от 10.12.2009 N 977);
— работников в сфере здравоохранения (Приказ от 23.07.2010 N 541н);
— работников в сфере образования (Приказы от 26.08.2010 N 761н и от 11.01.2011 N 1н);
— работников в сфере культуры, искусства и кинематографии (Приказ от 30.03.2011 N 251н);
— работников в сфере физической культуры и спорта (Приказ от 15.08.2011 N 916н);
— работников сельского хозяйства (Приказ от 15.02.2012 N 126н).
———————————
<1> Постановление Правительства РФ от 31.10.2002 N 787 «О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих».
К сведению. Распределяя обязанности между работниками, следите, чтобы не было дублирования функций и сохранялась последовательность выполнения операций, при этом более сложные задачи лучше закрепить за работниками более высокой квалификации.
Составляем должностную инструкцию
После изучения нормативной базы можно приступать к составлению должностной инструкции. К сожалению, законодатель не установил, как это сделать.
Первым делом надо определиться с наименованием должности, для которой составляется инструкция. С одной стороны, работодатель свободен в выборе наименования должности. С другой стороны, в силу ст. 57 ТК РФ, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, наименования этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Конечно, это правило касается трудового договора, однако полагаем, что его нужно применять и к другим кадровым документам — должностной инструкции, штатному расписанию и пр.
Теперь перейдем к содержанию документа. В настоящее время ни структура должностной инструкции, ни ее содержание не регламентированы нормативными правовыми актами, поэтому каждый работодатель самостоятельно решает, как и что в ней писать, с учетом специфики труда в конкретной организации.
Если проанализировать действующие типовые инструкции, можно выделить несколько типичных для них блоков содержания.
Примечание. Инструкции должны писаться с целью помочь человеку профессионально выполнить его работу.
Общие положения. В этом блоке нужно указать наименование должности работника, нормативные акты, которыми он должен руководствоваться, кому он подчиняется, каков порядок его замещения на время отсутствия. Также здесь можно указать квалификационные требования, предъявляемые к работнику (образование, стаж работы, дополнительные требования), и документы, знание которых для него является обязательным (что он должен знать).
Должностные обязанности. Здесь необходимо подробно прописать, что и как должен делать работник, определить перечень конкретных задач, работ, операций, возложенных на него, указать форму участия работника в управленческом процессе (руководит, согласовывает, утверждает и т. д.). Чем более полно данные вопросы будут освещены по конкретной должности, тем легче будет работнику и работодателю отстаивать свои права и контролировать выполнение должностных обязанностей.
Формулировать те или иные должностные обязанности нужно четко и ясно, избегая расплывчатых фраз типа «должен способствовать развитию…» или «прилагать все усилия для…», так как измерить и проконтролировать, способствовал или нет, все ли усилия прилагал, практически невозможно.
Права работника. Естественно, для качественного исполнения должностных обязанностей работник должен иметь определенные права. Их перечень и закрепляется в этом разделе.
Ответственность. Определяются порядок привлечения работника к ответственности, ее виды и меры, критерии оценки результатов труда работника, а также полномочия руководства предприятия по привлечению работника к ответственности, оценке результатов его труда.
Пожалуй, это основные части должностной инструкции, однако работодатель может вводить и иные разделы, например заключительное положение, содержащее сведения о порядке и периодичности внесения изменений в инструкцию.
Примечание. Заверенную надлежащим образом копию должностной инструкции непременно вручите работнику.
После составления проекта инструкции она должна пройти согласование. Первым делом — с юридической службой организации, чтобы работодатель уверился, что данная инструкция соответствует нормам законодательства и не нарушает права работника. Если в компании нет такой службы и даже штатного юриста не имеется, за него может проставить визу кадровик. Затем должностная инструкция проходит согласование с финансовым подразделением (для определения уровня затрат) и со структурными подразделениями организации. При чем здесь иные структурные подразделения? Ответ прост. Работодателю необходимо избежать дублирования должностных обязанностей и проинформировать руководителей смежных подразделений об изменениях в порядке взаимодействия.
Далее производится утверждение согласованной инструкции. Руководитель издает приказ о ее утверждении и на самой инструкции ставит в графе «Утверждаю» свою подпись, дату утверждения. Не забудьте сделать несколько экземпляров, так как первый экземпляр должностной инструкции будет храниться в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий (обычно копия, заверенная надлежащим образом) — у работника.
Поскольку должностная инструкция в силу Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93 <2> является организационно-распорядительным документом, необходимо учитывать требования к форме таких документов, установленные ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <3>.
———————————
<2> Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299.
<3> Утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Отметка об ознакомлении работника с документом завершает процедуру составления должностной инструкции.
Вариантов ознакомления работника с должностной инструкцией несколько. Сделать это можно с помощью:
— журнала ознакомления;
— листа ознакомления (отдельный на каждого работника);
— получения подписи работника на должностной инструкции.
Примечание. После ознакомления с инструкцией работника у работодателя есть все основания требовать исполнения возложенных на него должностных обязанностей.
Считаем, что последний вариант наиболее предпочтителен, потому что он гарантирует, что работник ознакомлен именно с данной должностной инструкцией.
Утвержденную инструкцию (вместе с листом ознакомления, если он есть) подшивают и заверяют печатью организации. На обороте последнего листа инструкции делают запись: «Пронумеровано и подшито столько-то листов». Лицо, утверждающее должностную инструкцию, заверяет своей подписью данную запись, ставит расшифровку подписи, дату, печать.
Немного о внесении изменений в инструкцию
В процессе труда или из-за изменений организационно-технического характера может возникнуть потребность в изменении отдельных положений должностной инструкции. Если в результате внесения изменений трансформируются обязанности работника или технологический процесс, лучше подготовить должностную инструкцию в новой редакции. Если изменения несущественные, возможно оформление их в виде дополнения. Отметим, что вносимые изменения должны пройти такое же согласование, как и сама инструкция.
При необходимости изменить должностную инструкцию возникает вопрос: нужно ли уведомлять работника о грядущих переменах? Роструд в Письме от 31.10.2007 N 4412-6 дал ответ: внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.
Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.
Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.
Отметим, что, если изменение должностной инструкции связано с изменением обязательных условий трудового договора, необходимо заблаговременно уведомить об этом работника. И только после того, как он согласится на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6). Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в нее и в договор путем подготовки дополнительного соглашения.
В заключение приведем примерный образец должностной инструкции.
Составлена в ___ экз. Утверждаю ________________________________
(инициалы, фамилия руководителя)
___________________________
(наименование работодателя) «__» _____________ ____ г.
___________________________ М. П.
(адрес, телефон)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
начальника отдела информации
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника отдела информации Организации.
1.2. Начальник отдела информации назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.
1.3. Начальник отдела информации подчиняется непосредственно руководителю Организации.
1.4. На должность начальника отдела информации назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (инженерно-экономическое или техническое) образование и стаж работы по научно-технической информации на инженерно-технических и руководящих должностях не менее пяти лет.
1.5. В своей деятельности начальник отдела информации руководствуется:
— нормативными актами по вопросам выполняемой работы;
— методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
— уставом Организации;
— Правилами внутреннего трудового распорядка и приказами руководителя Организации;
— настоящей должностной инструкцией.
1.6. Начальник отдела информации должен знать:
— нормативные и методические материалы по организации научно-технической и экономической информации;
— правила, инструкции, положения и другие нормативные акты, определяющие систему комплектования, хранения, поиска и выдачи научной и производственно-технической информации;
— состояние и перспективы развития отечественной и зарубежной науки и техники в соответствующих областях знаний и отрасли экономики;
— структуру Организации;
— технологические процессы производства продукции Организации;
— методы организации и планирования информационной работы;
— государственную систему научно-технической информации;
— новые информационные технологии;
— порядок подготовки информационных материалов, каталогов, проспектов к изданию и основы редакционно-издательской работы;
— организацию библиотечной работы;
— передовой отечественный опыт в области организации научно-технической информации на предприятиях;
— основы трудового законодательства;
— правила и нормы охраны труда.
1.7. В период временного отсутствия начальника отдела информации его обязанности возлагаются на заместителя руководителя по общим вопросам.
2. Обязанности работника
2. Начальник отдела информации:
2.1. Организует работу с использованием новых информационных технологий по обеспечению подразделений Организации и отдельных работников информацией об отечественных и зарубежных достижениях науки, техники, экономики и передового производственного опыта.
2.2. Участвует в решении задач маркетинга продукции Организации и подготовке аналитических и рекламных материалов.
2.3. Возглавляет работу по выявлению потребностей руководителей и специалистов Организации в научно-технической и экономической информации, необходимой для исследования конъюнктуры рынка и изучения проблем конкурентоспособности продукции Организации, принятия технических и организационных решений, подготовки мероприятий по совершенствованию производственных процессов Организации.
2.4. Руководит созданием справочно-информационного фонда Организации, обеспечивает внедрение современных информационно-поисковых систем.
2.5. Организует проведение исследования рынка информационных услуг и маркетинга информационной продукции и услуг Организации, сбор, систематизацию, изучение и обобщение информационных материалов, подготовку тематических обзоров состояния и тенденций развития производства.
2.6. Проводит работы по сопоставлению результатов деятельности Организации с достижениями аналогичных отечественных и зарубежных организаций.
2.7. Осуществляет контроль использования информационных материалов в подразделениях Организации.
2.8. Участвует в подготовке к изданию информационных материалов, каталогов и проспектов по выпускаемой продукции Организации.
2.9. Организует составление материалов и их представление в установленном порядке в органы научно-технической информации, перевод иностранной литературы, каталогов, научно-технической документации с соблюдением действующего порядка координации переводов, ведение учета эффективности использования в Организации информационных материалов о достижениях науки и техники, передовом производственном опыте, подготовку отчетности об информационной работе отдела.
2.10. Руководит работниками отдела, а также координирует работу научно-технических обществ и оказывает им методическую помощь.
2.11. В связи с производственной необходимостью начальник отдела информации обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
3. Права работника
Начальник отдела информации имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководителя Организации относительно деятельности возглавляемого отдела.
3.2. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
3.3. Вносить на рассмотрение руководителя Организации предложения по улучшению деятельности возглавляемого отдела.
3.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями других структурных подразделений Организации.
3.5. Подписывать (визировать) документы в пределах своей компетенции.
3.6. Вносить руководству Организации предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
3.7. Требовать от руководителя Организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4. Ответственность работника
Начальник отдела информации несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, Правил внутреннего трудового распорядка.
4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.3. За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством.
4.4. За нарушение установленных в Организации правил противопожарной безопасности и техники безопасности — в соответствии с действующим трудовым законодательством.
Руководитель структурного
подразделения
___________________ _________
(инициалы, фамилия) (подпись)
«__» __________ ____ г.
Согласовано:
юридическая служба
___________________ _________
(инициалы, фамилия) (подпись)
С инструкцией ознакомлен:
___________________ _________
(инициалы, фамилия) (подпись)
Т. Ю.Комиссарова
Эксперт журнала
«Отдел кадров
коммерческой организации»
Источник: hr-portal.ru
