Электронная и бумажная отчетность в ПФР
Плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 50 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, у которых численность указанных физических лиц превышает данный предел, представляют расчеты, в орган контроля за уплатой страховых взносов по установленным форматам в форме электронных документов.
С целью минимизации расхождений между данными отчетности по персонифицированному учету и отчетности по страховым взносам Пенсионным фондом Российской Федерации вводятся изменения в порядок представления страхователями отчетности по персонифицированному учету и страховым взносам в органы ПФР в электронном виде по защищенным каналам связи с электронной цифровой подписью (ЭЦП).
Представление файлов отчетности в электронной форме по страховым взносам (РСВ) и персонифицированному учету (ИС) с 1 апреля 2011 г., включая отчетность за первый квартал 2011 г., в обязательном порядке осуществляется одновременно и одним отправлением (транспортным пакетом) по телекоммуникационным каналам связи. При этом ЭЦП подписывается каждый отчет.
Представление отчетов РСВ и ИС одновременно соответствует п. 1 ч. 9 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (в ред. Федерального закона от 8 декабря 2010 г. N 339-ФЗ).
С этой целью Пенсионным фондом разработана новая версия программы CheckXML-UFA. С 1 апреля 2011 г. указанной программой можно воспользоваться в части проверки сформированных файлов с отчетностью по страховым взносам по формам РСВ-1 ПФР, РСВ-2 ПФР и РВ-3 ПФР и файлов со сведениями о застрахованных лицах для системы персонифицированного учета (формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-3, АДВ-6-2) за отчетные периоды 2010 г. и последующие отчетные периоды, представляемых работодателями в электронном виде и на машинных носителях (дискетах и т. п.) в Пенсионный фонд РФ.
На сайте Пенсионного фонда плательщик страховых взносов может найти бесплатные программы.
Программы CheckXML-UFA и CheckXML должны быть размещены одновременно на рабочей станции плательщика страховых взносов, т. е. наличие у плательщика двух программ и своевременное обновление их версий являются важной основой для успешной проверки и сдачи отчетности в ПФР. Реализация вышеназванных проверок осуществляется программами CheckXML-UFA и CheckXML.
CheckXML-UFA
Назначение программы:
— используется для проверки файлов вместе и каждого по отдельности, представляемых страхователями в территориальные органы ПФР и содержащих расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам и сведения персонифицированного учета (за отчетные периоды с 2010 г.);
— проверка файлов по структуре на соответствие требованиям утвержденного формата электронного представления.
Кроме того, используется для проверки отчетности по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование и персонифицированному учету в части сверки сумм:
— начисленных страховых взносов, указанных в форме РСВ-1 ПФР (в соответствии с тарифами), с данными о суммах начисленных взносов, указанных в форме АДВ-6-2 (сверка итоговых сумм начисленных страховых взносов в целом по организации);
— уплаченных страховых взносов, указанных в форме РСВ-1 ПФР и форме АДВ-6-2 (в соответствии с начисленными взносами);
— выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц, указанных в форме РСВ-1 ПФР и форме АДВ-6-4 (сверка итоговых сумм в целом по организации);
— соответствие сумм начисленных страховых взносов суммам выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц, и тарифам страховых взносов, применяемых страхователем.
Программа используется:
— страхователями — для проверки подготовленных документов в электронном виде для последующего представления их в органы ПФР;
— территориальными органами ПФР — при приеме расчетов по начисленным и уплаченным страховым взносам и сведений персонифицированного учета (за отчетные периоды с 2010 г.).
CheckXML
Назначение программы:
— используется для проверки файлов всех видов документов персонифицированного учета, представляемых страхователями в ПФР;
— используется для проверки файлов вместе и каждого по отдельности, представляемых страхователями в территориальные органы ПФР и содержащих расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам и сведения персонифицированного учета, в т. ч. в части сочетания видов стажа, дающего право на досрочное назначение трудовой пенсии;
— включает проверки в автоматизированном режиме при загрузке в базу данных индивидуального (персонифицированного) учета представленных работодателем сведений персонифицированного учета;
— проверку файла по структуре на соответствие требованиям утвержденного формата электронного представления;
— проверки определяются типом представляемых сведений (типом документа);
— включает возможность пакетной проверки XML-файлов.
Программа используется:
— страхователями — для проверки подготовленных документов в электронном виде для последующего представления их в органы ПФР;
— трансфер-агентами — для проверки подготовленных документов в электронном виде для представления их в ПФР;
— территориальными органами ПФР — при приеме документов персонифицированного учета от страхователей и трансфер-агентов;
— при межведомственном взаимодействии для проверки поступивших от ведомств запросов к базе данных персонифицированного учета.
Страхователь имеет право участия в электронном документообороте ПФР самостоятельно или через своего уполномоченного представителя.
Для подключения организации к системе электронного документооборота необходимо:
1) заключить договор с одной из организаций, выступающих в качестве удостоверяющего центра, оказывающих страхователю услуги по поставке и сопровождению средства криптографической защиты информации (СКЗИ) и поддержке транспортного сервера;
2) оформить с территориальным управлением ПФР по месту регистрации организации соглашение «Об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи» (далее — соглашение).
Всю необходимую информацию по заключению соглашения можно получить, обратившись непосредственно в территориальное управление ПФР по месту регистрации страхователя.
Кроме того, вся информация о Технологии обмена электронными документами (Распоряжение Правления ПФР от 11 октября 2007 г. N 190р), образец типового соглашения, а также полный список всех организаций (удостоверяющих центров), сотрудничающих с ГУ — Отделением ПФР по г. Москве и Московской области, у которых можно приобрести программы, размещена на интернет-сайте Пенсионного фонда РФ ( pfrf. ru) в блоке «Отделение ПФР по г. Москве и Московской области».
Распоряжение и типовое соглашение можно найти, поэтапно следуя маршруту: http: pfrf. ru / выбрать блок — Отделение ПФР по г. Москве и Московской области / Работодателям региона / Персонифицированный учет / Актуальная информация по персонифицированному учету / Электронный документооборот для страхователей / «soglashenie-1.doc», «rasporyazhenie. doc».
Список удостоверяющих центров: http: pfrf. ru / выбрать блок — Отделение ПФР по г. Москве и Московской области / Работодателям региона / Персонифицированный учет / Актуальная информация по персонифицированному учету / Электронный документооборот для страхователей / «IC-contatcs-site. doc», а также http: pfrf. ru / в блоке — Отделение по г. Москве и Московской области / Работодателям региона / Персонифицированный учет / Актуальная информация по персонифицированному учету / в подразделе — Удостоверяющие центры (организации/партнеры УЦ), заключившие с Отделением «Соглашения о совместных действиях по организации информационного обмена по телекоммуникационным каналам связи» и прошедшие тестирование.
Отчетность в электронном виде обязательно должна заверяться электронной цифровой подписью (ЭЦП). Может сдаваться в электронном виде с ЭЦП на машинном носителе информации либо по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).
При этом плательщик страховых взносов подписывает следующее соглашение с Пенсионным фондом:
СОГЛАШЕНИЕ
ОБ ОБМЕНЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ПФР ПО ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫМ КАНАЛАМ СВЯЗИ
г. _________ «__» _________ 20_ г.
Государственное учреждение — Управление Пенсионного фонда Российской Федерации по ______________________ (далее по тексту — Управление ПФР) в лице ________________, действующего на основании Положения, с одной стороны, и ____________ (указываются полное наименование страхователя и регистрационный номер в территориальных органах ПФР) в лице ____________, действующего на основании ____________, именуемый в дальнейшем «Абонент системы», с другой стороны, заключили настоящее Соглашение
о нижеследующем:
1. Предмет Соглашения
1.1. Управление ПФР и Абонент системы осуществляют обмен документами в электронном виде в рамках СЭД ПФР по телекоммуникационным каналам связи (далее по тексту — Система).
1.2. Стороны признают, что полученные ими электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью (ЭЦП) уполномоченных лиц, юридически эквивалентны документам на бумажных носителях, заверенным соответствующими подписями и оттиском печатей сторон.
1.3. Стороны признают, что использования в Системе средств криптографической защиты информации (СКЗИ), которые реализуют шифрование и электронную цифровую подпись, достаточно для обеспечения конфиденциальности информационного взаимодействия сторон по защите от несанкционированного доступа (далее — НСД) и безопасности обработки информации, а также для подтверждения того, что:
электронный документ исходит от стороны, его передавшей (подтверждение авторства документа);
электронный документ не претерпел изменений при информационном взаимодействии сторон (подтверждение целостности и подлинности документа) при положительном результате проверки ЭЦП;
фактом доставки электронного документа является формирование принимающей стороной квитанции о доставке электронного документа.
1.4. Для работы в Системе стороны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации, нормативными актами ПФР.
1.5. Настоящее Соглашение является безвозмездным.
2. Технические условия
2.1. Абонент системы за свой счет приобретает, устанавливает и обеспечивает работоспособность программного обеспечения и средств криптографической защиты информации и ЭЦП, необходимых для подключения к Системе.
2.2. Абонент системы оплачивает средства связи и каналы связи, необходимые для работы в Системе.
2.3. Изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭЦП для Абонента системы осуществляет один из поставщиков услуг УЦ, список которых предоставляется Абоненту системы территориальными органами ПФР.
3. Порядок осуществления обмена электронными документами
3.1. Каждая сторона имеет право в электронной форме передавать другой стороне и получать от другой стороны электронные документы в соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования», Федеральным законом от 30.04.2008 N 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений», Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования», а также другие документы, обеспечивающие функционирование Системы.
3.2. Информационный обмен стороны осуществляют в соответствии с Технологией обмена документами по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации и Регламентом обеспечения безопасности при защищенном обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи, размещенных на сайте ГУ — Отделения ПФР по ____________.
3.3. В случаях, если владельцем сертификата ключа Абонента системы является не руководитель, в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» своим приказом руководитель назначает уполномоченного представителя, о чем должен известить Управление ПФР, представив копию приказа о наделении владельца сертификата ключа правом подписи представляемых документов, установленных Федеральным законом от 01.04.1996 N 27-ФЗ, Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей государственного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.03.1997 N 318, Федеральным законом от 30.04.2008 N 56-ФЗ, Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ.
4. Права и обязанности сторон
4.1. Управление ПФР принимает на себя следующие права и обязанности:
— обеспечить функционирование всего необходимого для обмена электронными документами с Абонентом системы оборудования со стороны Управления ПФР;
— при изменении требований к передаваемым электронным документам орган ПФР обязуется известить абонента системы об этих изменениях в установленные законами Российской Федерации сроки.
В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации Управление ПФР имеет право в одностороннем порядке изменять формы и перечень передаваемых документов.
4.2. Абонент системы принимает на себя следующие права и обязанности:
— обеспечить функционирование всего необходимого для обмена электронными документами с Управлением ПФР оборудования со стороны Абонента системы;
— заключить договор об оказании услуг на изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭЦП для Абонента системы с одним из поставщиков услуг УЦ, список которых предоставляется Абоненту системы территориальными органами ПФР.
При этом в целях обеспечения безопасности обработки и конфиденциальности информации Абонент системы должен:
— соблюдать требования эксплуатационной документации на средства криптографической защиты информации;
— не допускать появления в компьютерной среде, где функционирует Система, компьютерных вирусов и программ, направленных на ее разрушение. При обнаружении вредоносного кода в электронном документе, поступившем от Абонента системы, прием блокируется с выдачей извещения об этом Абоненту системы;
— прекращать использование скомпрометированного ключа шифрования и электронной цифровой подписи и немедленно информировать Управление ПФР и поставщика услуг УЦ, СКЗИ, программного продукта для представления сведений о застрахованных лицах в орган ПФР по телекоммуникационным каналам связи, с которыми заключен договор об оказании услуг, о факте компрометации ключа;
— не уничтожать и (или) не модифицировать архивы открытых ключей электронной цифровой подписи, электронных документов (в том числе электронные квитанции и журналы);
— осуществлять передачу электронных документов с конфиденциальной информацией только в зашифрованном виде.
4.3. В случае невозможности исполнения обязательств по настоящему Соглашению стороны немедленно извещают друг друга о приостановлении обязательств.
4.4. При возникновении споров, связанных с принятием или непринятием и (или) с исполнением или неисполнением электронного документа, стороны обязаны соблюдать порядок согласования разногласий в соответствии с Порядком обмена электронными документами в СЭД ПФР по телекоммуникационным каналам связи.
5. Ответственность сторон
5.1. Стороны несут ответственность за использование информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.2. Управление ПФР не несет ответственности за ущерб, возникший вследствие несоблюдения Абонентом системы требований при представлении сведений о застрахованных лицах в Пенсионный фонд Российской Федерации по телекоммуникационным каналам связи в части несвоевременного уведомления о компрометации ключей ЭЦП Абонента.
5.3. Абонент системы несет ответственность за сохранность программного обеспечения системы, архивов сертификатов открытых ключей электронной цифровой подписи и электронных документов, размещенных на своих компьютерах.
5.4. Если одна из сторон предъявляет другой стороне претензии по электронному документу при наличии подтверждения другой стороной факта получения такого документа, а другая сторона не может представить спорный электронный документ, виновной признается сторона, не представившая спорный документ.
5.5. Взаимодействующая с ПФР сторона в соответствии с Инструкцией об организации и обеспечении безопасности информации с ограниченным доступом, утвержденной Приказом ФАПСИ от 13.06.2001 N 152, выполняет в рамках данного Соглашения указания координирующего органа криптографической защиты — Отделения ПФР по обеспечению безопасности информационного взаимодействия с использованием СКЗИ.
6. Порядок смены ключей шифрования и электронной
цифровой подписи
Порядок выдачи, замены, уничтожения ключей, в том числе в случаях их компрометации, обмена открытыми ключами определяется поставщиком услуг УЦ, СКЗИ.
7. Срок действия Соглашения
7.1. Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его подписания сторонами и заключается на неопределенный срок.
7.2. В случае прекращения обмена электронными документами между сторонами в течение 36 месяцев Соглашение прекращает свое действие автоматически.
7.3. В случае нарушения одной из сторон обязательств, предусмотренных настоящим Соглашением, другая сторона вправе в одностороннем порядке расторгнуть настоящее Соглашение, уведомив об этом в письменном виде другую сторону в течение 30 (тридцати) календарных дней.
7.4. В случае намерения одной из сторон расторгнуть Соглашение в одностороннем порядке необходимо уведомить об этом другую сторону не менее чем за 30 календарных дней.
8. Дополнительные условия
8.1. Настоящее Соглашение составлено в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу.
8.2. С требованиями Порядка предоставления сведений о застрахованных лицах в территориальные управления Отделения ПФР по телекоммуникационным каналам связи, размещенным на сайте, ознакомлен и согласен.
9. Юридические адреса и реквизиты сторон
Абонент системы Управление ПФР
Чтобы сдать отчетность лично, страхователю либо его уполномоченному представителю нужно представить ее на машинном носителе информации с ЭЦП в управление Пенсионного фонда по месту регистрации.
При представлении отчетности в электронном виде с ЭЦП обязанность представления отчетности в территориальный орган ПФР на бумажном носителе не предусмотрена.
Электронный документооборот осуществляется в соответствии с Распоряжением Правления ПФР от 11 октября 2007 г. N 190р (в ред. Распоряжения Правления ПФР от 10 июня 2009 г. N 116р, от 19 марта 2010 г. N 75р).
В соответствии с данным Распоряжением порядок передачи информации в Пенсионный фонд следующий.
При представлении отчетности абонент соблюдает следующий порядок:
— формирует файлы отчетности для отправки в территориальный орган ПФР по установленному формату;
— проверяет правильность подготовки отчетности проверочными программами ПФР;
— при выявлении проверочными программами ошибок в отчетности исправляет их;
— проверяет файлы антивирусной программой;
— подписывает отчеты ЭЦП должностного лица, имеющего право подписи отчетных документов, или его уполномоченного представителя и в зашифрованном виде отправляет в территориальный орган ПФР;
— в течение 2 рабочих дней с момента отправки отчетности получает из территориального органа ПФР извещение о результатах ее рассмотрения. В случае отсутствия извещения из территориального органа ПФР в указанный срок выясняет причину этого в организации или в территориальном органе ПФР.
В случае отрицательного результата представления отчетности в территориальный орган ПФР абонент получает извещение об отказе в приеме отчетности с указанием причин отказа и выполняет следующие действия:
— после получения страхователем извещения об отказе в приеме отчетности он устраняет причины, приведшие к отказу в приеме отчетности, и повторно представляет отчетность;
— в случае успешного представления отчетности в территориальный орган ПФР абонент получает извещение о приеме документа территориальным органом ПФР и сохраняет его;
— по результатам проверки отчетности проверочными программами территориальный орган ПФР в течение 6 рабочих дней с момента получения документа получает в зашифрованном виде протокол контроля отчетности, подписанный ЭЦП территориального органа ПФР;
— отправляет в территориальный орган ПФР протокол контроля, подписанный ЭЦП абонента, что является подтверждением получения протокола.
Протокол контроля, подписанный ЭЦП территориального органа ПФР и ЭЦП абонента, сохраняется в архиве.
В случае получения абонентом протокола (протоколов) проверки отчетности, содержащего (их) сообщения об ошибках, абонент в соответствии с протоколом устраняет эти ошибки и повторно представляет отчетность в территориальный орган ПФР в сроки, оговоренные действующими нормативными правовыми актами.
Факт представления отчетности в электронном виде подтверждается соответствующим извещением о приеме отчетности. Извещение содержит сведения о дате и времени доставки файла отчетности в территориальный орган ПФР и подписано ЭЦП уполномоченного лица территориального органа ПФР.
При этом отправленная отчетность считается представленной своевременно, если дата ее доставки в территориальный орган ПФР будет не позднее срока, установленного действующим законодательством Российской Федерации.
Если абонент не получил от территориального органа ПФР в установленное время извещение о приеме отчетности или протокол контроля, он заявляет территориальному органу ПФР о данном факте, выясняет причину отсутствия указанных документов и, при необходимости, повторяет процедуру представления отчетности.
В случае возникновения технических сбоев на стороне территориального органа ПФР абонент через свою организацию получит сообщение об ошибке.
Абонент, после направления отчетности в территориальный орган ПФР и до получения положительного протокола проверки отчетности, обязан ежедневно осуществлять просмотр входящей корреспонденции и своевременно производить корректировку отчетности в случае такой необходимости.
Организации, отвечающие за доставку ЭД, ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) обеспечивают доставку ЭД на рабочее место специалиста территориального органа ПФР с использованием коммуникационной составляющей.
На основании приведенных выше данных возможно дать следующие рекомендации.
Рекомендации плательщикам страховых взносов.
Электронный порядок документооборота позволяет:
— ускорить отправку отчетности;
— обеспечить более эффективную сверку взаиморасчетов.
Однако электронный документооборот имеет и некоторые недостатки:
— возможные сбои при сдаче отчетности;
— сложности для малых предпринимателей;
— при отсутствии извещений о получении отчетности трудно доказать передачу отчетности по электронным каналам связи.
Поэтому компании численностью до 50 человек могут самостоятельно выбирать порядок подачи отчетности.
Организации с численностью свыше 50 человек должны подавать отчетность только в электронном виде.
Источник: hr-portal.ru
